Cuadro de Mando en BALTER: Expedientes y Tareas
Cuadro de mando de Expedientes y Tareas en Balter El Cuadro de mando de Expedientes y Tareas en Balter permite consultar de forma resumida la actividad operativa de la empresa o despacho. Desde esta sección puedes revisar indicadores relacionados con expedientes activos, tareas pendientes, tareas en curso, tareas completadas, vencimientos próximos, tiempos registrados y carga de trabajo por encargado o departamento. Su finalidad es ayudar a responsables de equipo, dirección y usuarios de gestión a detectar retrasos, organizar prioridades y tomar decisiones sobre la distribución del trabajo. Además, este panel resulta útil para comprobar si los expedientes avanzan correctamente, si existen tareas acumuladas o si determinados servicios requieren más dedicación de la prevista.
Plantillas de Tareas en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a crear y utilizar modelos de tareas para organizar trabajos recurrentes dentro de los expedientes. El apartado Plantillas de tareas permite crear modelos predefinidos de tareas para aplicarlos a expedientes que siguen una estructura de trabajo similar. Esta herramienta resulta útil cuando la empresa o despacho presta servicios que se repiten con frecuencia y requieren siempre una serie de actuaciones parecidas. En lugar de crear las tareas manualmente cada vez, Balter permite trabajar con plantillas que agilizan la organización del expediente y ayudan a mantener un método común de trabajo. Qué es una plantilla de tareas Una plantilla de tareas es un conjunto de tareas previamente configuradas que puede aplicarse a un expediente. La plantilla puede incluir tareas concretas y descripciones o instrucciones internas. Su finalidad es facilitar la creación de expedientes y asegurar que no se olviden tareas importantes en servicios habituales. Para qué sirven las plantillas de tareas Las plantillas de tareas sirven para ordenar procesos que se repiten dentro de la empresa. De esta forma, el equipo parte de una estructura ya preparada y solo necesita adaptar la información concreta del expediente. Acceder a Plantillas de tareas Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Plantillas de tareas. Desde el listado podrás consultar las plantillas existentes y revisar los modelos disponibles. También podrás crear nuevas plantillas, modificar las actuales o eliminar aquellas que ya no se utilicen. Crear una nueva plantilla Para crear una plantilla, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo modelo. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás configurar la plantilla, que se toma como un listado de tareas concretas para una familia específica. Una vez completada la información, guarda la plantilla para poder utilizarla en futuros expedientes. Añadir tareas a una plantilla Dentro de cada plantilla puedes añadir las tareas que forman parte del proceso. Cada tarea debe describir una actuación concreta que deba realizarse dentro del expediente. Cuanto más clara sea la descripción de cada tarea, más fácil será aplicarla correctamente en el trabajo diario. Usar una plantilla en un expediente Al crear o configurar un expediente, puedes aplicar una plantilla de tareas si la opción está disponible. Balter incorporará las tareas predefinidas al expediente, respetando la estructura configurada en la plantilla. Después podrás revisar las tareas generadas, modificar responsables, ajustar fechas o añadir nuevas tareas si el expediente lo requiere. Modificar una plantilla existente Para modificar una plantilla, localízala en el listado de Plantillas de tareas y accede a su ficha (pulsa en Concepto de venta). Desde ahí podrás actualizar el nombre, la descripción, las tareas incluidas, los responsables, las fechas o cualquier otro dato habilitado. Después de realizar los cambios, guarda la plantilla para que quede actualizada. Ten en cuenta que los cambios afectarán normalmente a futuros expedientes en los que se utilice esa plantilla. Eliminar plantillas que ya no se utilicen Si una plantilla ha quedado obsoleta, puedes eliminarla accediendo a su ficha (botón Eliminar). Antes de hacerlo, conviene revisar si sigue siendo útil para algún servicio recurrente o si puede actualizarse en lugar de eliminarse. Mantener solo plantillas útiles evita confusiones y facilita que el equipo trabaje con modelos claros. Recomendaciones de uso Utiliza nombres claros para identificar cada plantilla. Por ejemplo, en lugar de crear una plantilla con un nombre genérico como “Plantilla 1”, es mejor usar nombres descriptivos como: Declaración de IRPF. Alta de trabajador. Constitución de sociedad. Compraventa de inmueble. Revisión mensual contable. Publicación de contenido. Seguimiento trimestral. Además, revisa periódicamente las plantillas para comprobar que las tareas siguen siendo correctas y que los responsables, plazos o instrucciones están actualizados.
Registro del tiempo en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a registrar, consultar y analizar el tiempo dedicado a clientes, expedientes y tareas. El apartado Registro de tiempo permite anotar el tiempo que cada miembro del equipo dedica a un cliente, expediente o tarea concreta dentro de Balter. Esta información ayuda a conocer la carga real de trabajo, analizar la rentabilidad de los servicios, preparar informes de horas y mejorar la planificación interna del despacho o empresa. Acceder al Registro de tiempo Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Registro de tiempo. Balter mostrará un listado con los tiempos registrados por los miembros del equipo. Desde esta pantalla puedes consultar la información necesaria. Registrar tiempo dedicado Para añadir un nuevo registro, pulsa la opción Registrar tiempo dedicado. A continuación, completa la información necesaria para identificar correctamente el trabajo realizado. Una vez completada la información, guarda el registro para que quede incorporado al sistema. Detallar correctamente el trabajo realizado El campo de detalle es importante para explicar qué se ha hecho durante el tiempo registrado. Conviene utilizar descripciones claras y breves. Por ejemplo: Revisión de documentación. Redacción de escrito. Llamada con cliente. Preparación de factura. Revisión de expediente. Gestión administrativa. Análisis de información recibida. Una buena descripción ayuda a entender el contexto del trabajo y facilita la revisión posterior. Editar un registro de tiempo Si necesitas corregir un tiempo ya registrado, localízalo en el listado y accede a la opción de edición. Desde ahí podrás modificar la duración, la fecha, el expediente, la tarea relacionada o la descripción del trabajo. Después de hacer los cambios, guarda la información para que el registro quede actualizado. Preparar informes de horas El Registro de tiempo puede utilizarse para preparar informes internos o informes de horas relacionados con un cliente o expediente. Estos informes resultan útiles para revisar el tiempo invertido, justificar trabajos realizados, controlar servicios por horas o analizar la rentabilidad de una actividad. También permiten comparar el tiempo previsto con el tiempo realmente dedicado. Analizar carga de trabajo y rentabilidad Registrar el tiempo permite conocer mejor cómo se distribuye el trabajo dentro del equipo. Esta información puede ayudar a detectar: Clientes que requieren más dedicación de la prevista. Expedientes con exceso de horas. Tareas que consumen demasiado tiempo. Miembros del equipo con mayor carga de trabajo. Servicios que pueden necesitar revisión de honorarios. Por tanto, el registro de tiempo no solo sirve para controlar horas, sino también para tomar mejores decisiones de gestión. Exportar información Puedes exportar los registros de tiempo a Excel. Esto permite trabajar la información fuera de Balter, preparar análisis internos, revisar productividad o compartir datos con responsables de gestión. Antes de exportar, es recomendable aplicar los filtros adecuados para obtener solo la información que necesitas. Recomendaciones de uso Registra el tiempo lo antes posible después de realizar el trabajo. Así evitarás olvidos y los datos serán más precisos. También es recomendable vincular cada registro al expediente o tarea correspondiente. De este modo, el tiempo quedará correctamente asociado al trabajo realizado. Además, utiliza descripciones claras para que otros usuarios puedan entender fácilmente la actividad registrada.
Tareas en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a organizar tareas, responsables, estados y vencimientos dentro del módulo de Expedientes y Tareas. El apartado Tareas permite controlar los trabajos que deben realizarse dentro de los expedientes registrados en Balter. Cada tarea representa una actuación concreta: una gestión pendiente, una revisión, una entrega, una llamada, una preparación documental o cualquier trabajo necesario para avanzar en un expediente. Esta sección ayuda al equipo a saber qué tareas están pendientes, cuáles están en curso, quién debe realizarlas y qué plazo tiene cada una. Acceder al listado de tareas Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Tareas. Balter mostrará un listado con las tareas registradas en la plataforma. Desde esta pantalla puedes consultar toda la información relacionada con las tareas. También podrás acceder a un listado de tareas si entras en la ficha de un expediente concreto. Crear una nueva tarea Para crear una tarea, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo registro. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás completar la información necesaria. Una vez completada la información, guarda la tarea para que quede registrada en Balter. Consultar una tarea Desde el listado puedes acceder al detalle de cada tarea. En esta vista podrás revisar la información relacionada con el trabajo pendiente, el expediente al que pertenece, los responsables asignados, las fechas previstas y el estado actual. Consultar la tarea antes de modificarla ayuda a entender su contexto y evitar cambios incorrectos. Modificar una tarea existente Para modificar una tarea, localízala en el listado y accede a la opción de edición. Desde ahí podrás actualizar la descripción, el encargado, el estado, las fechas, las observaciones o cualquier otro dato habilitado. Después de realizar cambios, guarda la información para que quede actualizada en Balter. Cambiar el estado de una tarea Cada tarea puede tener un estado que indica su situación dentro del flujo de trabajo. Los estados pueden variar según la configuración, pero normalmente permiten diferenciar entre tareas pendientes, en proceso, completadas o canceladas. Actualizar el estado es importante para que el equipo pueda saber qué trabajos siguen abiertos y cuáles ya se han finalizado. Además, ayuda a que los listados y cuadros de mando reflejen una situación más real de la actividad diaria. Asignar encargados Las tareas pueden asignarse a uno o varios miembros del equipo. Esta asignación permite saber quién debe realizar el trabajo y quién tiene responsabilidad sobre su seguimiento. Cuando una tarea tiene varios encargados, es recomendable que las funciones estén claras para evitar duplicidades o falta de coordinación. Controlar vencimientos Las fechas de inicio, vencimiento y entrega permiten controlar los plazos de cada tarea. El vencimiento indica la fecha límite para realizar el trabajo. Por tanto, es importante mantener este dato actualizado. Un buen uso de los vencimientos ayuda a priorizar tareas, evitar retrasos y mejorar la planificación del equipo. Tareas periódicas Algunas tareas pueden generarse de forma periódica, según la configuración del expediente o del servicio. Estas tareas son útiles para trabajos que se repiten de forma mensual, trimestral, anual o con cualquier otra frecuencia definida. Por ejemplo, pueden utilizarse para revisiones recurrentes, obligaciones periódicas, publicaciones, controles internos o seguimientos habituales. Las tareas periódicas ayudan a evitar olvidos y reducen la necesidad de crear manualmente las mismas tareas cada vez. Registrar tiempo desde una tarea Cuando sea necesario, puedes registrar el tiempo dedicado a una tarea concreta. Esto permite conocer cuánto esfuerzo ha requerido ese trabajo y facilita el análisis posterior de productividad, carga de trabajo o rentabilidad del expediente. Registrar el tiempo también puede servir para preparar informes internos o justificar horas dedicadas a un cliente o servicio. Recomendaciones de uso Mantén actualizados los estados de las tareas. Así el equipo sabrá qué trabajos están pendientes y cuáles ya se han completado. También es recomendable asignar siempre un encargado claro. De este modo, cada tarea tendrá una persona responsable de su ejecución o seguimiento. Además, utiliza fechas de vencimiento realistas. Esto ayuda a priorizar mejor el trabajo y evita que el listado de tareas pierda utilidad. Por último, registra el tiempo dedicado cuando sea relevante. Esta información puede ayudar a mejorar la planificación y analizar la rentabilidad de cada expediente.
Expedientes en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a organizar los servicios y asuntos activos de tus clientes desde el módulo de Expedientes y Tareas. El apartado Expedientes permite gestionar los asuntos, encargos o servicios activos dentro de Balter. Cada expediente reúne la información principal de un trabajo concreto: cliente, descripción del servicio, estado, encargado, tareas asociadas, fechas, información económica y otros datos necesarios para su seguimiento. Este apartado ayuda a mantener el trabajo organizado y facilita que el equipo pueda saber en todo momento qué expedientes están en curso, quién los gestiona y qué tareas quedan pendientes. Acceder al listado de expedientes Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Expedientes. Balter mostrará un listado con los expedientes registrados en la plataforma. Desde esta pantalla puedes consultar toda la información necesaria. Crear un nuevo expediente Para crear un expediente, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo registro. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás completar la información necesaria para identificar el asunto. Una vez completada la información, guarda el expediente para que quede registrado en Balter. Crear un expediente desde un presupuesto aceptado En muchos casos, un expediente puede generarse a partir de un presupuesto aceptado. Esta opción permite aprovechar la información ya incluida en el presupuesto, como cliente, servicio, conceptos e importes. Así se evita introducir los mismos datos de nuevo y se mantiene la trazabilidad del proceso. De esta forma, el flujo de trabajo queda conectado: Presupuesto aceptado → Expediente → Tareas → Registro de tiempo → Factura Consultar la ficha del expediente Desde el listado puedes acceder a la ficha completa de cada expediente. En esta vista se reúne la información más importante del asunto, como datos del cliente, descripción del servicio, estado, encargado, tareas, documentos, tiempos registrados y datos vinculados a la facturación. La ficha del expediente funciona como punto central para consultar y gestionar todo lo relacionado con ese trabajo. Desde aquí puedes acceder a Más acciones sobre el expediente. Modificar un expediente Para modificar un expediente, localízalo en el listado, accede a su ficha y pulsa en editar. Desde ahí podrás actualizar datos como descripción, encargado, departamento, estado, fechas, tareas vinculadas o información económica. Después de realizar cambios, guarda la información para que quede actualizada en Balter. Cambiar el estado del expediente Cada expediente puede tener un estado que indica su situación actual. Los estados pueden variar según la configuración, pero normalmente permiten diferenciar entre expedientes en trámite, cerrados, archivados o pendientes de revisión. Actualizar el estado es importante para que el equipo pueda saber qué asuntos siguen activos y cuáles ya han finalizado. Además, ayuda a que los listados y cuadros de mando muestren información más fiable. Gestionar tareas desde el expediente Dentro de un expediente puedes consultar y registrar tareas relacionadas con ese asunto. Estas tareas permiten organizar el trabajo que debe realizar el equipo: actuaciones pendientes, revisiones, entregas, vencimientos o gestiones periódicas. Cada tarea puede estar asignada a uno o varios encargados y contar con fechas de inicio, vencimiento o entrega. Registrar tiempo dedicado Desde un expediente también puede registrarse el tiempo dedicado al cliente o al asunto. Esta información permite conocer cuánto trabajo se ha invertido en un expediente concreto y ayuda a analizar la rentabilidad de los servicios. Además, el registro de tiempo puede utilizarse para preparar informes internos o justificar horas trabajadas cuando sea necesario. Expedientes facturables y no facturables Algunos expedientes pueden estar marcados como facturables o no facturables. Un expediente facturable está vinculado a un servicio que puede generar factura al cliente. En cambio, un expediente no facturable puede utilizarse para trabajos internos, gestiones administrativas, seguimiento interno o tareas que no deben repercutirse económicamente al cliente. Esta clasificación ayuda a diferenciar mejor la actividad productiva, interna y administrativa. Recomendaciones de uso Mantén actualizados los estados de los expedientes para que el equipo pueda trabajar con información fiable. También es recomendable asignar siempre un encargado principal. Así cada asunto tendrá una persona responsable de su seguimiento. Además, utiliza tareas vinculadas para ordenar el trabajo dentro de cada expediente. De este modo, será más fácil controlar vencimientos, entregas y actuaciones pendientes. Por último, registra el tiempo dedicado cuando sea relevante. Esta información puede ser muy útil para analizar carga de trabajo, rentabilidad y planificación interna.
¿Qué puedo hacer desde mi cuenta de BALTER en el módulo de EXPEDIENTES Y TAREAS?
Gestiona expedientes, tareas, tiempos de trabajo y seguimiento operativo desde un único módulo. El módulo de Expedientes y Tareas permite organizar el trabajo operativo de la empresa o despacho dentro de Balter. Desde esta sección puedes consultar expedientes, revisar tareas, registrar el tiempo dedicado, preparar informes de horas y controlar la evolución de los asuntos o servicios activos. Este módulo ayuda a pasar del presupuesto aceptado a la ejecución real del trabajo, manteniendo ordenada la información de cada expediente y facilitando el seguimiento por responsables, departamentos y tareas. Expedientes El apartado Expedientes permite consultar y gestionar los asuntos, servicios o encargos activos dentro de Balter. Cada expediente funciona como una ficha central donde se reúne la información relacionada con un cliente o servicio concreto. Desde esta sección puedes consultar datos como: Número de expediente. Cliente relacionado. Descripción o detalles del servicio. Estado del expediente. Encargado principal. Tareas vinculadas. Fecha de apertura. Información relacionada con facturación. También puedes crear nuevos expedientes, editar los existentes, cambiar su estado, acceder al historial de cambios o registrar tareas asociadas. Tareas El apartado Tareas permite controlar los trabajos concretos que deben realizarse dentro de cada expediente. Una tarea puede ser puntual o periódica, y puede estar asignada a uno o varios miembros del equipo. Desde esta sección puedes consultar información como: Expediente relacionado. Concepto o servicio vinculado. Estado de la tarea. Descripción del trabajo. Fecha de inicio. Fecha límite. Fecha de entrega. Encargados asignados. Esta funcionalidad ayuda a saber qué trabajos están pendientes, cuáles están en curso y cuáles ya se han completado. Registro de tiempo El Registro de tiempo permite anotar el tiempo dedicado a un cliente, expediente o tarea concreta. Esta información es útil para analizar la carga de trabajo, preparar informes internos, revisar la rentabilidad de determinados servicios y conocer el esfuerzo real dedicado por el equipo. Desde esta sección puedes registrar nuevos tiempos, editar registros existentes y filtrar la información por encargado, tipo de trabajo o período. Informes de horas Cuando se registra el tiempo dedicado a expedientes o tareas, Balter puede facilitar la preparación de informes de horas. Estos informes permiten revisar el tiempo invertido en un cliente, servicio, expediente o período concreto. Son especialmente útiles para servicios por horas, seguimiento interno, análisis de productividad o revisión de rentabilidad. Plantillas y tareas periódicas En determinados expedientes, Balter permite trabajar con plantillas de tareas o tareas periódicas. Las plantillas ayudan a crear conjuntos de tareas habituales para servicios que se repiten con frecuencia. Las tareas periódicas permiten programar trabajos recurrentes, como gestiones mensuales, trimestrales, anuales o cualquier otra periodicidad configurada. Esto evita tener que crear manualmente las mismas tareas cada vez y ayuda a mantener una metodología de trabajo más ordenada. Cuadro de mando El Cuadro de mando del módulo de Expedientes y Tareas permite obtener una visión resumida de la actividad operativa. Desde este panel puedes revisar indicadores relacionados con expedientes activos, tareas pendientes, tareas completadas, vencimientos, carga de trabajo por encargado y tiempos registrados. Su finalidad es ayudar a responsables, dirección y equipos de gestión a controlar mejor la actividad diaria y detectar posibles retrasos, acumulaciones de trabajo o expedientes próximos a vencimiento.