Los formatos de factura electrónica en España: diferencias, usos y obligaciones desde 2027

La digitalización del proceso de facturación no es un fenómeno nuevo en España. Desde la implementación obligatoria del formato Facturae en las relaciones con el sector público, hasta la reciente irrupción del sistema Verifactu y el modelo foral TicketBAI, las empresas se han visto inmersas en un escenario cada vez más reglado y complejo. A esta heterogeneidad se suma la aprobación del Real Decreto 1007/2023 y su normativa de desarrollo, que marca un antes y un después en la manera en que autónomos y empresas deben emitir sus facturas.

Pero ¿qué formatos existen realmente? ¿Son todos válidos? ¿Qué obligaciones comportan? ¿Y qué cambios trae consigo la entrada en vigor escalonada del sistema Verifactu?

Veámoslo con precisión.

Facturae: el estándar público

Facturae es, por así decirlo, el veterano del grupo. Nació con la Ley 25/2013 y su uso es obligatorio para todas aquellas empresas que facturan a las Administraciones Públicas. Se trata de un formato electrónico estructurado en XML que debe ser firmado digitalmente y enviado a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe).

¿Para qué se usa?

• Exclusivamente para relaciones B2G (Empresa–Administración).
• No implica remisión voluntaria ni validación automática por la AEAT.
• El control recae en la propia Administración receptora.

A pesar de ser una herramienta ya asentada, no sirve para cumplir las obligaciones del sistema Verifactu ni del TicketBAI. Es, en suma, un formato con función específica y de uso limitado a la relación de las Empresas con las Administraciones.

VERIFACTU: el nuevo paradigma estatal

La verdadera transformación llega con Verifactu, un sistema que nace del citado RD 1007/2023 y cuya aplicación práctica ha sido precisada por la Orden HAC/1177/2024. Su objetivo: garantizar la trazabilidad, integridad, conservación e inalterabilidad de los registros de facturación. Su ámbito de aplicación es el régimen común, es decir, todo el territorio nacional excepto las comunidades forales del País Vasco y Navarra.

Pero Verifactu no es un formato, sino un sistema que puede funcionar bajo dos modalidades diferenciadas:

1)     Modalidad VERI*FACTU

• El sistema remite automáticamente cada registro de facturación a la AEAT.
• Se presume el cumplimiento de las obligaciones técnicas y de seguridad.
• La factura debe incluir un código QR que permite al destinatario comprobar su veracidad en la sede electrónica de la AEAT.

2)     Modalidad NO VERI*FACTU

• No se produce remisión automática a Hacienda.
• El sistema debe generar registros con huella digital (hash) y firma electrónica.
• Debe conservar un registro de eventos, y estar preparado para remitir la información si es requerida.

Ambas modalidades son válidas y cumplen la ley, pero la elección entre una u otra tiene implicaciones técnicas, jurídicas y de costes. En definitiva, quien opte por la modalidad NO VERI*FACTU deberá extremar las precauciones en la documentación y conservación de los registros, pues la carga de prueba será mayor.

TicketBAI: la excepción foral

En paralelo, las haciendas forales del País Vasco han desarrollado su propio sistema de control de facturación: TicketBAI. Obligatorio ya en muchas actividades y sectores, exige que cada factura sea firmada digitalmente y enviada en tiempo real a la correspondiente hacienda foral.

¿En qué se diferencia?

• Es incompatible con Verifactu.
• Requiere el uso de claves específicas y estructuras propias.
• Se aplica exclusivamente en Álava, Bizkaia y Gipuzkoa.

En este caso, lo que para la AEAT será una obligación desde 2027, en el País Vasco es ya una realidad consolidada.

Otros formatos a tener en cuenta

Aunque menos conocidos, existen otros formatos estructurados que deben ser mencionados, especialmente en el contexto de la factura electrónica B2B y del comercio internacional:

UBL, CII y EDIFACT

Estos son formatos estructurados europeos admitidos por el Reglamento de factura electrónica que desarrolla la Ley Crea y Crece, pensados para favorecer la interoperabilidad en el ámbito B2B y transfronterizo. Se ajustan al modelo semántico europeo EN16931.

SII (Suministro Inmediato de Información)

Aunque no es un formato, sino un sistema de gestión del IVA, el SII exime del cumplimiento de Verifactu. Aquellos contribuyentes que ya remiten sus libros de IVA en tiempo real a la AEAT, como los grandes contribuyentes, quedan fuera del ámbito del RD 1007/2023, tal y como ratifica el RD 254/2025.

Calendario de entrada en vigor

El régimen Verifactu no entra en vigor de forma simultánea para todos. La disposición final del RD 254/2025 establece:

• 1 de enero de 2027: para contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027: para el resto de los obligados, incluidos autónomos.
• Desde el 29 de julio de 2025: todos los programas comercializados deben estar adaptados.

Conclusión: un mapa de sistemas más complejo de lo que parece

La coexistencia de múltiples formatos y sistemas plantea una pregunta fundamental: ¿estamos ante un proceso de modernización eficaz o ante una nueva barrera regulatoria? La intención del legislador parece clara: reforzar el control tributario y fomentar la trazabilidad. Pero la diversidad de normas (estatales y forales), formatos (estructurados o no), y modalidades (con remisión o sin ella), obliga a las empresas a un esfuerzo de adaptación significativo.

Lo que antes era una cuestión tecnológica —tener un programa de facturación— pasa a ser ahora una cuestión jurídica y estratégica. Elegir mal la modalidad de Verifactu o desconocer las implicaciones del SII o TicketBAI puede traducirse en incumplimientos graves, con sus correspondientes consecuencias sancionadoras.

A partir de la entrada en vigor de Verifactu, no bastará con saber emitir una factura: habrá que demostrar que se ha hecho conforme a derecho, a tiempo y con todas las garantías.