Registro del tiempo en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a registrar, consultar y analizar el tiempo dedicado a clientes, expedientes y tareas. El apartado Registro de tiempo permite anotar el tiempo que cada miembro del equipo dedica a un cliente, expediente o tarea concreta dentro de Balter. Esta información ayuda a conocer la carga real de trabajo, analizar la rentabilidad de los servicios, preparar informes de horas y mejorar la planificación interna del despacho o empresa. Acceder al Registro de tiempo Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Registro de tiempo. Balter mostrará un listado con los tiempos registrados por los miembros del equipo. Desde esta pantalla puedes consultar la información necesaria. Registrar tiempo dedicado Para añadir un nuevo registro, pulsa la opción Registrar tiempo dedicado. A continuación, completa la información necesaria para identificar correctamente el trabajo realizado. Una vez completada la información, guarda el registro para que quede incorporado al sistema. Detallar correctamente el trabajo realizado El campo de detalle es importante para explicar qué se ha hecho durante el tiempo registrado. Conviene utilizar descripciones claras y breves. Por ejemplo: Revisión de documentación. Redacción de escrito. Llamada con cliente. Preparación de factura. Revisión de expediente. Gestión administrativa. Análisis de información recibida. Una buena descripción ayuda a entender el contexto del trabajo y facilita la revisión posterior. Editar un registro de tiempo Si necesitas corregir un tiempo ya registrado, localízalo en el listado y accede a la opción de edición. Desde ahí podrás modificar la duración, la fecha, el expediente, la tarea relacionada o la descripción del trabajo. Después de hacer los cambios, guarda la información para que el registro quede actualizado. Preparar informes de horas El Registro de tiempo puede utilizarse para preparar informes internos o informes de horas relacionados con un cliente o expediente. Estos informes resultan útiles para revisar el tiempo invertido, justificar trabajos realizados, controlar servicios por horas o analizar la rentabilidad de una actividad. También permiten comparar el tiempo previsto con el tiempo realmente dedicado. Analizar carga de trabajo y rentabilidad Registrar el tiempo permite conocer mejor cómo se distribuye el trabajo dentro del equipo. Esta información puede ayudar a detectar: Clientes que requieren más dedicación de la prevista. Expedientes con exceso de horas. Tareas que consumen demasiado tiempo. Miembros del equipo con mayor carga de trabajo. Servicios que pueden necesitar revisión de honorarios. Por tanto, el registro de tiempo no solo sirve para controlar horas, sino también para tomar mejores decisiones de gestión. Exportar información Puedes exportar los registros de tiempo a Excel. Esto permite trabajar la información fuera de Balter, preparar análisis internos, revisar productividad o compartir datos con responsables de gestión. Antes de exportar, es recomendable aplicar los filtros adecuados para obtener solo la información que necesitas. Recomendaciones de uso Registra el tiempo lo antes posible después de realizar el trabajo. Así evitarás olvidos y los datos serán más precisos. También es recomendable vincular cada registro al expediente o tarea correspondiente. De este modo, el tiempo quedará correctamente asociado al trabajo realizado. Además, utiliza descripciones claras para que otros usuarios puedan entender fácilmente la actividad registrada.
¿Qué puedo hacer desde mi cuenta de BALTER en el módulo de EXPEDIENTES Y TAREAS?
Gestiona expedientes, tareas, tiempos de trabajo y seguimiento operativo desde un único módulo. El módulo de Expedientes y Tareas permite organizar el trabajo operativo de la empresa o despacho dentro de Balter. Desde esta sección puedes consultar expedientes, revisar tareas, registrar el tiempo dedicado, preparar informes de horas y controlar la evolución de los asuntos o servicios activos. Este módulo ayuda a pasar del presupuesto aceptado a la ejecución real del trabajo, manteniendo ordenada la información de cada expediente y facilitando el seguimiento por responsables, departamentos y tareas. Expedientes El apartado Expedientes permite consultar y gestionar los asuntos, servicios o encargos activos dentro de Balter. Cada expediente funciona como una ficha central donde se reúne la información relacionada con un cliente o servicio concreto. Desde esta sección puedes consultar datos como: Número de expediente. Cliente relacionado. Descripción o detalles del servicio. Estado del expediente. Encargado principal. Tareas vinculadas. Fecha de apertura. Información relacionada con facturación. También puedes crear nuevos expedientes, editar los existentes, cambiar su estado, acceder al historial de cambios o registrar tareas asociadas. Tareas El apartado Tareas permite controlar los trabajos concretos que deben realizarse dentro de cada expediente. Una tarea puede ser puntual o periódica, y puede estar asignada a uno o varios miembros del equipo. Desde esta sección puedes consultar información como: Expediente relacionado. Concepto o servicio vinculado. Estado de la tarea. Descripción del trabajo. Fecha de inicio. Fecha límite. Fecha de entrega. Encargados asignados. Esta funcionalidad ayuda a saber qué trabajos están pendientes, cuáles están en curso y cuáles ya se han completado. Registro de tiempo El Registro de tiempo permite anotar el tiempo dedicado a un cliente, expediente o tarea concreta. Esta información es útil para analizar la carga de trabajo, preparar informes internos, revisar la rentabilidad de determinados servicios y conocer el esfuerzo real dedicado por el equipo. Desde esta sección puedes registrar nuevos tiempos, editar registros existentes y filtrar la información por encargado, tipo de trabajo o período. Informes de horas Cuando se registra el tiempo dedicado a expedientes o tareas, Balter puede facilitar la preparación de informes de horas. Estos informes permiten revisar el tiempo invertido en un cliente, servicio, expediente o período concreto. Son especialmente útiles para servicios por horas, seguimiento interno, análisis de productividad o revisión de rentabilidad. Plantillas y tareas periódicas En determinados expedientes, Balter permite trabajar con plantillas de tareas o tareas periódicas. Las plantillas ayudan a crear conjuntos de tareas habituales para servicios que se repiten con frecuencia. Las tareas periódicas permiten programar trabajos recurrentes, como gestiones mensuales, trimestrales, anuales o cualquier otra periodicidad configurada. Esto evita tener que crear manualmente las mismas tareas cada vez y ayuda a mantener una metodología de trabajo más ordenada. Cuadro de mando El Cuadro de mando del módulo de Expedientes y Tareas permite obtener una visión resumida de la actividad operativa. Desde este panel puedes revisar indicadores relacionados con expedientes activos, tareas pendientes, tareas completadas, vencimientos, carga de trabajo por encargado y tiempos registrados. Su finalidad es ayudar a responsables, dirección y equipos de gestión a controlar mejor la actividad diaria y detectar posibles retrasos, acumulaciones de trabajo o expedientes próximos a vencimiento.