Repositorio de Documentos: Funcionalidades
Sube, organiza, busca, descarga y comparte documentos desde un archivo digital seguro. El Repositorio de documentos de Balter incluye distintas funcionalidades orientadas a facilitar la gestión documental del despacho y mejorar el intercambio de información con los clientes. Desde este módulo se pueden subir documentos, clasificarlos por categoría, descargarlos, previsualizarlos, buscar archivos y controlar versiones. También permite que el cliente envíe documentación directamente al despacho desde la plataforma. Enviar documentos al despacho La funcionalidad de Enviar documentos al despacho permite que el cliente suba archivos directamente a Balter. De esta forma, el despacho recibe la documentación dentro de la plataforma, organizada y vinculada al usuario correspondiente, sin necesidad de recurrir al correo electrónico. Cada envío puede incluir información como: Tipo de documento. Descripción o aclaraciones. Archivo adjunto. Fecha y hora de envío. Estado del documento. El estado permite diferenciar entre documentos recibidos y documentos revisados por el despacho. Formatos de archivo admitidos El Repositorio de documentos permite trabajar con los formatos más habituales utilizados en la actividad profesional. Entre ellos pueden encontrarse: PDF. JPG. PNG. DOC. DOCX. XLS. XLSX. Otros formatos estándar. Esta flexibilidad permite subir documentación de distinto tipo: documentos escaneados, imágenes, contratos, hojas de cálculo, informes o archivos administrativos. Categorías de documentos Los documentos pueden organizarse por categorías temáticas para facilitar su localización. Entre las categorías habituales se encuentran: Escrituras. Contratos. Mercantil. Declaraciones. Laboral. Jurídico. Marcas y patentes. Esta clasificación permite mantener una estructura clara y evitar que los documentos queden mezclados o difíciles de encontrar. Escrituras La categoría de Escrituras permite almacenar documentos notariales y actos jurídicos relevantes. Puede incluir, entre otros: Escrituras de constitución de sociedad. Escrituras de compraventa. Escrituras de hipoteca. Poderes notariales. Escrituras de disolución o liquidación. Modificaciones estatutarias. Contratos La categoría de Contratos permite organizar acuerdos y documentos contractuales del cliente. Puede incluir: Contratos de arrendamiento. Contratos de prestación de servicios. Contratos laborales. Contratos de compraventa mercantil. Acuerdos de confidencialidad. Pactos de socios. Mercantil La categoría Mercantil agrupa documentación relacionada con la vida societaria y registral de una empresa. Puede incluir: Estatutos sociales. Actas societarias. Libros registro. Depósitos de cuentas. Certificados registrales. Nombramientos y ceses de administradores. Declaraciones La categoría de Declaraciones permite almacenar documentación tributaria presentada ante organismos públicos. Puede incluir: Declaraciones de IVA. Declaraciones de IRPF. Impuesto sobre Sociedades. Declaraciones informativas. Modelos fiscales periódicos o anuales. Laboral La categoría Laboral reúne documentación vinculada a la relación laboral de los empleados. Puede incluir: Nóminas. Contratos de trabajo. Altas y bajas en Seguridad Social. Liquidaciones de Seguridad Social. Certificados de empresa. Finiquitos y liquidaciones. Jurídico La categoría Jurídico permite organizar documentos derivados de procedimientos judiciales o actuaciones legales. Puede incluir: Demandas. Escritos de contestación. Sentencias. Autos judiciales. Recursos. Notificaciones judiciales. Acuerdos extrajudiciales. Marcas y patentes La categoría de Marcas y patentes permite gestionar documentación relacionada con propiedad industrial e intelectual. Puede incluir: Solicitudes de registro de marca. Certificados de registro. Renovaciones. Patentes y modelos de utilidad. Contratos de licencia. Oposiciones o recursos. Búsqueda, descarga y previsualización El Repositorio de documentos permite localizar archivos mediante búsqueda por nombre o categoría. También permite descargar documentos cuando sea necesario y previsualizar determinados formatos, como PDF o imágenes, directamente desde el navegador. Estas funcionalidades facilitan el acceso rápido a la documentación y reducen el tiempo dedicado a buscar archivos. Control de versiones y seguridad Cuando un documento se actualiza, el sistema puede conservar la versión anterior, permitiendo un mayor control documental. Además, cada archivo puede quedar asociado a una fecha y hora de carga, lo que mejora la trazabilidad. El acceso a la documentación se gestiona mediante permisos de usuario, de forma que cada persona acceda únicamente a los documentos que le correspondan. Resumen El Repositorio de documentos permite: Subir nuevos documentos. Enviar archivos al despacho. Organizar documentos por categoría. Descargar archivos. Previsualizar PDF e imágenes. Buscar documentos por nombre o categoría. Registrar fecha y hora de carga. Mantener control de versiones. Gestionar accesos mediante permisos. Reducir el uso del email para documentos importantes. En conjunto, este módulo permite que la gestión documental sea más ordenada, segura y accesible para el despacho y sus clientes.