Aprende a organizar los servicios y asuntos activos de tus clientes desde el módulo de Expedientes y Tareas.
El apartado Expedientes permite gestionar los asuntos, encargos o servicios activos dentro de Balter.
Cada expediente reúne la información principal de un trabajo concreto: cliente, descripción del servicio, estado, encargado, tareas asociadas, fechas, información económica y otros datos necesarios para su seguimiento.
Este apartado ayuda a mantener el trabajo organizado y facilita que el equipo pueda saber en todo momento qué expedientes están en curso, quién los gestiona y qué tareas quedan pendientes.
Acceder al listado de expedientes
Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Expedientes.
Balter mostrará un listado con los expedientes registrados en la plataforma.
Desde esta pantalla puedes consultar toda la información necesaria.
Crear un nuevo expediente
Para crear un expediente, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo registro.
Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás completar la información necesaria para identificar el asunto.
Una vez completada la información, guarda el expediente para que quede registrado en Balter.
Crear un expediente desde un presupuesto aceptado
En muchos casos, un expediente puede generarse a partir de un presupuesto aceptado.
Esta opción permite aprovechar la información ya incluida en el presupuesto, como cliente, servicio, conceptos e importes. Así se evita introducir los mismos datos de nuevo y se mantiene la trazabilidad del proceso.
De esta forma, el flujo de trabajo queda conectado:
Presupuesto aceptado → Expediente → Tareas → Registro de tiempo → Factura
Consultar la ficha del expediente
Desde el listado puedes acceder a la ficha completa de cada expediente.
En esta vista se reúne la información más importante del asunto, como datos del cliente, descripción del servicio, estado, encargado, tareas, documentos, tiempos registrados y datos vinculados a la facturación.
La ficha del expediente funciona como punto central para consultar y gestionar todo lo relacionado con ese trabajo.
Desde aquí puedes acceder a Más acciones sobre el expediente.
Modificar un expediente
Para modificar un expediente, localízalo en el listado, accede a su ficha y pulsa en editar.
Desde ahí podrás actualizar datos como descripción, encargado, departamento, estado, fechas, tareas vinculadas o información económica.
Después de realizar cambios, guarda la información para que quede actualizada en Balter.
Cambiar el estado del expediente
Cada expediente puede tener un estado que indica su situación actual.
Los estados pueden variar según la configuración, pero normalmente permiten diferenciar entre expedientes en trámite, cerrados, archivados o pendientes de revisión.
Actualizar el estado es importante para que el equipo pueda saber qué asuntos siguen activos y cuáles ya han finalizado.
Además, ayuda a que los listados y cuadros de mando muestren información más fiable.
Gestionar tareas desde el expediente
Dentro de un expediente puedes consultar y registrar tareas relacionadas con ese asunto.
Estas tareas permiten organizar el trabajo que debe realizar el equipo: actuaciones pendientes, revisiones, entregas, vencimientos o gestiones periódicas.
Cada tarea puede estar asignada a uno o varios encargados y contar con fechas de inicio, vencimiento o entrega.
Registrar tiempo dedicado
Desde un expediente también puede registrarse el tiempo dedicado al cliente o al asunto.
Esta información permite conocer cuánto trabajo se ha invertido en un expediente concreto y ayuda a analizar la rentabilidad de los servicios.
Además, el registro de tiempo puede utilizarse para preparar informes internos o justificar horas trabajadas cuando sea necesario.
Expedientes facturables y no facturables
Algunos expedientes pueden estar marcados como facturables o no facturables.
Un expediente facturable está vinculado a un servicio que puede generar factura al cliente.
En cambio, un expediente no facturable puede utilizarse para trabajos internos, gestiones administrativas, seguimiento interno o tareas que no deben repercutirse económicamente al cliente.
Esta clasificación ayuda a diferenciar mejor la actividad productiva, interna y administrativa.
Recomendaciones de uso
Mantén actualizados los estados de los expedientes para que el equipo pueda trabajar con información fiable.
También es recomendable asignar siempre un encargado principal. Así cada asunto tendrá una persona responsable de su seguimiento.
Además, utiliza tareas vinculadas para ordenar el trabajo dentro de cada expediente. De este modo, será más fácil controlar vencimientos, entregas y actuaciones pendientes.
Por último, registra el tiempo dedicado cuando sea relevante. Esta información puede ser muy útil para analizar carga de trabajo, rentabilidad y planificación interna.