Gestiona notificaciones electrónicas, documentos oficiales, plazos y caducidades de certificados.
El módulo de Notificaciones y certificados de Balter incluye herramientas para controlar las comunicaciones electrónicas oficiales y los certificados digitales utilizados por el despacho en su relación con las administraciones públicas.
Desde este módulo, el equipo puede consultar notificaciones, revisar su estado, controlar plazos, asignar responsables, vincular comunicaciones a expedientes y hacer seguimiento de la vigencia de los certificados electrónicos.
Notificaciones electrónicas
Las notificaciones electrónicas son comunicaciones oficiales emitidas por administraciones públicas u organismos oficiales.
Pueden proceder de entidades como la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, la Dirección General de Tráfico, administraciones autonómicas, ayuntamientos u otros organismos públicos.
Desde el listado de notificaciones se puede consultar información como:
- Organismo emisor.
- Cliente destinatario.
- Tipo de notificación.
- Fecha de puesta a disposición.
- Fecha de lectura.
- Estado de la notificación.
- Encargado responsable.
- Documento asociado.
El estado permite diferenciar entre notificaciones pendientes de leer, leídas o caducadas.
Control de plazos y alertas
Uno de los aspectos más importantes de este módulo es el control de plazos.
Cuando una notificación queda pendiente de lectura, el sistema permite hacer seguimiento de su vencimiento para evitar que se considere notificada sin haber sido revisada correctamente.
Balter puede ayudar a identificar notificaciones próximas a caducar y priorizar su gestión interna.
Este control es especialmente útil para evitar situaciones como:
- Inicio de plazos sin seguimiento adecuado.
- Pérdida de oportunidades de respuesta.
- Riesgo de procedimientos no atendidos.
- Falta de coordinación entre responsables.
Acciones disponibles en notificaciones
Desde el apartado de notificaciones, Balter permite realizar distintas acciones de control y seguimiento.
Entre las principales acciones disponibles se encuentran:
- Consultar la notificación.
- Descargar el documento PDF asociado.
- Marcar la notificación como leída.
- Asignar un encargado responsable.
- Vincular la notificación a un expediente.
- Exportar el listado a Excel.
- Revisar el estado de cada comunicación.
Estas funcionalidades permiten que el despacho trabaje con una visión más clara de las comunicaciones oficiales recibidas y de las actuaciones pendientes.
Certificados electrónicos
La sección de Certificados electrónicos permite controlar los certificados digitales utilizados para actuar ante las administraciones públicas.
Los certificados digitales son necesarios para identificarse electrónicamente, presentar escritos, acceder a sedes electrónicas o realizar trámites en nombre propio o de clientes autorizados.
Desde el listado de certificados se puede consultar información como:
- Titular del certificado.
- Tipo de certificado.
- Autoridad emisora.
- Número de serie.
- Fecha de emisión.
- Fecha de caducidad.
- Estado del certificado.
El estado permite distinguir entre certificados vigentes, próximos a caducar, caducados o revocados.
Control de caducidades
El control de caducidades permite anticipar la renovación de certificados digitales.
Balter puede mostrar alertas cuando un certificado se aproxima a su vencimiento, permitiendo iniciar el proceso de renovación con suficiente antelación.
Este seguimiento es importante porque un certificado caducado puede impedir el acceso a sedes electrónicas o la realización de trámites administrativos en plazo.
Las alertas pueden organizarse por niveles de urgencia, por ejemplo:
- Aviso inicial de renovación próxima.
- Alerta de urgencia.
- Alerta crítica por vencimiento inmediato.
Renovación de certificados
El proceso de renovación de certificados puede requerir actuaciones ante la autoridad de certificación correspondiente.
Desde Balter, el despacho puede controlar qué certificados necesitan renovación y actualizar la información una vez instalado o incorporado el nuevo certificado.
Esta funcionalidad permite mantener un registro actualizado y evitar interrupciones en la actividad administrativa del despacho.
Cuadro de mando de Notificaciones y certificados
El Cuadro de mando del módulo permite consultar una visión global de las comunicaciones y certificados que requieren atención.
Desde este panel se pueden revisar indicadores como:
- Notificaciones pendientes de lectura.
- Notificaciones próximas a caducar.
- Distribución por organismo emisor.
- Distribución por cliente.
- Certificados próximos a caducar.
- Certificados caducados o revocados.
- Actividad mensual de notificaciones recibidas y gestionadas.
- Distribución por tipo de notificación.
Estos indicadores facilitan la coordinación interna y permiten priorizar las actuaciones más urgentes.
Resumen
El módulo de Notificaciones y certificados permite:
- Consultar notificaciones electrónicas.
- Controlar fechas de puesta a disposición y lectura.
- Revisar el estado de cada comunicación.
- Descargar documentos oficiales.
- Asignar responsables.
- Vincular notificaciones a expedientes.
- Exportar listados a Excel.
- Gestionar certificados digitales.
- Controlar fechas de caducidad.
- Recibir alertas de renovación.
- Revisar indicadores desde el cuadro de mando.
En conjunto, este módulo permite que el despacho gestione las comunicaciones oficiales y los certificados digitales con mayor orden, seguridad y trazabilidad.