Módulo de Expedientes y Tareas: Documentación
Organiza el trabajo operativo del despacho desde el expediente hasta la facturación. El módulo de Expedientes y tareas de Balter está diseñado para gestionar la parte operativa del servicio al cliente. Cada expediente representa un encargo, asunto o servicio activo del despacho, y permite centralizar toda la información relacionada con su tramitación. Desde este módulo, el equipo puede organizar tareas, controlar responsables, registrar tiempos de trabajo, consultar estados y preparar la información necesaria para la posterior facturación. El flujo natural dentro del sistema es: Presupuesto aceptado → Expediente → Tareas → Registro del tiempo → Factura Este recorrido permite que el trabajo avance de forma ordenada desde la aceptación del servicio hasta su ejecución y control económico. Para qué sirve este módulo El módulo de Expedientes y tareas sirve para estructurar el trabajo diario del despacho. Cuando un presupuesto es aceptado, puede convertirse en un expediente activo. A partir de ese momento, el expediente funciona como el centro de control del servicio prestado: recoge las tareas asociadas, los miembros responsables, los documentos, las comunicaciones y los tiempos dedicados. También es posible crear expedientes directamente, sin pasar por un presupuesto previo, cuando se trate de servicios internos, encargos ya acordados o trabajos que no requieran una fase comercial previa. Qué información centraliza Este módulo reúne la información operativa necesaria para prestar y controlar cada servicio: Expedientes activos o cerrados. Cliente titular del expediente. Detalles del servicio contratado. Tareas asociadas al expediente. Encargado principal. Encargados de cada tarea. Fechas de apertura y vencimiento. Estado del expediente. Registro del tiempo dedicado. Información necesaria para la facturación. Gracias a esta estructura, el equipo puede saber en todo momento qué trabajos están en curso, quién es responsable de cada tarea y cuánto tiempo se está dedicando a cada cliente o expediente. Ventajas de utilizar Expedientes y tareas en Balter Centralizar la operativa del despacho en Balter permite trabajar con mayor orden, trazabilidad y control interno. Entre sus principales ventajas destacan: Mejor organización de expedientes y servicios activos. Asignación clara de responsables. Seguimiento del estado de cada tarea. Control de tareas puntuales y periódicas. Registro del tiempo dedicado por cliente o expediente. Mayor capacidad para medir la rentabilidad de los trabajos. Preparación más ordenada de la facturación. Visión global de la carga de trabajo del equipo. Mejor control de vencimientos y tareas pendientes. En definitiva, el módulo de Expedientes y tareas de Balter permite convertir la prestación del servicio en un proceso más organizado, medible y profesional.
Módulo de Oportunidades y Presupuestos: Funcionalidades
Controla leads, presupuestos, vías de entrada, plantillas y resultados comerciales desde un solo lugar. El módulo de Oportunidades y presupuestos de Balter incluye las herramientas necesarias para gestionar el proceso comercial completo de una empresa o despacho profesional. Desde este módulo, el equipo puede registrar oportunidades, crear presupuestos, consultar su estado, analizar vías de entrada, utilizar plantillas, generar expedientes y revisar indicadores comerciales desde el cuadro de mando. Oportunidades Una oportunidad representa un lead o potencial cliente que ha contactado con la empresa solicitando información o un servicio concreto. Es el punto de entrada del ciclo comercial y permite registrar de forma ordenada cada consulta recibida. Desde el listado de oportunidades se puede consultar información como: Número de oportunidad. Cliente o contacto asociado. Servicio solicitado u ofrecido. Departamento responsable. Fecha de entrada. Estado actual. Encargado del seguimiento. Vía de entrada. Coste adicional del lead, si aplica. El estado de la oportunidad permite conocer en qué fase se encuentra. Por ejemplo, puede estar abierta, presupuestada, rechazada o ganada. Esta información facilita que el equipo pueda priorizar el seguimiento, evitar oportunidades desatendidas y medir mejor la actividad comercial. Acciones disponibles en oportunidades Desde el apartado de oportunidades, Balter permite realizar diferentes acciones para gestionar los leads de forma eficiente: Crear una nueva oportunidad. Modificar una oportunidad existente. Consultar el historial de cambios. Cambiar el estado de la oportunidad. Crear una oportunidad por copia. Exportar el listado a Excel. Aplicar filtros por estado, departamento, encargado, vía de entrada o fecha. Gestionar el catálogo de vías de entrada. Estas funcionalidades permiten mantener actualizado el proceso comercial y trabajar con información clara sobre cada posible cliente. Vías de entrada Las vías de entrada permiten clasificar el canal por el que llega cada oportunidad. Por ejemplo, una oportunidad puede proceder de la web, una campaña publicitaria, una llamada, un correo electrónico, un referido, un evento o cualquier otro canal definido por la empresa. Registrar correctamente esta información ayuda a analizar qué canales generan más oportunidades y cuáles ofrecen mejor retorno. Esta funcionalidad es especialmente útil para medir campañas, valorar acciones comerciales y tomar mejores decisiones de inversión. Presupuestos El apartado de Presupuestos permite crear, consultar y gestionar las propuestas económicas enviadas a clientes actuales o potenciales. Cada presupuesto puede incluir el detalle de los servicios ofrecidos, los conceptos presupuestados, el tipo de facturación, el importe y el estado de la propuesta. Desde el listado de presupuestos se puede consultar información como: Número de presupuesto. Cliente destinatario. Detalles del servicio presupuestado. Fecha de expedición. Estado del presupuesto. Encargado responsable. Expedientes generados a partir del presupuesto, si ha sido aceptado. El estado del presupuesto permite diferenciar entre propuestas en trámite, aceptadas o rechazadas. Acciones disponibles en presupuestos Desde el apartado de presupuestos, Balter permite realizar las principales acciones necesarias para gestionar una propuesta comercial: Crear un nuevo presupuesto. Modificar un presupuesto existente. Ver o descargar el PDF del presupuesto. Enviar el presupuesto al cliente. Enviar el presupuesto para firma remota. Consultar el historial de envío. Consultar el historial de cambios. Cambiar el estado del presupuesto. Exportar el listado a Excel. Generar expediente desde un presupuesto aceptado. Generar factura desde el presupuesto. Estas opciones permiten controlar todo el ciclo del presupuesto, desde su preparación hasta su aceptación, rechazo o conversión en expediente. Plantillas de presupuesto Las plantillas de presupuesto permiten trabajar con modelos predefinidos para los servicios más habituales. Esta funcionalidad agiliza la creación de nuevas propuestas y ayuda a mantener una presentación homogénea ante los clientes. El uso de plantillas resulta especialmente útil cuando la empresa ofrece servicios recurrentes o necesita preparar presupuestos similares con frecuencia. Cuadro de mando comercial El Cuadro de mando del módulo de Oportunidades y presupuestos permite analizar la actividad comercial mediante indicadores. Desde este panel se pueden revisar datos como: Tasa de conversión de oportunidades en presupuestos. Tasa de aceptación de presupuestos. Importe total presupuestado por período. Presupuestos aceptados, rechazados o en trámite. Análisis por vía de entrada. Retorno de los canales de captación. Actividad comercial por encargado. Comparativa de resultados entre períodos. Estos indicadores ayudan a la dirección y al equipo comercial a tomar decisiones con más información, detectar oportunidades de mejora y medir mejor el rendimiento comercial. Resumen El módulo de Oportunidades y presupuestos permite: Registrar oportunidades comerciales. Asignar responsables. Controlar estados y fechas. Identificar vías de entrada. Crear y enviar presupuestos. Utilizar plantillas. Generar expedientes desde presupuestos aceptados. Generar facturas desde presupuestos. Exportar información a Excel. Analizar resultados comerciales desde el cuadro de mando. En conjunto, este módulo permite que la gestión comercial sea más ordenada, medible y profesional.
Módulo de Oportunidades y Presupuestos: Documentación
Gestiona el ciclo comercial desde el primer contacto hasta la conversión en expediente. El módulo de Oportunidades y presupuestos de Balter está diseñado para organizar el proceso comercial de una empresa o despacho profesional desde el primer contacto con un potencial cliente hasta la formalización de una propuesta de servicio. Este módulo permite registrar nuevas oportunidades, preparar presupuestos, hacer seguimiento de cada propuesta y convertir los presupuestos aceptados en expedientes activos. De esta forma, todo el flujo comercial queda centralizado en un único entorno de trabajo. El recorrido natural dentro del sistema es: Oportunidad → Presupuesto → Expediente → Factura Este flujo permite que la información avance de forma ordenada, evitando duplicidades, pérdida de datos o falta de seguimiento entre departamentos. Para qué sirve este módulo El módulo de Oportunidades y presupuestos sirve para controlar la actividad comercial de la empresa de forma estructurada. Cada oportunidad representa un posible cliente o servicio solicitado. Desde ahí, el equipo puede analizar la consulta, asignar un responsable, valorar el servicio requerido y preparar un presupuesto. Cuando el cliente acepta la propuesta, Balter permite avanzar hacia la creación del expediente correspondiente y, posteriormente, continuar con la gestión del servicio y su facturación. Este sistema ayuda a que el proceso comercial no dependa únicamente de correos electrónicos, hojas de cálculo o notas internas, sino de un circuito común, medible y trazable. Qué información centraliza Este módulo reúne información esencial para el seguimiento comercial: Oportunidades o leads recibidos. Clientes actuales o potenciales. Servicios solicitados u ofrecidos. Departamento responsable. Encargado del seguimiento. Vía de entrada del cliente. Estado de cada oportunidad. Presupuestos emitidos. Importe y detalle de las propuestas. Expedientes generados. Indicadores comerciales del cuadro de mando. Gracias a esta estructura, la empresa puede conocer en todo momento qué oportunidades están abiertas, qué presupuestos están pendientes de respuesta y qué servicios tienen mayor actividad comercial. Ventajas de utilizar Oportunidades y presupuestos en Balter Centralizar la gestión comercial en Balter permite trabajar con más control, orden y visión de negocio. Entre sus principales ventajas destacan: Mejor seguimiento de oportunidades comerciales. Control del estado de cada presupuesto. Asignación clara de responsables. Registro de la vía de entrada de cada lead. Mayor trazabilidad del proceso comercial. Conversión ordenada de presupuesto en expediente. Posibilidad de generar factura desde el presupuesto. Uso de plantillas para agilizar nuevas propuestas. Análisis de la actividad comercial mediante indicadores. En definitiva, el módulo de Oportunidades y presupuestos de Balter permite transformar el proceso comercial en un flujo más claro, profesional y orientado a resultados.
Módulo de Área Personal: Funcionalidades
Consulta contratos, expedientes, facturas, documentos y comunicaciones desde un único espacio privado. El módulo de Área personal de Balter incluye distintas funcionalidades pensadas para que cada usuario pueda consultar y gestionar su propia información dentro de la plataforma. Desde este apartado, el cliente puede acceder a sus contratos, expedientes, facturas, documentos, comisiones, chats, ficha personal, preferencias de navegación y datos de acceso. Todas estas secciones están disponibles desde el menú lateral izquierdo y también pueden aparecer en los elementos destacados del panel de inicio, según la configuración de cada usuario. Mis contratos La sección Mis contratos permite consultar los contratos de servicio vigentes entre el despacho y el cliente. Desde este apartado, el usuario puede revisar el detalle de cada contrato, los servicios incluidos, el período de vigencia, el importe acordado y el estado de facturación. La información principal que puede mostrarse incluye: Número de contrato. Servicio contratado. Fecha de inicio. Fecha de fin o renovación. Importe. Estado del contrato. Esta funcionalidad permite que el cliente tenga una visión clara de los servicios contratados y de las condiciones principales asociadas a cada uno. Mis expedientes La sección Mis expedientes muestra los asuntos o servicios en los que el usuario figura como cliente. Cada expediente puede incluir información sobre el servicio prestado, el encargado responsable dentro del despacho, el estado de tramitación y la fecha de apertura. Desde esta sección se puede consultar información como: Número de expediente. Descripción del asunto. Encargado del expediente. Estado actual. Fecha de apertura. Esto permite al usuario conocer el estado de sus asuntos activos, cerrados o archivados de forma ordenada. Mis facturas La sección Mis facturas reúne el historial de facturas emitidas al cliente por el despacho. Desde este apartado, el usuario puede consultar los datos principales de cada factura, verificar su estado y descargar el documento en PDF cuando esté disponible. La información habitual de cada factura puede incluir: Número de factura. Fecha de emisión. Conceptos facturados. Base imponible. Total. Estado de la factura. Esta funcionalidad facilita el seguimiento económico de los servicios prestados y permite al cliente consultar sus facturas sin tener que solicitarlas de nuevo al despacho. Mis documentos La sección Mis documentos funciona como un repositorio privado de documentación. Aquí el despacho puede poner a disposición del cliente documentos como escrituras, contratos, declaraciones, informes u otros archivos relacionados con sus servicios. Los documentos pueden organizarse por categoría y descargarse en cualquier momento, lo que facilita el acceso a la información importante y evita pérdidas de documentos enviados por correo electrónico u otros canales. Mis comisiones La sección Mis comisiones está pensada para aquellos clientes que participen en un programa de referidos o colaboración. Desde este apartado, el usuario puede consultar el detalle de las comisiones generadas, el cliente referido, el importe, el estado de la comisión y la fecha de liquidación. Esta información permite mantener un control más claro de las comisiones pendientes o ya abonadas. Mis chats La sección Mis chats permite mantener comunicaciones internas entre el cliente y los miembros del despacho. Los mensajes pueden quedar vinculados a un expediente o asunto concreto, lo que ayuda a ordenar la comunicación y evitar que la información se pierda entre correos o conversaciones externas. Cada conversación puede incluir: Hilo de mensajes. Asunto o expediente relacionado. Fecha del último mensaje. Estado de lectura. Posibilidad de adjuntar documentos. Esta funcionalidad mejora la trazabilidad de las comunicaciones y permite que cada mensaje quede asociado al contexto correspondiente. Mi ficha La sección Mi ficha recoge los datos identificativos y de contacto del cliente. Desde este apartado se pueden consultar datos como nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio, teléfono, correo electrónico y otros datos de contacto. También puede utilizarse para solicitar actualizaciones de la información personal cuando sea necesario. Mantener estos datos correctamente actualizados ayuda a evitar errores administrativos y mejora la comunicación entre el despacho y el cliente. Navegación y apariencia El apartado de Navegación y apariencia permite personalizar determinados aspectos de la experiencia dentro de Balter. Desde esta sección, el usuario puede configurar qué módulos o secciones aparecen en el panel de inicio, organizar favoritos y ajustar preferencias de visualización del menú lateral. Esta funcionalidad ayuda a que cada usuario tenga un entorno de trabajo más cómodo y adaptado a sus necesidades. Datos de acceso La sección Datos de acceso permite gestionar las credenciales de entrada a Balter. Desde este apartado se puede cambiar la contraseña, revisar opciones de seguridad y configurar sistemas adicionales de protección cuando estén disponibles, como la autenticación de doble factor. También puede incluir información sobre sesiones activas, lo que permite al usuario tener mayor control sobre el acceso a su cuenta. Resumen El Área personal permite al usuario: Consultar contratos de servicio. Revisar expedientes activos o finalizados. Descargar facturas en PDF. Acceder a documentos privados. Consultar comisiones generadas. Comunicarse mediante chats internos. Revisar y actualizar datos personales. Personalizar la navegación. Gestionar datos de acceso y seguridad. En conjunto, el módulo de Área personal de Balter ofrece al usuario un espacio privado, ordenado y seguro para consultar toda la información relacionada con su actividad como cliente.
Módulo de Área Personal: Documentación
Un espacio privado para que cada usuario consulte su información, documentos, facturas y comunicaciones. El módulo de Área personal de Balter está diseñado para ofrecer a cada usuario un espacio privado desde el que puede consultar la información relacionada con su actividad como cliente del despacho o de la empresa. Desde esta sección, el usuario puede acceder a sus contratos, expedientes, facturas, documentos, comunicaciones, datos personales y configuración de acceso. El objetivo es que toda la información importante esté organizada en un único entorno, disponible de forma clara y segura. En muchas relaciones profesionales, la información del cliente queda repartida entre correos electrónicos, carpetas compartidas, documentos físicos, mensajes o llamadas. Esto puede dificultar la consulta de datos, la descarga de documentos o el seguimiento de un expediente. Balter permite centralizar esa información dentro del Área personal, facilitando que el usuario pueda acceder a ella cuando lo necesite y que el despacho mantenga una comunicación más ordenada. Para qué sirve el Área personal de Balter El Área personal funciona como un panel privado para cada usuario. Desde este módulo, el cliente puede consultar los servicios contratados, revisar sus expedientes activos, acceder al historial de facturas, descargar documentos y mantener comunicaciones vinculadas a asuntos concretos. También puede consultar su ficha de datos, revisar la configuración de su cuenta y personalizar determinados aspectos de navegación y apariencia. Este módulo permite mejorar la experiencia del cliente, reducir consultas repetitivas y ofrecer un acceso más ordenado a la información que el despacho pone a su disposición. Qué información centraliza este módulo El Área personal reúne diferentes bloques de información privada del usuario: Contratos de servicio. Expedientes activos o finalizados. Facturas emitidas. Documentos disponibles. Comisiones, si participa en un programa de referidos. Chats o comunicaciones internas. Datos de la ficha personal. Preferencias de navegación y apariencia. Datos de acceso a la plataforma. Esta estructura permite que el usuario tenga una visión más completa de su relación con el despacho y pueda consultar la información esencial sin depender de múltiples canales externos. Ventajas de utilizar el Área personal El Área personal de Balter aporta mayor comodidad, transparencia y orden en la relación entre el despacho y sus clientes. Entre sus principales ventajas destacan: Acceso centralizado a la información del cliente. Consulta de contratos, expedientes y facturas desde un único lugar. Descarga de documentos facilitados por el despacho. Comunicación organizada mediante chats vinculados a asuntos concretos. Mayor autonomía del cliente para revisar su información. Posibilidad de solicitar actualizaciones de datos personales. Configuración de preferencias de navegación y acceso. Reducción de correos, llamadas y consultas repetidas. En definitiva, el módulo de Área personal de Balter permite ofrecer al cliente un entorno privado, ordenado y profesional desde el que puede gestionar su relación con el despacho de forma más sencilla.