Firma Remota en BALTER: Oportunidades y Presupuestos
Aprende a enviar un presupuesto al cliente para que pueda revisarlo y aceptarlo mediante firma remota. Introducción La opción de firma remota de presupuestos permite enviar una propuesta al cliente para que pueda aceptarla de forma digital, sin necesidad de imprimir, firmar, escanear o devolver el documento manualmente. Esta funcionalidad forma parte del módulo de Oportunidades y Presupuestos y ayuda a agilizar la aceptación de propuestas comerciales, dejando el proceso más ordenado dentro de Balter. Para qué sirve la firma remota La firma remota sirve para formalizar la aceptación de un presupuesto de manera más rápida y cómoda. Desde Balter, el usuario puede enviar el presupuesto al cliente para que este lo revise y lo firme a distancia. Esta opción resulta especialmente útil cuando: El cliente no está presencialmente en la oficina. Se trabaja con clientes de otras ciudades o países. Se quiere acelerar la aceptación de una propuesta. Se desea evitar el intercambio manual de documentos. Se necesita dejar constancia del envío y aceptación del presupuesto. Antes de enviar el presupuesto Antes de enviar un presupuesto para firma remota, revisa que toda la información sea correcta. Comprueba especialmente: Cliente destinatario. Conceptos incluidos. Importes. Tipo de contratación. Descripción del servicio. Condiciones del presupuesto. Datos de contacto del cliente. Documento PDF generado. Esta revisión evita errores y asegura que el cliente reciba una propuesta clara y completa. Enviar el presupuesto para firma remota Para enviar un presupuesto para firma remota, accede al presupuesto correspondiente dentro del módulo Oportunidades y Presupuestos. Una vez dentro, utiliza la opción Enviar para firma remota o la acción equivalente disponible en la pantalla. Balter preparará el envío para que el cliente pueda recibir el presupuesto y completar el proceso de aceptación digital. Según la configuración de la plataforma, el sistema puede permitir revisar el mensaje de envío, confirmar el destinatario o comprobar el documento antes de enviarlo. Seguimiento del envío Después de enviar el presupuesto, es recomendable revisar su estado dentro de Balter. El sistema puede conservar información sobre el envío, el historial de comunicaciones o el estado del presupuesto, lo que permite saber si la propuesta sigue pendiente, ha sido aceptada o requiere seguimiento. Mantener actualizado este estado ayuda al equipo comercial a controlar qué presupuestos siguen abiertos y cuáles ya pueden avanzar hacia expediente o facturación. Qué ocurre cuando el cliente acepta el presupuesto Cuando el cliente acepta el presupuesto mediante firma remota, el presupuesto puede pasar a un estado de aceptación o quedar preparado para continuar con el siguiente paso del proceso. Según la configuración de Balter, desde un presupuesto aceptado se puede generar un expediente o iniciar otros procesos vinculados a la prestación del servicio. Esto permite pasar de la fase comercial a la fase operativa de forma más ordenada. Recomendaciones de uso Utiliza la firma remota cuando quieras agilizar la aceptación de presupuestos y reducir gestiones manuales. Antes de enviar, revisa siempre el documento y confirma que el cliente destinatario es correcto. También es recomendable hacer seguimiento de los presupuestos enviados, especialmente si no han sido aceptados en un plazo razonable.