Tareas en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a organizar tareas, responsables, estados y vencimientos dentro del módulo de Expedientes y Tareas. El apartado Tareas permite controlar los trabajos que deben realizarse dentro de los expedientes registrados en Balter. Cada tarea representa una actuación concreta: una gestión pendiente, una revisión, una entrega, una llamada, una preparación documental o cualquier trabajo necesario para avanzar en un expediente. Esta sección ayuda al equipo a saber qué tareas están pendientes, cuáles están en curso, quién debe realizarlas y qué plazo tiene cada una. Acceder al listado de tareas Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Tareas. Balter mostrará un listado con las tareas registradas en la plataforma. Desde esta pantalla puedes consultar toda la información relacionada con las tareas. También podrás acceder a un listado de tareas si entras en la ficha de un expediente concreto. Crear una nueva tarea Para crear una tarea, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo registro. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás completar la información necesaria. Una vez completada la información, guarda la tarea para que quede registrada en Balter. Consultar una tarea Desde el listado puedes acceder al detalle de cada tarea. En esta vista podrás revisar la información relacionada con el trabajo pendiente, el expediente al que pertenece, los responsables asignados, las fechas previstas y el estado actual. Consultar la tarea antes de modificarla ayuda a entender su contexto y evitar cambios incorrectos. Modificar una tarea existente Para modificar una tarea, localízala en el listado y accede a la opción de edición. Desde ahí podrás actualizar la descripción, el encargado, el estado, las fechas, las observaciones o cualquier otro dato habilitado. Después de realizar cambios, guarda la información para que quede actualizada en Balter. Cambiar el estado de una tarea Cada tarea puede tener un estado que indica su situación dentro del flujo de trabajo. Los estados pueden variar según la configuración, pero normalmente permiten diferenciar entre tareas pendientes, en proceso, completadas o canceladas. Actualizar el estado es importante para que el equipo pueda saber qué trabajos siguen abiertos y cuáles ya se han finalizado. Además, ayuda a que los listados y cuadros de mando reflejen una situación más real de la actividad diaria. Asignar encargados Las tareas pueden asignarse a uno o varios miembros del equipo. Esta asignación permite saber quién debe realizar el trabajo y quién tiene responsabilidad sobre su seguimiento. Cuando una tarea tiene varios encargados, es recomendable que las funciones estén claras para evitar duplicidades o falta de coordinación. Controlar vencimientos Las fechas de inicio, vencimiento y entrega permiten controlar los plazos de cada tarea. El vencimiento indica la fecha límite para realizar el trabajo. Por tanto, es importante mantener este dato actualizado. Un buen uso de los vencimientos ayuda a priorizar tareas, evitar retrasos y mejorar la planificación del equipo. Tareas periódicas Algunas tareas pueden generarse de forma periódica, según la configuración del expediente o del servicio. Estas tareas son útiles para trabajos que se repiten de forma mensual, trimestral, anual o con cualquier otra frecuencia definida. Por ejemplo, pueden utilizarse para revisiones recurrentes, obligaciones periódicas, publicaciones, controles internos o seguimientos habituales. Las tareas periódicas ayudan a evitar olvidos y reducen la necesidad de crear manualmente las mismas tareas cada vez. Registrar tiempo desde una tarea Cuando sea necesario, puedes registrar el tiempo dedicado a una tarea concreta. Esto permite conocer cuánto esfuerzo ha requerido ese trabajo y facilita el análisis posterior de productividad, carga de trabajo o rentabilidad del expediente. Registrar el tiempo también puede servir para preparar informes internos o justificar horas dedicadas a un cliente o servicio. Recomendaciones de uso Mantén actualizados los estados de las tareas. Así el equipo sabrá qué trabajos están pendientes y cuáles ya se han completado. También es recomendable asignar siempre un encargado claro. De este modo, cada tarea tendrá una persona responsable de su ejecución o seguimiento. Además, utiliza fechas de vencimiento realistas. Esto ayuda a priorizar mejor el trabajo y evita que el listado de tareas pierda utilidad. Por último, registra el tiempo dedicado cuando sea relevante. Esta información puede ayudar a mejorar la planificación y analizar la rentabilidad de cada expediente.
Expedientes en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a organizar los servicios y asuntos activos de tus clientes desde el módulo de Expedientes y Tareas. El apartado Expedientes permite gestionar los asuntos, encargos o servicios activos dentro de Balter. Cada expediente reúne la información principal de un trabajo concreto: cliente, descripción del servicio, estado, encargado, tareas asociadas, fechas, información económica y otros datos necesarios para su seguimiento. Este apartado ayuda a mantener el trabajo organizado y facilita que el equipo pueda saber en todo momento qué expedientes están en curso, quién los gestiona y qué tareas quedan pendientes. Acceder al listado de expedientes Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Expedientes. Balter mostrará un listado con los expedientes registrados en la plataforma. Desde esta pantalla puedes consultar toda la información necesaria. Crear un nuevo expediente Para crear un expediente, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo registro. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás completar la información necesaria para identificar el asunto. Una vez completada la información, guarda el expediente para que quede registrado en Balter. Crear un expediente desde un presupuesto aceptado En muchos casos, un expediente puede generarse a partir de un presupuesto aceptado. Esta opción permite aprovechar la información ya incluida en el presupuesto, como cliente, servicio, conceptos e importes. Así se evita introducir los mismos datos de nuevo y se mantiene la trazabilidad del proceso. De esta forma, el flujo de trabajo queda conectado: Presupuesto aceptado → Expediente → Tareas → Registro de tiempo → Factura Consultar la ficha del expediente Desde el listado puedes acceder a la ficha completa de cada expediente. En esta vista se reúne la información más importante del asunto, como datos del cliente, descripción del servicio, estado, encargado, tareas, documentos, tiempos registrados y datos vinculados a la facturación. La ficha del expediente funciona como punto central para consultar y gestionar todo lo relacionado con ese trabajo. Desde aquí puedes acceder a Más acciones sobre el expediente. Modificar un expediente Para modificar un expediente, localízalo en el listado, accede a su ficha y pulsa en editar. Desde ahí podrás actualizar datos como descripción, encargado, departamento, estado, fechas, tareas vinculadas o información económica. Después de realizar cambios, guarda la información para que quede actualizada en Balter. Cambiar el estado del expediente Cada expediente puede tener un estado que indica su situación actual. Los estados pueden variar según la configuración, pero normalmente permiten diferenciar entre expedientes en trámite, cerrados, archivados o pendientes de revisión. Actualizar el estado es importante para que el equipo pueda saber qué asuntos siguen activos y cuáles ya han finalizado. Además, ayuda a que los listados y cuadros de mando muestren información más fiable. Gestionar tareas desde el expediente Dentro de un expediente puedes consultar y registrar tareas relacionadas con ese asunto. Estas tareas permiten organizar el trabajo que debe realizar el equipo: actuaciones pendientes, revisiones, entregas, vencimientos o gestiones periódicas. Cada tarea puede estar asignada a uno o varios encargados y contar con fechas de inicio, vencimiento o entrega. Registrar tiempo dedicado Desde un expediente también puede registrarse el tiempo dedicado al cliente o al asunto. Esta información permite conocer cuánto trabajo se ha invertido en un expediente concreto y ayuda a analizar la rentabilidad de los servicios. Además, el registro de tiempo puede utilizarse para preparar informes internos o justificar horas trabajadas cuando sea necesario. Expedientes facturables y no facturables Algunos expedientes pueden estar marcados como facturables o no facturables. Un expediente facturable está vinculado a un servicio que puede generar factura al cliente. En cambio, un expediente no facturable puede utilizarse para trabajos internos, gestiones administrativas, seguimiento interno o tareas que no deben repercutirse económicamente al cliente. Esta clasificación ayuda a diferenciar mejor la actividad productiva, interna y administrativa. Recomendaciones de uso Mantén actualizados los estados de los expedientes para que el equipo pueda trabajar con información fiable. También es recomendable asignar siempre un encargado principal. Así cada asunto tendrá una persona responsable de su seguimiento. Además, utiliza tareas vinculadas para ordenar el trabajo dentro de cada expediente. De este modo, será más fácil controlar vencimientos, entregas y actuaciones pendientes. Por último, registra el tiempo dedicado cuando sea relevante. Esta información puede ser muy útil para analizar carga de trabajo, rentabilidad y planificación interna.
Configuración y Herramientas en BALTER: Gestión Interna
Aprende para qué sirven las herramientas de configuración interna y cómo ayudan a organizar mejor la información de las personas en Balter. Dentro del módulo de Gestión Interna, el apartado Configuración y herramientas reúne opciones pensadas para administrar y organizar mejor la información interna de la plataforma. Desde esta sección puedes acceder a tres herramientas principales: Cambio de encargados en masa. Etiquetas de personas. Configurar campos de la ficha. Estas funcionalidades están orientadas a usuarios con permisos de administración o gestión avanzada, ya que permiten modificar información que puede afectar a múltiples personas, fichas o listados dentro de Balter. Cambio de encargados en masa La herramienta Cambio de encargados en masa permite modificar de forma conjunta el encargado asignado a varias personas o registros. Esta opción resulta útil cuando se produce un cambio interno en la organización, una redistribución de clientes, una reorganización de departamentos o una sustitución temporal de responsables. En lugar de cambiar el encargado ficha por ficha, Balter permite aplicar el cambio de forma más rápida y ordenada. Puede utilizarse, por ejemplo, cuando: Un miembro del equipo deja de gestionar determinados clientes. Se reasigna una cartera completa a otro responsable. Cambia la estructura de departamentos. Se reorganizan funciones internas. Es necesario actualizar encargados tras una incorporación o salida del equipo. Antes de aplicar un cambio en masa, conviene revisar bien los registros afectados para evitar modificaciones incorrectas. Etiquetas de personas La herramienta Etiquetas de personas permite crear y gestionar etiquetas para clasificar personas dentro de Balter. Estas etiquetas ayudan a segmentar la información y a localizar perfiles de forma más rápida en listados, filtros o búsquedas. Pueden utilizarse para identificar características, estados o categorías internas de clientes, proveedores, contactos, miembros del equipo u otras personas registradas en la plataforma. Algunos ejemplos de etiquetas podrían ser: Cliente recurrente. Cliente potencial. Proveedor habitual. Contacto institucional. Colaborador externo. Prioridad alta. Pendiente de revisión. Documentación incompleta. Igualmente, como cualquier concepto en Balter, puede editarse. Utilizar etiquetas de forma ordenada permite que la información sea más fácil de consultar y que el equipo pueda trabajar con criterios comunes. Configurar campos de la ficha La herramienta Configurar campos de la ficha permite adaptar los campos visibles o disponibles dentro de las fichas de personas. Esta opción ayuda a personalizar la información que se recoge en Balter según las necesidades de la empresa. Dependiendo de la configuración y permisos, puede utilizarse para organizar campos, añadir información específica, ajustar formularios o estructurar mejor los datos que aparecen en una ficha. Esta herramienta resulta útil cuando la entidad necesita recoger información adicional que no aparece por defecto o cuando quiere ordenar mejor los datos de clientes, proveedores, empleados, afiliados o contactos de interés. Por ejemplo, puede servir para configurar campos relacionados con: Datos administrativos. Información comercial. Clasificaciones internas. Campos de seguimiento. Información documental. Datos específicos de una actividad o departamento. Recomendaciones de uso Estas herramientas deben utilizarse con cuidado, especialmente cuando afecten a muchos registros o cambien la forma en que se muestra la información en Balter. También conviene mantener criterios homogéneos para evitar duplicidades, etiquetas confusas o campos innecesarios.