Aprende a organizar tareas, responsables, estados y vencimientos dentro del módulo de Expedientes y Tareas.
El apartado Tareas permite controlar los trabajos que deben realizarse dentro de los expedientes registrados en Balter.
Cada tarea representa una actuación concreta: una gestión pendiente, una revisión, una entrega, una llamada, una preparación documental o cualquier trabajo necesario para avanzar en un expediente.
Esta sección ayuda al equipo a saber qué tareas están pendientes, cuáles están en curso, quién debe realizarlas y qué plazo tiene cada una.
Acceder al listado de tareas
Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Tareas.
Balter mostrará un listado con las tareas registradas en la plataforma.
Desde esta pantalla puedes consultar toda la información relacionada con las tareas.
También podrás acceder a un listado de tareas si entras en la ficha de un expediente concreto.
Crear una nueva tarea
Para crear una tarea, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo registro.
Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás completar la información necesaria.
Una vez completada la información, guarda la tarea para que quede registrada en Balter.
Consultar una tarea
Desde el listado puedes acceder al detalle de cada tarea.
En esta vista podrás revisar la información relacionada con el trabajo pendiente, el expediente al que pertenece, los responsables asignados, las fechas previstas y el estado actual.
Consultar la tarea antes de modificarla ayuda a entender su contexto y evitar cambios incorrectos.
Modificar una tarea existente
Para modificar una tarea, localízala en el listado y accede a la opción de edición.
Desde ahí podrás actualizar la descripción, el encargado, el estado, las fechas, las observaciones o cualquier otro dato habilitado.
Después de realizar cambios, guarda la información para que quede actualizada en Balter.
Cambiar el estado de una tarea
Cada tarea puede tener un estado que indica su situación dentro del flujo de trabajo.
Los estados pueden variar según la configuración, pero normalmente permiten diferenciar entre tareas pendientes, en proceso, completadas o canceladas.
Actualizar el estado es importante para que el equipo pueda saber qué trabajos siguen abiertos y cuáles ya se han finalizado.
Además, ayuda a que los listados y cuadros de mando reflejen una situación más real de la actividad diaria.
Asignar encargados
Las tareas pueden asignarse a uno o varios miembros del equipo.
Esta asignación permite saber quién debe realizar el trabajo y quién tiene responsabilidad sobre su seguimiento.
Cuando una tarea tiene varios encargados, es recomendable que las funciones estén claras para evitar duplicidades o falta de coordinación.
Controlar vencimientos
Las fechas de inicio, vencimiento y entrega permiten controlar los plazos de cada tarea.
El vencimiento indica la fecha límite para realizar el trabajo. Por tanto, es importante mantener este dato actualizado.
Un buen uso de los vencimientos ayuda a priorizar tareas, evitar retrasos y mejorar la planificación del equipo.
Tareas periódicas
Algunas tareas pueden generarse de forma periódica, según la configuración del expediente o del servicio.
Estas tareas son útiles para trabajos que se repiten de forma mensual, trimestral, anual o con cualquier otra frecuencia definida.
Por ejemplo, pueden utilizarse para revisiones recurrentes, obligaciones periódicas, publicaciones, controles internos o seguimientos habituales.
Las tareas periódicas ayudan a evitar olvidos y reducen la necesidad de crear manualmente las mismas tareas cada vez.
Registrar tiempo desde una tarea
Cuando sea necesario, puedes registrar el tiempo dedicado a una tarea concreta.
Esto permite conocer cuánto esfuerzo ha requerido ese trabajo y facilita el análisis posterior de productividad, carga de trabajo o rentabilidad del expediente.
Registrar el tiempo también puede servir para preparar informes internos o justificar horas dedicadas a un cliente o servicio.
Recomendaciones de uso
Mantén actualizados los estados de las tareas. Así el equipo sabrá qué trabajos están pendientes y cuáles ya se han completado.
También es recomendable asignar siempre un encargado claro. De este modo, cada tarea tendrá una persona responsable de su ejecución o seguimiento.
Además, utiliza fechas de vencimiento realistas. Esto ayuda a priorizar mejor el trabajo y evita que el listado de tareas pierda utilidad.
Por último, registra el tiempo dedicado cuando sea relevante. Esta información puede ayudar a mejorar la planificación y analizar la rentabilidad de cada expediente.