Controla expedientes, tareas, tiempos, responsables y carga de trabajo desde un solo lugar.
El módulo de Expedientes y tareas de Balter incluye las herramientas necesarias para gestionar la prestación del servicio al cliente una vez iniciada la relación profesional.
Desde este módulo, el despacho puede crear expedientes, asignar tareas, aplicar plantillas, registrar tiempos de trabajo, exportar información y revisar indicadores operativos desde el cuadro de mando.
Expedientes
Un expediente es el registro central de un servicio prestado a un cliente.
Puede originarse a partir de un presupuesto aceptado o crearse directamente. Dentro del expediente se agrupan las tareas, documentos, comunicaciones, responsables y datos necesarios para controlar el asunto.
Desde el listado de expedientes se puede consultar información como:
- Número de expediente.
- Indicador de no facturación, si se trata de un expediente interno.
- Cliente titular.
- Detalles del servicio.
- Tareas asociadas.
- Fecha de apertura.
- Estado del expediente.
- Encargado principal.
- Encargados de las tareas.
El estado del expediente permite distinguir entre trabajos en trámite y expedientes cerrados, incorporando la fecha del último cambio de estado.
Filtros y acciones en expedientes
El listado de expedientes puede filtrarse según distintos criterios para facilitar la consulta y el seguimiento.
Entre los filtros habituales se encuentran:
- Estado del expediente.
- Fecha de apertura.
- Expedientes facturables o no facturables.
- Tipo de contratación.
- Naturaleza del cliente.
- Departamento.
- Encargado.
Desde el listado también se pueden realizar acciones como crear un nuevo expediente, exportar información a Excel o acceder a la ficha completa del expediente para revisar sus tareas, documentos y facturación.
Plantillas de tareas
Las plantillas de tareas permiten aplicar modelos predefinidos de trabajo a determinados tipos de expedientes.
Por ejemplo, si se crea un expediente relacionado con una declaración fiscal, una compraventa, una gestión laboral o un servicio recurrente, Balter puede aplicar una plantilla con las tareas habituales de ese servicio.
Esto ayuda a trabajar con procesos más homogéneos y evita que el equipo tenga que crear manualmente las mismas tareas cada vez.
Tareas
Las tareas son las unidades de trabajo dentro de cada expediente.
Pueden ser puntuales o periódicas, y permiten controlar qué debe hacerse, quién debe hacerlo y en qué plazo.
Desde el listado de tareas se puede consultar información como:
- Identificador de la tarea.
- Expediente al que pertenece.
- Concepto relacionado.
- Estado de ejecución.
- Descripción del trabajo.
- Fecha de registro.
- Fecha de inicio prevista.
- Fecha de vencimiento.
- Fecha de entrega.
- Encargados responsables.
El estado de la tarea permite saber si está pendiente, en proceso o completada.
Tareas periódicas
Las tareas periódicas se generan automáticamente según la frecuencia configurada en cada expediente.
Pueden programarse de forma mensual, trimestral, anual o según la periodicidad definida para el servicio. Además, cada tarea puede asignarse a un miembro concreto del equipo y vincularse a una fecha determinada dentro del período.
Esta funcionalidad resulta especialmente útil para servicios recurrentes, como declaraciones fiscales, seguimiento contable, publicaciones, revisiones periódicas o tareas administrativas habituales.
Registro del tiempo
El Registro del tiempo permite a cada miembro del equipo indicar cuánto tiempo ha dedicado a un cliente, expediente o tarea concreta.
Esta información es fundamental para analizar la rentabilidad de los servicios, medir la carga de trabajo y valorar si el tiempo real dedicado se corresponde con lo previsto.
Cada registro puede incluir:
- Duración del trabajo.
- Hora de inicio.
- Hora de fin.
- Fecha.
- Cliente y expediente relacionado.
- Tareas realizadas.
- Detalle o descripción del trabajo.
- Encargado que registra el tiempo.
Acciones disponibles en el registro de tiempo
Desde esta sección, Balter permite registrar nuevos tiempos, editar registros existentes y exportar información para informes internos.
También pueden aplicarse filtros por encargado, tipo de trabajo o período de fechas, lo que facilita el análisis de productividad y dedicación por cliente, expediente o miembro del equipo.
Cuadro de mando operativo
El Cuadro de mando del módulo de Expedientes y tareas permite analizar la actividad operativa del despacho mediante indicadores.
Desde este panel se pueden revisar datos como:
- Expedientes activos por encargado y departamento.
- Tareas pendientes, en proceso y completadas.
- Tiempos medios de ejecución.
- Carga de trabajo por miembro del equipo.
- Desviaciones entre tiempo estimado y tiempo real.
- Expedientes próximos a vencimiento.
Estos indicadores ayudan a la dirección y a los responsables de área a controlar mejor la carga de trabajo, detectar retrasos y tomar decisiones organizativas con más información.
Resumen
El módulo de Expedientes y tareas permite:
- Crear y gestionar expedientes.
- Consultar expedientes activos o cerrados.
- Asignar responsables.
- Aplicar plantillas de tareas.
- Crear tareas puntuales o periódicas.
- Controlar vencimientos y entregas.
- Registrar el tiempo dedicado.
- Exportar información a Excel.
- Analizar la carga de trabajo desde el cuadro de mando.
- Preparar mejor la información para facturación.
En conjunto, este módulo permite que la prestación del servicio sea más ordenada, controlada y rentable.