Cuadro de Mando en BALTER: Expedientes y Tareas
Cuadro de mando de Expedientes y Tareas en Balter El Cuadro de mando de Expedientes y Tareas en Balter permite consultar de forma resumida la actividad operativa de la empresa o despacho. Desde esta sección puedes revisar indicadores relacionados con expedientes activos, tareas pendientes, tareas en curso, tareas completadas, vencimientos próximos, tiempos registrados y carga de trabajo por encargado o departamento. Su finalidad es ayudar a responsables de equipo, dirección y usuarios de gestión a detectar retrasos, organizar prioridades y tomar decisiones sobre la distribución del trabajo. Además, este panel resulta útil para comprobar si los expedientes avanzan correctamente, si existen tareas acumuladas o si determinados servicios requieren más dedicación de la prevista.
Plantillas de Tareas en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a crear y utilizar modelos de tareas para organizar trabajos recurrentes dentro de los expedientes. El apartado Plantillas de tareas permite crear modelos predefinidos de tareas para aplicarlos a expedientes que siguen una estructura de trabajo similar. Esta herramienta resulta útil cuando la empresa o despacho presta servicios que se repiten con frecuencia y requieren siempre una serie de actuaciones parecidas. En lugar de crear las tareas manualmente cada vez, Balter permite trabajar con plantillas que agilizan la organización del expediente y ayudan a mantener un método común de trabajo. Qué es una plantilla de tareas Una plantilla de tareas es un conjunto de tareas previamente configuradas que puede aplicarse a un expediente. La plantilla puede incluir tareas concretas y descripciones o instrucciones internas. Su finalidad es facilitar la creación de expedientes y asegurar que no se olviden tareas importantes en servicios habituales. Para qué sirven las plantillas de tareas Las plantillas de tareas sirven para ordenar procesos que se repiten dentro de la empresa. De esta forma, el equipo parte de una estructura ya preparada y solo necesita adaptar la información concreta del expediente. Acceder a Plantillas de tareas Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Plantillas de tareas. Desde el listado podrás consultar las plantillas existentes y revisar los modelos disponibles. También podrás crear nuevas plantillas, modificar las actuales o eliminar aquellas que ya no se utilicen. Crear una nueva plantilla Para crear una plantilla, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo modelo. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás configurar la plantilla, que se toma como un listado de tareas concretas para una familia específica. Una vez completada la información, guarda la plantilla para poder utilizarla en futuros expedientes. Añadir tareas a una plantilla Dentro de cada plantilla puedes añadir las tareas que forman parte del proceso. Cada tarea debe describir una actuación concreta que deba realizarse dentro del expediente. Cuanto más clara sea la descripción de cada tarea, más fácil será aplicarla correctamente en el trabajo diario. Usar una plantilla en un expediente Al crear o configurar un expediente, puedes aplicar una plantilla de tareas si la opción está disponible. Balter incorporará las tareas predefinidas al expediente, respetando la estructura configurada en la plantilla. Después podrás revisar las tareas generadas, modificar responsables, ajustar fechas o añadir nuevas tareas si el expediente lo requiere. Modificar una plantilla existente Para modificar una plantilla, localízala en el listado de Plantillas de tareas y accede a su ficha (pulsa en Concepto de venta). Desde ahí podrás actualizar el nombre, la descripción, las tareas incluidas, los responsables, las fechas o cualquier otro dato habilitado. Después de realizar los cambios, guarda la plantilla para que quede actualizada. Ten en cuenta que los cambios afectarán normalmente a futuros expedientes en los que se utilice esa plantilla. Eliminar plantillas que ya no se utilicen Si una plantilla ha quedado obsoleta, puedes eliminarla accediendo a su ficha (botón Eliminar). Antes de hacerlo, conviene revisar si sigue siendo útil para algún servicio recurrente o si puede actualizarse en lugar de eliminarse. Mantener solo plantillas útiles evita confusiones y facilita que el equipo trabaje con modelos claros. Recomendaciones de uso Utiliza nombres claros para identificar cada plantilla. Por ejemplo, en lugar de crear una plantilla con un nombre genérico como “Plantilla 1”, es mejor usar nombres descriptivos como: Declaración de IRPF. Alta de trabajador. Constitución de sociedad. Compraventa de inmueble. Revisión mensual contable. Publicación de contenido. Seguimiento trimestral. Además, revisa periódicamente las plantillas para comprobar que las tareas siguen siendo correctas y que los responsables, plazos o instrucciones están actualizados.
Expedientes en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a organizar los servicios y asuntos activos de tus clientes desde el módulo de Expedientes y Tareas. El apartado Expedientes permite gestionar los asuntos, encargos o servicios activos dentro de Balter. Cada expediente reúne la información principal de un trabajo concreto: cliente, descripción del servicio, estado, encargado, tareas asociadas, fechas, información económica y otros datos necesarios para su seguimiento. Este apartado ayuda a mantener el trabajo organizado y facilita que el equipo pueda saber en todo momento qué expedientes están en curso, quién los gestiona y qué tareas quedan pendientes. Acceder al listado de expedientes Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Expedientes. Balter mostrará un listado con los expedientes registrados en la plataforma. Desde esta pantalla puedes consultar toda la información necesaria. Crear un nuevo expediente Para crear un expediente, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo registro. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás completar la información necesaria para identificar el asunto. Una vez completada la información, guarda el expediente para que quede registrado en Balter. Crear un expediente desde un presupuesto aceptado En muchos casos, un expediente puede generarse a partir de un presupuesto aceptado. Esta opción permite aprovechar la información ya incluida en el presupuesto, como cliente, servicio, conceptos e importes. Así se evita introducir los mismos datos de nuevo y se mantiene la trazabilidad del proceso. De esta forma, el flujo de trabajo queda conectado: Presupuesto aceptado → Expediente → Tareas → Registro de tiempo → Factura Consultar la ficha del expediente Desde el listado puedes acceder a la ficha completa de cada expediente. En esta vista se reúne la información más importante del asunto, como datos del cliente, descripción del servicio, estado, encargado, tareas, documentos, tiempos registrados y datos vinculados a la facturación. La ficha del expediente funciona como punto central para consultar y gestionar todo lo relacionado con ese trabajo. Desde aquí puedes acceder a Más acciones sobre el expediente. Modificar un expediente Para modificar un expediente, localízalo en el listado, accede a su ficha y pulsa en editar. Desde ahí podrás actualizar datos como descripción, encargado, departamento, estado, fechas, tareas vinculadas o información económica. Después de realizar cambios, guarda la información para que quede actualizada en Balter. Cambiar el estado del expediente Cada expediente puede tener un estado que indica su situación actual. Los estados pueden variar según la configuración, pero normalmente permiten diferenciar entre expedientes en trámite, cerrados, archivados o pendientes de revisión. Actualizar el estado es importante para que el equipo pueda saber qué asuntos siguen activos y cuáles ya han finalizado. Además, ayuda a que los listados y cuadros de mando muestren información más fiable. Gestionar tareas desde el expediente Dentro de un expediente puedes consultar y registrar tareas relacionadas con ese asunto. Estas tareas permiten organizar el trabajo que debe realizar el equipo: actuaciones pendientes, revisiones, entregas, vencimientos o gestiones periódicas. Cada tarea puede estar asignada a uno o varios encargados y contar con fechas de inicio, vencimiento o entrega. Registrar tiempo dedicado Desde un expediente también puede registrarse el tiempo dedicado al cliente o al asunto. Esta información permite conocer cuánto trabajo se ha invertido en un expediente concreto y ayuda a analizar la rentabilidad de los servicios. Además, el registro de tiempo puede utilizarse para preparar informes internos o justificar horas trabajadas cuando sea necesario. Expedientes facturables y no facturables Algunos expedientes pueden estar marcados como facturables o no facturables. Un expediente facturable está vinculado a un servicio que puede generar factura al cliente. En cambio, un expediente no facturable puede utilizarse para trabajos internos, gestiones administrativas, seguimiento interno o tareas que no deben repercutirse económicamente al cliente. Esta clasificación ayuda a diferenciar mejor la actividad productiva, interna y administrativa. Recomendaciones de uso Mantén actualizados los estados de los expedientes para que el equipo pueda trabajar con información fiable. También es recomendable asignar siempre un encargado principal. Así cada asunto tendrá una persona responsable de su seguimiento. Además, utiliza tareas vinculadas para ordenar el trabajo dentro de cada expediente. De este modo, será más fácil controlar vencimientos, entregas y actuaciones pendientes. Por último, registra el tiempo dedicado cuando sea relevante. Esta información puede ser muy útil para analizar carga de trabajo, rentabilidad y planificación interna.
¿Qué puedo hacer desde mi cuenta de BALTER en el módulo de EXPEDIENTES Y TAREAS?
Gestiona expedientes, tareas, tiempos de trabajo y seguimiento operativo desde un único módulo. El módulo de Expedientes y Tareas permite organizar el trabajo operativo de la empresa o despacho dentro de Balter. Desde esta sección puedes consultar expedientes, revisar tareas, registrar el tiempo dedicado, preparar informes de horas y controlar la evolución de los asuntos o servicios activos. Este módulo ayuda a pasar del presupuesto aceptado a la ejecución real del trabajo, manteniendo ordenada la información de cada expediente y facilitando el seguimiento por responsables, departamentos y tareas. Expedientes El apartado Expedientes permite consultar y gestionar los asuntos, servicios o encargos activos dentro de Balter. Cada expediente funciona como una ficha central donde se reúne la información relacionada con un cliente o servicio concreto. Desde esta sección puedes consultar datos como: Número de expediente. Cliente relacionado. Descripción o detalles del servicio. Estado del expediente. Encargado principal. Tareas vinculadas. Fecha de apertura. Información relacionada con facturación. También puedes crear nuevos expedientes, editar los existentes, cambiar su estado, acceder al historial de cambios o registrar tareas asociadas. Tareas El apartado Tareas permite controlar los trabajos concretos que deben realizarse dentro de cada expediente. Una tarea puede ser puntual o periódica, y puede estar asignada a uno o varios miembros del equipo. Desde esta sección puedes consultar información como: Expediente relacionado. Concepto o servicio vinculado. Estado de la tarea. Descripción del trabajo. Fecha de inicio. Fecha límite. Fecha de entrega. Encargados asignados. Esta funcionalidad ayuda a saber qué trabajos están pendientes, cuáles están en curso y cuáles ya se han completado. Registro de tiempo El Registro de tiempo permite anotar el tiempo dedicado a un cliente, expediente o tarea concreta. Esta información es útil para analizar la carga de trabajo, preparar informes internos, revisar la rentabilidad de determinados servicios y conocer el esfuerzo real dedicado por el equipo. Desde esta sección puedes registrar nuevos tiempos, editar registros existentes y filtrar la información por encargado, tipo de trabajo o período. Informes de horas Cuando se registra el tiempo dedicado a expedientes o tareas, Balter puede facilitar la preparación de informes de horas. Estos informes permiten revisar el tiempo invertido en un cliente, servicio, expediente o período concreto. Son especialmente útiles para servicios por horas, seguimiento interno, análisis de productividad o revisión de rentabilidad. Plantillas y tareas periódicas En determinados expedientes, Balter permite trabajar con plantillas de tareas o tareas periódicas. Las plantillas ayudan a crear conjuntos de tareas habituales para servicios que se repiten con frecuencia. Las tareas periódicas permiten programar trabajos recurrentes, como gestiones mensuales, trimestrales, anuales o cualquier otra periodicidad configurada. Esto evita tener que crear manualmente las mismas tareas cada vez y ayuda a mantener una metodología de trabajo más ordenada. Cuadro de mando El Cuadro de mando del módulo de Expedientes y Tareas permite obtener una visión resumida de la actividad operativa. Desde este panel puedes revisar indicadores relacionados con expedientes activos, tareas pendientes, tareas completadas, vencimientos, carga de trabajo por encargado y tiempos registrados. Su finalidad es ayudar a responsables, dirección y equipos de gestión a controlar mejor la actividad diaria y detectar posibles retrasos, acumulaciones de trabajo o expedientes próximos a vencimiento.
Vías de entrada en BALTER: Oportunidades y Presupuestos
Aprende a clasificar los canales por los que llegan los clientes para analizar mejor la actividad comercial. El apartado Vías de entrada permite registrar y organizar los canales por los que llegan las oportunidades comerciales a la empresa o despacho. Esta información es importante porque ayuda a conocer el origen de cada solicitud, identificar qué canales generan más contactos y valorar mejor el rendimiento de las acciones comerciales. Dentro del módulo de Oportunidades y Presupuestos, las vías de entrada permiten clasificar el inicio del proceso comercial antes de que una oportunidad avance hacia presupuesto, expediente o factura. Qué es una vía de entrada Una vía de entrada es el canal por el que una persona o empresa contacta con la organización. Puede tratarse de una llamada, un formulario web, un correo electrónico, una recomendación, una campaña publicitaria, redes sociales, un evento u otro canal configurado en Balter. Registrar correctamente esta información permite saber de dónde vienen las oportunidades y analizar qué canales funcionan mejor. Para qué sirven las vías de entrada Las vías de entrada sirven para ordenar el origen de las oportunidades comerciales. Gracias a esta clasificación, la empresa puede revisar qué canales generan más contactos, qué campañas tienen más actividad y qué fuentes aportan mejores oportunidades. También ayuda a valorar el retorno de las acciones comerciales, especialmente cuando existen campañas de pago o costes asociados a la captación. Acceder a Vías de entrada Para gestionar esta sección, accede al módulo Oportunidades y Presupuestos y selecciona Vías de entrada. Desde el listado podrás consultar las vías ya creadas y revisar los canales disponibles para clasificar oportunidades. Según los permisos de tu usuario, también podrás crear nuevas vías, modificarlas o eliminar aquellas que ya no se utilicen. Crear una nueva vía de entrada Para crear una nueva vía, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo registro. Completa la información necesaria para identificar el canal. Una vez completados los datos, guarda la vía de entrada para que pueda utilizarse al crear o actualizar oportunidades. Modificar una vía de entrada Para modificar una vía de entrada, localízala en el listado y pulsa en su nombre. Desde ahí podrás actualizar cualquier dato disponible. Después de realizar cambios, guarda la información para que quede actualizada en Balter. Es recomendable revisar bien los cambios, ya que una vía de entrada puede estar vinculada a oportunidades ya registradas. Desactivar vías que ya no se utilicen Si una vía de entrada ya no se utiliza, puedes desactivarla. Antes de hacerlo, conviene comprobar si esa vía está vinculada a oportunidades existentes. Cómo usar las vías de entrada en oportunidades Al crear o modificar una oportunidad, puedes seleccionar la vía de entrada correspondiente. Esto permite indicar cómo llegó esa oportunidad y facilita que posteriormente se puedan analizar los resultados por canal. Por ejemplo, puedes clasificar oportunidades como procedentes de: Web. Email. Llamada. Referido. Redes sociales. Campaña publicitaria. Evento. Contacto directo. Colaborador. Otro canal definido por la empresa. Recomendaciones de uso Utiliza nombres claros y homogéneos para las vías de entrada. Evita crear varios canales con nombres parecidos, como “web”, “formulario web” y “contacto web”, si todos representan el mismo origen. Esto puede dificultar el análisis posterior. También es recomendable revisar periódicamente las vías activas y mantener solo aquellas que realmente se utilizan. Una estructura ordenada permite obtener datos comerciales más fiables.
Presupuestos en BALTER: Oportunidades y Presupuestos
Aprende a preparar, enviar y hacer seguimiento de presupuestos desde el módulo de Oportunidades y Presupuestos. El apartado Presupuestos permite gestionar las propuestas económicas que se envían a clientes o potenciales clientes desde Balter. Desde esta sección puedes crear nuevos presupuestos, consultar los ya registrados, revisar su estado, descargar el PDF, enviarlos al cliente, remitirlos para firma remota y controlar su evolución dentro del proceso comercial. Este apartado ayuda a mantener todas las propuestas ordenadas y vinculadas al cliente, al servicio solicitado y, cuando corresponda, al expediente generado. Acceder al listado de presupuestos Para entrar en esta sección, accede al módulo Oportunidades y Presupuestos y selecciona Presupuestos. Balter mostrará un listado con los presupuestos registrados en la plataforma. Crear un nuevo presupuesto Para crear un presupuesto, pulsa el botón correspondiente para añadir una nueva propuesta. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás completar la información necesaria para preparar el presupuesto. Una vez completada la información, guarda el presupuesto para que quede registrado en Balter. Consultar los detalles del presupuesto Desde el listado puedes acceder al detalle de cada presupuesto. En esta vista podrás revisar los conceptos incluidos, el importe, el tipo de facturación, la descripción del servicio, el cliente relacionado y el estado de la propuesta. Consultar el detalle es útil antes de enviar el presupuesto, modificarlo o convertirlo en expediente. Descargar o visualizar el PDF Balter permite generar el documento del presupuesto en formato PDF. Desde el propio presupuesto puedes visualizarlo o descargarlo para revisarlo, compartirlo o archivarlo. Antes de enviarlo al cliente, es recomendable comprobar que los datos, conceptos e importes son correctos. Enviar el presupuesto al cliente Una vez revisado el presupuesto, puedes enviarlo al cliente desde Balter. Esta opción permite centralizar el envío y mantener un mejor control de las propuestas remitidas. Cuando el presupuesto se envía desde la plataforma, puede quedar registrado en el historial de envío, facilitando el seguimiento posterior. Enviar para firma remota Si la opción está habilitada, Balter permite enviar el presupuesto para firma remota. Esta funcionalidad facilita que el cliente pueda aceptar formalmente la propuesta sin necesidad de imprimir, firmar y devolver el documento manualmente. El uso de firma remota agiliza la aceptación del presupuesto y ayuda a dejar constancia del proceso. Cambiar el estado del presupuesto Cada presupuesto puede tener un estado que indica en qué fase se encuentra. Actualizar el estado del presupuesto permite que el equipo sepa qué propuestas siguen pendientes de respuesta y cuáles ya han sido cerradas. Generar expediente desde un presupuesto Cuando un presupuesto es aceptado, Balter puede permitir generar un expediente a partir de esa propuesta. De esta forma, la información del presupuesto se aprovecha para iniciar la gestión operativa del servicio, evitando duplicidades y manteniendo la trazabilidad del proceso. Esta conexión permite pasar del seguimiento comercial al trabajo operativo de forma más ordenada. Generar factura desde un presupuesto En determinados casos, Balter también puede permitir generar una factura a partir de un presupuesto. Esta opción resulta útil cuando el presupuesto ya ha sido aceptado y corresponde iniciar la facturación del servicio. Antes de generar la factura, conviene revisar que los datos del cliente, conceptos e importes estén correctamente configurados. Historial de cambios y envíos Los presupuestos pueden contar con un historial de cambios y un historial de envíos. El historial de cambios permite revisar modificaciones realizadas sobre la propuesta, mientras que el historial de envíos ayuda a comprobar cuándo se remitió el presupuesto al cliente. Esta información aporta trazabilidad y facilita el seguimiento comercial. Recomendaciones de uso Antes de enviar un presupuesto, revisa siempre los datos del cliente, los conceptos incluidos, los importes y las condiciones indicadas. También es recomendable mantener actualizado el estado de cada presupuesto para que el equipo pueda saber qué propuestas están pendientes, cuáles han sido aceptadas y cuáles han sido rechazadas. Si trabajas con servicios habituales, utiliza plantillas de presupuesto para agilizar la preparación de nuevas propuestas y mantener una presentación homogénea.
Cuadro de Mando en BALTER: Gestión Interna
Cuadro de mando de Gestión Interna en Balter El Cuadro de mando de Gestión Interna en Balter ofrece una visión general y resumida de la actividad interna de la empresa o despacho a través de indicadores clave. Desde esta sección es posible consultar información como oportunidades en trámite, presupuestos pendientes, expedientes activos, datos globales, incidencias, cumpleaños, resúmenes internos y otros paneles de control disponibles. Su finalidad es ayudar a responsables, socios, directivos y equipos de gestión a entender rápidamente qué está ocurriendo en la organización, detectar cargas de trabajo, revisar asuntos pendientes y tomar decisiones con una visión más ordenada de la actividad diaria. En el ámbito empresarial y de despacho, este cuadro de mando permite pasar de una gestión dispersa a un control más visual, centralizado y orientado al seguimiento real del funcionamiento interno.
Notificaciones y certificados: Funcionalidades
Gestiona notificaciones electrónicas, documentos oficiales, plazos y caducidades de certificados. El módulo de Notificaciones y certificados de Balter incluye herramientas para controlar las comunicaciones electrónicas oficiales y los certificados digitales utilizados por el despacho en su relación con las administraciones públicas. Desde este módulo, el equipo puede consultar notificaciones, revisar su estado, controlar plazos, asignar responsables, vincular comunicaciones a expedientes y hacer seguimiento de la vigencia de los certificados electrónicos. Notificaciones electrónicas Las notificaciones electrónicas son comunicaciones oficiales emitidas por administraciones públicas u organismos oficiales. Pueden proceder de entidades como la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, la Dirección General de Tráfico, administraciones autonómicas, ayuntamientos u otros organismos públicos. Desde el listado de notificaciones se puede consultar información como: Organismo emisor. Cliente destinatario. Tipo de notificación. Fecha de puesta a disposición. Fecha de lectura. Estado de la notificación. Encargado responsable. Documento asociado. El estado permite diferenciar entre notificaciones pendientes de leer, leídas o caducadas. Control de plazos y alertas Uno de los aspectos más importantes de este módulo es el control de plazos. Cuando una notificación queda pendiente de lectura, el sistema permite hacer seguimiento de su vencimiento para evitar que se considere notificada sin haber sido revisada correctamente. Balter puede ayudar a identificar notificaciones próximas a caducar y priorizar su gestión interna. Este control es especialmente útil para evitar situaciones como: Inicio de plazos sin seguimiento adecuado. Pérdida de oportunidades de respuesta. Riesgo de procedimientos no atendidos. Falta de coordinación entre responsables. Acciones disponibles en notificaciones Desde el apartado de notificaciones, Balter permite realizar distintas acciones de control y seguimiento. Entre las principales acciones disponibles se encuentran: Consultar la notificación. Descargar el documento PDF asociado. Marcar la notificación como leída. Asignar un encargado responsable. Vincular la notificación a un expediente. Exportar el listado a Excel. Revisar el estado de cada comunicación. Estas funcionalidades permiten que el despacho trabaje con una visión más clara de las comunicaciones oficiales recibidas y de las actuaciones pendientes. Certificados electrónicos La sección de Certificados electrónicos permite controlar los certificados digitales utilizados para actuar ante las administraciones públicas. Los certificados digitales son necesarios para identificarse electrónicamente, presentar escritos, acceder a sedes electrónicas o realizar trámites en nombre propio o de clientes autorizados. Desde el listado de certificados se puede consultar información como: Titular del certificado. Tipo de certificado. Autoridad emisora. Número de serie. Fecha de emisión. Fecha de caducidad. Estado del certificado. El estado permite distinguir entre certificados vigentes, próximos a caducar, caducados o revocados. Control de caducidades El control de caducidades permite anticipar la renovación de certificados digitales. Balter puede mostrar alertas cuando un certificado se aproxima a su vencimiento, permitiendo iniciar el proceso de renovación con suficiente antelación. Este seguimiento es importante porque un certificado caducado puede impedir el acceso a sedes electrónicas o la realización de trámites administrativos en plazo. Las alertas pueden organizarse por niveles de urgencia, por ejemplo: Aviso inicial de renovación próxima. Alerta de urgencia. Alerta crítica por vencimiento inmediato. Renovación de certificados El proceso de renovación de certificados puede requerir actuaciones ante la autoridad de certificación correspondiente. Desde Balter, el despacho puede controlar qué certificados necesitan renovación y actualizar la información una vez instalado o incorporado el nuevo certificado. Esta funcionalidad permite mantener un registro actualizado y evitar interrupciones en la actividad administrativa del despacho. Cuadro de mando de Notificaciones y certificados El Cuadro de mando del módulo permite consultar una visión global de las comunicaciones y certificados que requieren atención. Desde este panel se pueden revisar indicadores como: Notificaciones pendientes de lectura. Notificaciones próximas a caducar. Distribución por organismo emisor. Distribución por cliente. Certificados próximos a caducar. Certificados caducados o revocados. Actividad mensual de notificaciones recibidas y gestionadas. Distribución por tipo de notificación. Estos indicadores facilitan la coordinación interna y permiten priorizar las actuaciones más urgentes. Resumen El módulo de Notificaciones y certificados permite: Consultar notificaciones electrónicas. Controlar fechas de puesta a disposición y lectura. Revisar el estado de cada comunicación. Descargar documentos oficiales. Asignar responsables. Vincular notificaciones a expedientes. Exportar listados a Excel. Gestionar certificados digitales. Controlar fechas de caducidad. Recibir alertas de renovación. Revisar indicadores desde el cuadro de mando. En conjunto, este módulo permite que el despacho gestione las comunicaciones oficiales y los certificados digitales con mayor orden, seguridad y trazabilidad.
Notificaciones y certificados: Documentación
Controla comunicaciones oficiales, plazos de lectura y certificados digitales desde un único lugar. El módulo de Notificaciones y certificados de Balter está diseñado para ayudar al despacho a controlar las comunicaciones electrónicas oficiales recibidas en nombre de sus clientes y gestionar los certificados digitales utilizados para actuar ante las administraciones públicas. Este módulo permite organizar notificaciones electrónicas, controlar fechas de puesta a disposición, hacer seguimiento de plazos, asignar responsables y consultar el estado de cada comunicación. También facilita el control de los certificados digitales, especialmente su fecha de caducidad y necesidad de renovación. En la práctica diaria de un despacho profesional, una notificación electrónica no revisada a tiempo puede generar consecuencias importantes para el cliente: pérdida de plazos, procedimientos iniciados sin conocimiento efectivo o dificultades para recurrir en tiempo y forma. Balter ayuda a reducir ese riesgo mediante una gestión más ordenada de las notificaciones y certificados asociados a cada cliente. Para qué sirve este módulo El módulo de Notificaciones y certificados sirve para centralizar el seguimiento de comunicaciones oficiales y certificados digitales dentro de la plataforma. Desde este apartado, el despacho puede controlar notificaciones procedentes de administraciones públicas, revisar su estado, vincularlas a un cliente o expediente, asignarlas a un encargado y conservar el documento correspondiente. También permite mantener un control sobre los certificados electrónicos utilizados para actuar en nombre de clientes o entidades, evitando que caduquen sin haber iniciado el proceso de renovación. Qué información centraliza Este módulo reúne información relacionada con: Notificaciones electrónicas recibidas. Organismo emisor. Cliente destinatario. Tipo de notificación. Fecha de puesta a disposición. Fecha de lectura. Estado de la notificación. Encargado responsable. Documento asociado. Certificados digitales. Titular del certificado. Tipo de certificado. Fecha de emisión y caducidad. Estado del certificado. Gracias a esta estructura, el despacho puede tener una visión clara de las comunicaciones pendientes, los plazos próximos y los certificados que requieren revisión. Ventajas de utilizar Notificaciones y certificados en Balter Centralizar esta información en Balter permite trabajar con mayor seguridad, trazabilidad y control interno. Entre sus principales ventajas destacan: Control de notificaciones electrónicas por cliente. Seguimiento de plazos de lectura. Reducción del riesgo de notificaciones caducadas. Asignación de responsables para cada comunicación. Vinculación de notificaciones con expedientes. Conservación del documento oficial asociado. Control de certificados digitales vigentes. Alertas sobre certificados próximos a caducar. Mejor organización de la actuación ante administraciones públicas. En definitiva, el módulo de Notificaciones y certificados de Balter ayuda a que el despacho gestione con más seguridad las comunicaciones oficiales y los certificados necesarios para operar electrónicamente ante las administraciones.
Módulo de Expedientes y Tareas: Funcionalidades
Controla expedientes, tareas, tiempos, responsables y carga de trabajo desde un solo lugar. El módulo de Expedientes y tareas de Balter incluye las herramientas necesarias para gestionar la prestación del servicio al cliente una vez iniciada la relación profesional. Desde este módulo, el despacho puede crear expedientes, asignar tareas, aplicar plantillas, registrar tiempos de trabajo, exportar información y revisar indicadores operativos desde el cuadro de mando. Expedientes Un expediente es el registro central de un servicio prestado a un cliente. Puede originarse a partir de un presupuesto aceptado o crearse directamente. Dentro del expediente se agrupan las tareas, documentos, comunicaciones, responsables y datos necesarios para controlar el asunto. Desde el listado de expedientes se puede consultar información como: Número de expediente. Indicador de no facturación, si se trata de un expediente interno. Cliente titular. Detalles del servicio. Tareas asociadas. Fecha de apertura. Estado del expediente. Encargado principal. Encargados de las tareas. El estado del expediente permite distinguir entre trabajos en trámite y expedientes cerrados, incorporando la fecha del último cambio de estado. Filtros y acciones en expedientes El listado de expedientes puede filtrarse según distintos criterios para facilitar la consulta y el seguimiento. Entre los filtros habituales se encuentran: Estado del expediente. Fecha de apertura. Expedientes facturables o no facturables. Tipo de contratación. Naturaleza del cliente. Departamento. Encargado. Desde el listado también se pueden realizar acciones como crear un nuevo expediente, exportar información a Excel o acceder a la ficha completa del expediente para revisar sus tareas, documentos y facturación. Plantillas de tareas Las plantillas de tareas permiten aplicar modelos predefinidos de trabajo a determinados tipos de expedientes. Por ejemplo, si se crea un expediente relacionado con una declaración fiscal, una compraventa, una gestión laboral o un servicio recurrente, Balter puede aplicar una plantilla con las tareas habituales de ese servicio. Esto ayuda a trabajar con procesos más homogéneos y evita que el equipo tenga que crear manualmente las mismas tareas cada vez. Tareas Las tareas son las unidades de trabajo dentro de cada expediente. Pueden ser puntuales o periódicas, y permiten controlar qué debe hacerse, quién debe hacerlo y en qué plazo. Desde el listado de tareas se puede consultar información como: Identificador de la tarea. Expediente al que pertenece. Concepto relacionado. Estado de ejecución. Descripción del trabajo. Fecha de registro. Fecha de inicio prevista. Fecha de vencimiento. Fecha de entrega. Encargados responsables. El estado de la tarea permite saber si está pendiente, en proceso o completada. Tareas periódicas Las tareas periódicas se generan automáticamente según la frecuencia configurada en cada expediente. Pueden programarse de forma mensual, trimestral, anual o según la periodicidad definida para el servicio. Además, cada tarea puede asignarse a un miembro concreto del equipo y vincularse a una fecha determinada dentro del período. Esta funcionalidad resulta especialmente útil para servicios recurrentes, como declaraciones fiscales, seguimiento contable, publicaciones, revisiones periódicas o tareas administrativas habituales. Registro del tiempo El Registro del tiempo permite a cada miembro del equipo indicar cuánto tiempo ha dedicado a un cliente, expediente o tarea concreta. Esta información es fundamental para analizar la rentabilidad de los servicios, medir la carga de trabajo y valorar si el tiempo real dedicado se corresponde con lo previsto. Cada registro puede incluir: Duración del trabajo. Hora de inicio. Hora de fin. Fecha. Cliente y expediente relacionado. Tareas realizadas. Detalle o descripción del trabajo. Encargado que registra el tiempo. Acciones disponibles en el registro de tiempo Desde esta sección, Balter permite registrar nuevos tiempos, editar registros existentes y exportar información para informes internos. También pueden aplicarse filtros por encargado, tipo de trabajo o período de fechas, lo que facilita el análisis de productividad y dedicación por cliente, expediente o miembro del equipo. Cuadro de mando operativo El Cuadro de mando del módulo de Expedientes y tareas permite analizar la actividad operativa del despacho mediante indicadores. Desde este panel se pueden revisar datos como: Expedientes activos por encargado y departamento. Tareas pendientes, en proceso y completadas. Tiempos medios de ejecución. Carga de trabajo por miembro del equipo. Desviaciones entre tiempo estimado y tiempo real. Expedientes próximos a vencimiento. Estos indicadores ayudan a la dirección y a los responsables de área a controlar mejor la carga de trabajo, detectar retrasos y tomar decisiones organizativas con más información. Resumen El módulo de Expedientes y tareas permite: Crear y gestionar expedientes. Consultar expedientes activos o cerrados. Asignar responsables. Aplicar plantillas de tareas. Crear tareas puntuales o periódicas. Controlar vencimientos y entregas. Registrar el tiempo dedicado. Exportar información a Excel. Analizar la carga de trabajo desde el cuadro de mando. Preparar mejor la información para facturación. En conjunto, este módulo permite que la prestación del servicio sea más ordenada, controlada y rentable.