Remesas Bancarias en BALTER: Emisión de facturas
Aprende a generar remesas bancarias, revisar facturas incluidas, completar cobros y gestionar las acciones principales de cada remesa. El apartado Remesas bancarias permite gestionar agrupaciones de facturas para su cobro mediante domiciliación bancaria. Desde esta sección puedes generar una nueva remesa, revisar las facturas incluidas, completar o quitar cobros, descargar el fichero de remesa, regenerarlo, contabilizarlo en Sage o anular la remesa cuando sea necesario. Esta funcionalidad resulta especialmente útil para empresas o despachos que trabajan con cuotas recurrentes, servicios periódicos o cobros agrupados de varios clientes. Generar una remesa bancaria Desde el módulo de Emisión de Facturas, puedes acceder a la opción para generar una nueva remesa bancaria. Balter permite agrupar facturas pendientes de cobro y preparar la información necesaria para su gestión bancaria. Antes de generar la remesa, conviene revisar que las facturas seleccionadas son correctas, que los importes están actualizados y que los datos bancarios de los clientes están completos. Consultar una remesa Una vez creada la remesa, puedes acceder a su detalle para revisar la información principal. Dentro de cada remesa podrás consultar las facturas incluidas, los importes, el estado de cada cobro y las acciones disponibles. Esta vista permite comprobar qué facturas forman parte de la remesa y controlar si todas deben mantenerse dentro del fichero o si alguna debe retirarse. Gestionar cobros Dentro de cada remesa también puedes acceder a la gestión de cobros asociados a las facturas incluidas. Desde esta opción es posible registrar nuevos cobros, editar cobros existentes o eliminar cobros cuando sea necesario corregir la información. Esta funcionalidad resulta útil cuando hay que ajustar importes, revisar fechas de cobro, corregir un registro realizado por error o dejar reflejada correctamente la situación de cada factura dentro de la remesa. Antes de editar o eliminar un cobro, conviene comprobar que estás actuando sobre la factura correcta. Así evitarás descuadres entre la remesa, el estado de la factura y la información contable. Completar cobros de facturas Dentro de una remesa, Balter permite completar cobros de las facturas incluidas. Esta acción sirve para marcar como cobradas aquellas facturas que han sido gestionadas correctamente dentro de la remesa. De este modo, el estado de las facturas queda actualizado y la información de cobros se mantiene ordenada dentro del sistema. Quitar cobros de la remesa También puedes quitar cobros de facturas incluidas en la remesa. Esta opción resulta útil si una factura no debe cobrarse en esa remesa, si se ha incluido por error o si es necesario retirarla antes de enviar o procesar el fichero. Antes de quitar un cobro, revisa que la factura seleccionada es la correcta para evitar modificar cobros que sí deben mantenerse. Descargar la remesa Balter permite descargar la remesa para su gestión externa o bancaria. Esta descarga puede utilizarse para enviar el fichero correspondiente a la entidad financiera o para conservar una copia de la remesa generada. Antes de descargarla, es recomendable revisar que las facturas incluidas, importes y datos bancarios sean correctos. Regenerar una remesa La opción Regenerar remesa permite volver a generar el fichero o la información de la remesa cuando se han realizado cambios. Por ejemplo, puede ser necesario regenerarla si se ha añadido o retirado una factura, si se ha corregido algún dato o si se necesita actualizar el contenido antes de descargar el fichero definitivo. Esta acción ayuda a que la remesa refleje la información más reciente. Contabilizar en Sage Si la integración está habilitada, Balter permite contabilizar la remesa en Sage. Esta acción ayuda a trasladar la información económica o contable de la remesa al programa contable, evitando duplicidades y reduciendo el trabajo manual. Antes de contabilizar, conviene comprobar que la remesa está revisada y que los cobros asociados son correctos. Anular una remesa Si una remesa se ha creado por error o ya no debe utilizarse, puedes anularla. La anulación permite dejar sin efecto esa remesa dentro de Balter. Antes de anularla, revisa si ya se ha descargado, enviado al banco o contabilizado. Así evitarás diferencias entre la información de Balter, el banco y la contabilidad. Recomendaciones de uso Antes de generar o descargar una remesa, revisa siempre las facturas incluidas y los datos bancarios asociados. Además, utiliza la opción de regenerar cuando hayas hecho cambios en la remesa y necesites actualizar el fichero. Si trabajas con integración contable, contabiliza la remesa solo cuando esté revisada. De este modo, evitarás trasladar información incorrecta al programa contable. Por último, anula una remesa únicamente cuando tengas claro que no debe seguir utilizándose.
Emisión de facturas en BALTER: Emisión de facturas
Aprende a consultar facturas, generar proformas, gestionar cobros, crear remesas bancarias y acceder a las principales acciones de facturación. La pestaña Emisión de facturas permite consultar y gestionar las facturas emitidas desde Balter. Desde esta pantalla puedes revisar el estado de cada factura, generar nuevas facturas proforma, preparar remesas bancarias, gestionar cobros, ver o descargar facturas en PDF, enviarlas al cliente y acceder al historial de envío. Este apartado centraliza las acciones principales relacionadas con la facturación diaria de la empresa o despacho. Consultar el listado de facturas Al acceder a Emisión de facturas, Balter muestra un listado con las facturas registradas. Esta vista permite tener una visión rápida de las facturas emitidas, pendientes, cobradas o anuladas. Generar una factura proforma y remesas bancarias Desde la parte superior de la pestaña puedes utilizar la opción Nueva factura proforma. Esta función permite crear una factura proforma antes de emitir la factura definitiva. La proforma resulta útil cuando necesitas enviar al cliente una previsión de importes, formalizar una propuesta económica previa o preparar una operación antes de generar la factura final. Una vez creada, la proforma quedará registrada en Balter y podrá consultarse desde el listado correspondiente. Desde la misma pestaña de Emisión de facturas también puedes acceder a la opción Generar remesa bancaria. Esta herramienta permite agrupar facturas pendientes de cobro para preparar una remesa SEPA. Es especialmente útil cuando la empresa cobra servicios mediante domiciliación bancaria o cuando necesita gestionar varios cobros de forma conjunta. Antes de generar la remesa, conviene revisar que las facturas incluidas son correctas y que los datos bancarios necesarios están actualizados. Gestionar cobros El botón Gestionar cobros permite acceder a las opciones relacionadas con el estado de cobro de una factura. Desde esta acción puedes revisar si una factura está pendiente, cobrada, abonada o si requiere alguna actualización. Esta función ayuda a mantener controlada la situación económica de cada factura y facilita el seguimiento de importes pendientes. También permite que administración tenga una visión más clara de qué facturas necesitan revisión o reclamación. Ver factura en PDF La opción Ver en PDF permite abrir la factura en formato PDF directamente desde Balter. Esta acción es útil para revisar el documento antes de enviarlo, comprobar los datos del cliente, verificar los conceptos facturados o confirmar que los importes son correctos. Es recomendable utilizar esta opción antes de remitir la factura al cliente. Descargar factura en PDF Además de visualizar el documento, Balter permite descargar la factura en PDF. Esta opción sirve para guardar una copia local, adjuntarla en otra comunicación, archivarla externamente o remitirla por un canal distinto si fuera necesario. Aunque Balter centraliza el envío y gestión de facturas, la descarga en PDF permite conservar el documento cuando se necesite trabajar fuera de la plataforma. Enviar factura e historial La opción Enviar factura e historial permite remitir la factura al cliente desde Balter y consultar el registro de envíos realizados. Este historial resulta útil para comprobar cuándo se envió una factura, si ya fue remitida anteriormente o si es necesario hacer un seguimiento posterior. Centralizar el envío desde Balter permite mejorar la trazabilidad y evita dudas sobre si la factura fue enviada o no. Más acciones El botón Más acciones reúne opciones adicionales relacionadas con la factura seleccionada. Este menú permite acceder a funciones complementarias sin sobrecargar la vista principal del listado. Recomendaciones de uso Antes de enviar una factura, revisa siempre el PDF para comprobar que los datos del cliente, conceptos, importes e impuestos son correctos. También es recomendable mantener actualizado el estado de cobro. De este modo, el listado reflejará mejor la situación real de la facturación. Por otro lado, si vas a generar una remesa bancaria, revisa previamente las facturas incluidas y los datos bancarios asociados. Así evitarás incidencias en el proceso de cobro.
¿Qué puedo hacer desde mi cuenta de BALTER en el módulo de EMISIÓN DE FACTURAS?
Gestiona facturas, proformas, cobros, remesas bancarias y facturación recurrente desde un único módulo. El módulo de Emisión de Facturas permite gestionar el ciclo de facturación de la empresa o despacho dentro de Balter. Desde esta sección puedes crear facturas y proformas, consultar facturas emitidas, revisar su estado, controlar cobros, generar remesas bancarias, configurar órdenes de emisión y consultar operaciones de facturación automática. Este módulo ayuda a mantener la facturación más ordenada, con mayor trazabilidad y conectada con el resto de procesos internos, como presupuestos, expedientes y gestión económica. Emisión de facturas El apartado Emisión de facturas reúne el listado principal de facturas y proformas registradas en Balter. Desde esta pantalla puedes consultar toda la información disponible. También puedes crear nuevas facturas, generar documentos en PDF, enviar facturas al cliente o revisar facturas pendientes de cobro. Facturas proforma Balter permite crear facturas proforma cuando necesitas preparar un documento previo a la factura definitiva. Las proformas son útiles para informar al cliente del importe previsto, adelantar condiciones económicas o preparar una operación antes de emitir la factura final. Desde el módulo puedes consultar, crear y gestionar estas proformas según la configuración disponible. Control de estados Cada factura puede tener un estado que indica su situación dentro del proceso de facturación. Mantener actualizado el estado de cada factura ayuda a controlar mejor qué documentos están pendientes, cuáles se han enviado y cuáles ya han sido cobrados. Cobros y facturas pendientes El módulo permite revisar qué facturas están pendientes de cobro y cuáles ya han sido abonadas. Esta información es importante para controlar la tesorería, hacer seguimiento de clientes pendientes de pago y detectar facturas vencidas. Además, permite trabajar con una visión más clara de la situación económica del despacho o empresa. Remesas bancarias El apartado de Remesas bancarias permite agrupar facturas pendientes de cobro para generar una remesa SEPA. Esta funcionalidad resulta útil cuando se trabaja con domiciliaciones bancarias o cobros recurrentes. Desde esta sección puedes preparar la remesa, revisar las facturas incluidas, consultar el importe total y generar el fichero necesario para enviarlo a la entidad bancaria. Órdenes de emisión Las Órdenes de emisión permiten configurar la generación automática de facturas recurrentes. Esta opción es especialmente útil para servicios mensuales, trimestrales o anuales, como cuotas de asesoramiento, gestión continuada, mantenimiento o servicios periódicos. Desde esta sección puedes definir la periodicidad, los clientes afectados, los conceptos que se facturarán y el estado de la orden. Operaciones de emisión El apartado Operaciones de emisión permite consultar el historial de ejecuciones automáticas de facturación. Desde aquí puedes revisar qué órdenes se han ejecutado, cuántas facturas se han generado, en qué fecha y si se ha producido alguna incidencia. Esta información aporta trazabilidad y ayuda a controlar que la facturación automática se ha realizado correctamente. Cuadro de mando de facturación El Cuadro de mando del módulo de Emisión de Facturas permite consultar una visión resumida de la actividad económica relacionada con la facturación. Desde este panel puedes revisar indicadores como facturación mensual, trimestral o anual, facturas pendientes de cobro, evolución de ingresos, remesas generadas o comparativas entre períodos. Su finalidad es ayudar a dirección, administración y responsables económicos a tomar decisiones con información clara y actualizada.
Cuadro de Mando en BALTER: Expedientes y Tareas
Cuadro de mando de Expedientes y Tareas en Balter El Cuadro de mando de Expedientes y Tareas en Balter permite consultar de forma resumida la actividad operativa de la empresa o despacho. Desde esta sección puedes revisar indicadores relacionados con expedientes activos, tareas pendientes, tareas en curso, tareas completadas, vencimientos próximos, tiempos registrados y carga de trabajo por encargado o departamento. Su finalidad es ayudar a responsables de equipo, dirección y usuarios de gestión a detectar retrasos, organizar prioridades y tomar decisiones sobre la distribución del trabajo. Además, este panel resulta útil para comprobar si los expedientes avanzan correctamente, si existen tareas acumuladas o si determinados servicios requieren más dedicación de la prevista.
Plantillas de Tareas en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a crear y utilizar modelos de tareas para organizar trabajos recurrentes dentro de los expedientes. El apartado Plantillas de tareas permite crear modelos predefinidos de tareas para aplicarlos a expedientes que siguen una estructura de trabajo similar. Esta herramienta resulta útil cuando la empresa o despacho presta servicios que se repiten con frecuencia y requieren siempre una serie de actuaciones parecidas. En lugar de crear las tareas manualmente cada vez, Balter permite trabajar con plantillas que agilizan la organización del expediente y ayudan a mantener un método común de trabajo. Qué es una plantilla de tareas Una plantilla de tareas es un conjunto de tareas previamente configuradas que puede aplicarse a un expediente. La plantilla puede incluir tareas concretas y descripciones o instrucciones internas. Su finalidad es facilitar la creación de expedientes y asegurar que no se olviden tareas importantes en servicios habituales. Para qué sirven las plantillas de tareas Las plantillas de tareas sirven para ordenar procesos que se repiten dentro de la empresa. De esta forma, el equipo parte de una estructura ya preparada y solo necesita adaptar la información concreta del expediente. Acceder a Plantillas de tareas Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Plantillas de tareas. Desde el listado podrás consultar las plantillas existentes y revisar los modelos disponibles. También podrás crear nuevas plantillas, modificar las actuales o eliminar aquellas que ya no se utilicen. Crear una nueva plantilla Para crear una plantilla, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo modelo. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás configurar la plantilla, que se toma como un listado de tareas concretas para una familia específica. Una vez completada la información, guarda la plantilla para poder utilizarla en futuros expedientes. Añadir tareas a una plantilla Dentro de cada plantilla puedes añadir las tareas que forman parte del proceso. Cada tarea debe describir una actuación concreta que deba realizarse dentro del expediente. Cuanto más clara sea la descripción de cada tarea, más fácil será aplicarla correctamente en el trabajo diario. Usar una plantilla en un expediente Al crear o configurar un expediente, puedes aplicar una plantilla de tareas si la opción está disponible. Balter incorporará las tareas predefinidas al expediente, respetando la estructura configurada en la plantilla. Después podrás revisar las tareas generadas, modificar responsables, ajustar fechas o añadir nuevas tareas si el expediente lo requiere. Modificar una plantilla existente Para modificar una plantilla, localízala en el listado de Plantillas de tareas y accede a su ficha (pulsa en Concepto de venta). Desde ahí podrás actualizar el nombre, la descripción, las tareas incluidas, los responsables, las fechas o cualquier otro dato habilitado. Después de realizar los cambios, guarda la plantilla para que quede actualizada. Ten en cuenta que los cambios afectarán normalmente a futuros expedientes en los que se utilice esa plantilla. Eliminar plantillas que ya no se utilicen Si una plantilla ha quedado obsoleta, puedes eliminarla accediendo a su ficha (botón Eliminar). Antes de hacerlo, conviene revisar si sigue siendo útil para algún servicio recurrente o si puede actualizarse en lugar de eliminarse. Mantener solo plantillas útiles evita confusiones y facilita que el equipo trabaje con modelos claros. Recomendaciones de uso Utiliza nombres claros para identificar cada plantilla. Por ejemplo, en lugar de crear una plantilla con un nombre genérico como “Plantilla 1”, es mejor usar nombres descriptivos como: Declaración de IRPF. Alta de trabajador. Constitución de sociedad. Compraventa de inmueble. Revisión mensual contable. Publicación de contenido. Seguimiento trimestral. Además, revisa periódicamente las plantillas para comprobar que las tareas siguen siendo correctas y que los responsables, plazos o instrucciones están actualizados.
Registro del tiempo en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a registrar, consultar y analizar el tiempo dedicado a clientes, expedientes y tareas. El apartado Registro de tiempo permite anotar el tiempo que cada miembro del equipo dedica a un cliente, expediente o tarea concreta dentro de Balter. Esta información ayuda a conocer la carga real de trabajo, analizar la rentabilidad de los servicios, preparar informes de horas y mejorar la planificación interna del despacho o empresa. Acceder al Registro de tiempo Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Registro de tiempo. Balter mostrará un listado con los tiempos registrados por los miembros del equipo. Desde esta pantalla puedes consultar la información necesaria. Registrar tiempo dedicado Para añadir un nuevo registro, pulsa la opción Registrar tiempo dedicado. A continuación, completa la información necesaria para identificar correctamente el trabajo realizado. Una vez completada la información, guarda el registro para que quede incorporado al sistema. Detallar correctamente el trabajo realizado El campo de detalle es importante para explicar qué se ha hecho durante el tiempo registrado. Conviene utilizar descripciones claras y breves. Por ejemplo: Revisión de documentación. Redacción de escrito. Llamada con cliente. Preparación de factura. Revisión de expediente. Gestión administrativa. Análisis de información recibida. Una buena descripción ayuda a entender el contexto del trabajo y facilita la revisión posterior. Editar un registro de tiempo Si necesitas corregir un tiempo ya registrado, localízalo en el listado y accede a la opción de edición. Desde ahí podrás modificar la duración, la fecha, el expediente, la tarea relacionada o la descripción del trabajo. Después de hacer los cambios, guarda la información para que el registro quede actualizado. Preparar informes de horas El Registro de tiempo puede utilizarse para preparar informes internos o informes de horas relacionados con un cliente o expediente. Estos informes resultan útiles para revisar el tiempo invertido, justificar trabajos realizados, controlar servicios por horas o analizar la rentabilidad de una actividad. También permiten comparar el tiempo previsto con el tiempo realmente dedicado. Analizar carga de trabajo y rentabilidad Registrar el tiempo permite conocer mejor cómo se distribuye el trabajo dentro del equipo. Esta información puede ayudar a detectar: Clientes que requieren más dedicación de la prevista. Expedientes con exceso de horas. Tareas que consumen demasiado tiempo. Miembros del equipo con mayor carga de trabajo. Servicios que pueden necesitar revisión de honorarios. Por tanto, el registro de tiempo no solo sirve para controlar horas, sino también para tomar mejores decisiones de gestión. Exportar información Puedes exportar los registros de tiempo a Excel. Esto permite trabajar la información fuera de Balter, preparar análisis internos, revisar productividad o compartir datos con responsables de gestión. Antes de exportar, es recomendable aplicar los filtros adecuados para obtener solo la información que necesitas. Recomendaciones de uso Registra el tiempo lo antes posible después de realizar el trabajo. Así evitarás olvidos y los datos serán más precisos. También es recomendable vincular cada registro al expediente o tarea correspondiente. De este modo, el tiempo quedará correctamente asociado al trabajo realizado. Además, utiliza descripciones claras para que otros usuarios puedan entender fácilmente la actividad registrada.
Tareas en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a organizar tareas, responsables, estados y vencimientos dentro del módulo de Expedientes y Tareas. El apartado Tareas permite controlar los trabajos que deben realizarse dentro de los expedientes registrados en Balter. Cada tarea representa una actuación concreta: una gestión pendiente, una revisión, una entrega, una llamada, una preparación documental o cualquier trabajo necesario para avanzar en un expediente. Esta sección ayuda al equipo a saber qué tareas están pendientes, cuáles están en curso, quién debe realizarlas y qué plazo tiene cada una. Acceder al listado de tareas Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Tareas. Balter mostrará un listado con las tareas registradas en la plataforma. Desde esta pantalla puedes consultar toda la información relacionada con las tareas. También podrás acceder a un listado de tareas si entras en la ficha de un expediente concreto. Crear una nueva tarea Para crear una tarea, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo registro. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás completar la información necesaria. Una vez completada la información, guarda la tarea para que quede registrada en Balter. Consultar una tarea Desde el listado puedes acceder al detalle de cada tarea. En esta vista podrás revisar la información relacionada con el trabajo pendiente, el expediente al que pertenece, los responsables asignados, las fechas previstas y el estado actual. Consultar la tarea antes de modificarla ayuda a entender su contexto y evitar cambios incorrectos. Modificar una tarea existente Para modificar una tarea, localízala en el listado y accede a la opción de edición. Desde ahí podrás actualizar la descripción, el encargado, el estado, las fechas, las observaciones o cualquier otro dato habilitado. Después de realizar cambios, guarda la información para que quede actualizada en Balter. Cambiar el estado de una tarea Cada tarea puede tener un estado que indica su situación dentro del flujo de trabajo. Los estados pueden variar según la configuración, pero normalmente permiten diferenciar entre tareas pendientes, en proceso, completadas o canceladas. Actualizar el estado es importante para que el equipo pueda saber qué trabajos siguen abiertos y cuáles ya se han finalizado. Además, ayuda a que los listados y cuadros de mando reflejen una situación más real de la actividad diaria. Asignar encargados Las tareas pueden asignarse a uno o varios miembros del equipo. Esta asignación permite saber quién debe realizar el trabajo y quién tiene responsabilidad sobre su seguimiento. Cuando una tarea tiene varios encargados, es recomendable que las funciones estén claras para evitar duplicidades o falta de coordinación. Controlar vencimientos Las fechas de inicio, vencimiento y entrega permiten controlar los plazos de cada tarea. El vencimiento indica la fecha límite para realizar el trabajo. Por tanto, es importante mantener este dato actualizado. Un buen uso de los vencimientos ayuda a priorizar tareas, evitar retrasos y mejorar la planificación del equipo. Tareas periódicas Algunas tareas pueden generarse de forma periódica, según la configuración del expediente o del servicio. Estas tareas son útiles para trabajos que se repiten de forma mensual, trimestral, anual o con cualquier otra frecuencia definida. Por ejemplo, pueden utilizarse para revisiones recurrentes, obligaciones periódicas, publicaciones, controles internos o seguimientos habituales. Las tareas periódicas ayudan a evitar olvidos y reducen la necesidad de crear manualmente las mismas tareas cada vez. Registrar tiempo desde una tarea Cuando sea necesario, puedes registrar el tiempo dedicado a una tarea concreta. Esto permite conocer cuánto esfuerzo ha requerido ese trabajo y facilita el análisis posterior de productividad, carga de trabajo o rentabilidad del expediente. Registrar el tiempo también puede servir para preparar informes internos o justificar horas dedicadas a un cliente o servicio. Recomendaciones de uso Mantén actualizados los estados de las tareas. Así el equipo sabrá qué trabajos están pendientes y cuáles ya se han completado. También es recomendable asignar siempre un encargado claro. De este modo, cada tarea tendrá una persona responsable de su ejecución o seguimiento. Además, utiliza fechas de vencimiento realistas. Esto ayuda a priorizar mejor el trabajo y evita que el listado de tareas pierda utilidad. Por último, registra el tiempo dedicado cuando sea relevante. Esta información puede ayudar a mejorar la planificación y analizar la rentabilidad de cada expediente.
Expedientes en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a organizar los servicios y asuntos activos de tus clientes desde el módulo de Expedientes y Tareas. El apartado Expedientes permite gestionar los asuntos, encargos o servicios activos dentro de Balter. Cada expediente reúne la información principal de un trabajo concreto: cliente, descripción del servicio, estado, encargado, tareas asociadas, fechas, información económica y otros datos necesarios para su seguimiento. Este apartado ayuda a mantener el trabajo organizado y facilita que el equipo pueda saber en todo momento qué expedientes están en curso, quién los gestiona y qué tareas quedan pendientes. Acceder al listado de expedientes Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Expedientes. Balter mostrará un listado con los expedientes registrados en la plataforma. Desde esta pantalla puedes consultar toda la información necesaria. Crear un nuevo expediente Para crear un expediente, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo registro. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás completar la información necesaria para identificar el asunto. Una vez completada la información, guarda el expediente para que quede registrado en Balter. Crear un expediente desde un presupuesto aceptado En muchos casos, un expediente puede generarse a partir de un presupuesto aceptado. Esta opción permite aprovechar la información ya incluida en el presupuesto, como cliente, servicio, conceptos e importes. Así se evita introducir los mismos datos de nuevo y se mantiene la trazabilidad del proceso. De esta forma, el flujo de trabajo queda conectado: Presupuesto aceptado → Expediente → Tareas → Registro de tiempo → Factura Consultar la ficha del expediente Desde el listado puedes acceder a la ficha completa de cada expediente. En esta vista se reúne la información más importante del asunto, como datos del cliente, descripción del servicio, estado, encargado, tareas, documentos, tiempos registrados y datos vinculados a la facturación. La ficha del expediente funciona como punto central para consultar y gestionar todo lo relacionado con ese trabajo. Desde aquí puedes acceder a Más acciones sobre el expediente. Modificar un expediente Para modificar un expediente, localízalo en el listado, accede a su ficha y pulsa en editar. Desde ahí podrás actualizar datos como descripción, encargado, departamento, estado, fechas, tareas vinculadas o información económica. Después de realizar cambios, guarda la información para que quede actualizada en Balter. Cambiar el estado del expediente Cada expediente puede tener un estado que indica su situación actual. Los estados pueden variar según la configuración, pero normalmente permiten diferenciar entre expedientes en trámite, cerrados, archivados o pendientes de revisión. Actualizar el estado es importante para que el equipo pueda saber qué asuntos siguen activos y cuáles ya han finalizado. Además, ayuda a que los listados y cuadros de mando muestren información más fiable. Gestionar tareas desde el expediente Dentro de un expediente puedes consultar y registrar tareas relacionadas con ese asunto. Estas tareas permiten organizar el trabajo que debe realizar el equipo: actuaciones pendientes, revisiones, entregas, vencimientos o gestiones periódicas. Cada tarea puede estar asignada a uno o varios encargados y contar con fechas de inicio, vencimiento o entrega. Registrar tiempo dedicado Desde un expediente también puede registrarse el tiempo dedicado al cliente o al asunto. Esta información permite conocer cuánto trabajo se ha invertido en un expediente concreto y ayuda a analizar la rentabilidad de los servicios. Además, el registro de tiempo puede utilizarse para preparar informes internos o justificar horas trabajadas cuando sea necesario. Expedientes facturables y no facturables Algunos expedientes pueden estar marcados como facturables o no facturables. Un expediente facturable está vinculado a un servicio que puede generar factura al cliente. En cambio, un expediente no facturable puede utilizarse para trabajos internos, gestiones administrativas, seguimiento interno o tareas que no deben repercutirse económicamente al cliente. Esta clasificación ayuda a diferenciar mejor la actividad productiva, interna y administrativa. Recomendaciones de uso Mantén actualizados los estados de los expedientes para que el equipo pueda trabajar con información fiable. También es recomendable asignar siempre un encargado principal. Así cada asunto tendrá una persona responsable de su seguimiento. Además, utiliza tareas vinculadas para ordenar el trabajo dentro de cada expediente. De este modo, será más fácil controlar vencimientos, entregas y actuaciones pendientes. Por último, registra el tiempo dedicado cuando sea relevante. Esta información puede ser muy útil para analizar carga de trabajo, rentabilidad y planificación interna.
¿Qué puedo hacer desde mi cuenta de BALTER en el módulo de EXPEDIENTES Y TAREAS?
Gestiona expedientes, tareas, tiempos de trabajo y seguimiento operativo desde un único módulo. El módulo de Expedientes y Tareas permite organizar el trabajo operativo de la empresa o despacho dentro de Balter. Desde esta sección puedes consultar expedientes, revisar tareas, registrar el tiempo dedicado, preparar informes de horas y controlar la evolución de los asuntos o servicios activos. Este módulo ayuda a pasar del presupuesto aceptado a la ejecución real del trabajo, manteniendo ordenada la información de cada expediente y facilitando el seguimiento por responsables, departamentos y tareas. Expedientes El apartado Expedientes permite consultar y gestionar los asuntos, servicios o encargos activos dentro de Balter. Cada expediente funciona como una ficha central donde se reúne la información relacionada con un cliente o servicio concreto. Desde esta sección puedes consultar datos como: Número de expediente. Cliente relacionado. Descripción o detalles del servicio. Estado del expediente. Encargado principal. Tareas vinculadas. Fecha de apertura. Información relacionada con facturación. También puedes crear nuevos expedientes, editar los existentes, cambiar su estado, acceder al historial de cambios o registrar tareas asociadas. Tareas El apartado Tareas permite controlar los trabajos concretos que deben realizarse dentro de cada expediente. Una tarea puede ser puntual o periódica, y puede estar asignada a uno o varios miembros del equipo. Desde esta sección puedes consultar información como: Expediente relacionado. Concepto o servicio vinculado. Estado de la tarea. Descripción del trabajo. Fecha de inicio. Fecha límite. Fecha de entrega. Encargados asignados. Esta funcionalidad ayuda a saber qué trabajos están pendientes, cuáles están en curso y cuáles ya se han completado. Registro de tiempo El Registro de tiempo permite anotar el tiempo dedicado a un cliente, expediente o tarea concreta. Esta información es útil para analizar la carga de trabajo, preparar informes internos, revisar la rentabilidad de determinados servicios y conocer el esfuerzo real dedicado por el equipo. Desde esta sección puedes registrar nuevos tiempos, editar registros existentes y filtrar la información por encargado, tipo de trabajo o período. Informes de horas Cuando se registra el tiempo dedicado a expedientes o tareas, Balter puede facilitar la preparación de informes de horas. Estos informes permiten revisar el tiempo invertido en un cliente, servicio, expediente o período concreto. Son especialmente útiles para servicios por horas, seguimiento interno, análisis de productividad o revisión de rentabilidad. Plantillas y tareas periódicas En determinados expedientes, Balter permite trabajar con plantillas de tareas o tareas periódicas. Las plantillas ayudan a crear conjuntos de tareas habituales para servicios que se repiten con frecuencia. Las tareas periódicas permiten programar trabajos recurrentes, como gestiones mensuales, trimestrales, anuales o cualquier otra periodicidad configurada. Esto evita tener que crear manualmente las mismas tareas cada vez y ayuda a mantener una metodología de trabajo más ordenada. Cuadro de mando El Cuadro de mando del módulo de Expedientes y Tareas permite obtener una visión resumida de la actividad operativa. Desde este panel puedes revisar indicadores relacionados con expedientes activos, tareas pendientes, tareas completadas, vencimientos, carga de trabajo por encargado y tiempos registrados. Su finalidad es ayudar a responsables, dirección y equipos de gestión a controlar mejor la actividad diaria y detectar posibles retrasos, acumulaciones de trabajo o expedientes próximos a vencimiento.
Cuadro de Mando en BALTER: Oportunidades y Presupuestos
Cuadro de mando de Oportunidades y Presupuestos en Balter El Cuadro de mando de Oportunidades y Presupuestos en Balter permite consultar de forma visual y ordenada la evolución comercial de la empresa o despacho. Su objetivo es ofrecer una visión rápida del estado de las oportunidades, los presupuestos y los principales indicadores relacionados con la captación y conversión de clientes. Desde esta sección puedes revisar información sobre oportunidades abiertas, oportunidades ganadas o rechazadas, presupuestos en trámite, presupuestos aceptados, presupuestos rechazados, vías de entrada, servicios vendidos y previsión económica. Esto ayuda a entender mejor cómo está funcionando el proceso comercial y qué acciones requieren seguimiento. Este cuadro de mando resulta especialmente útil para responsables comerciales, dirección, socios o encargados de departamento, ya que permite detectar rápidamente presupuestos pendientes de respuesta, oportunidades que llevan demasiado tiempo sin avanzar o canales de captación que generan más actividad. También ayuda a valorar qué servicios tienen más demanda y qué parte del proceso comercial puede necesitar ajustes. Como recomendación, conviene revisar este panel de forma periódica, especialmente si la empresa trabaja con muchas oportunidades o presupuestos abiertos. Mantener actualizados los estados de las oportunidades y presupuestos es fundamental para que los indicadores sean fiables. Si una oportunidad ya ha sido descartada, aceptada o convertida en presupuesto, debe reflejarse correctamente en Balter. Lo mismo ocurre con los presupuestos enviados, aceptados o rechazados. También es aconsejable registrar correctamente la vía de entrada de cada oportunidad. Este dato permite analizar qué canales funcionan mejor: web, llamadas, campañas, referidos, eventos u otros medios. Con esta información, la empresa puede tomar mejores decisiones sobre inversión comercial, seguimiento de clientes y planificación de servicios. En definitiva, el Cuadro de mando de Oportunidades y Presupuestos permite convertir la información comercial en datos útiles para mejorar la organización, priorizar tareas y aumentar el control sobre el proceso de venta.