Configuración y Herramientas en BALTER: Oportunidades y Presupuestos
Aprende a configurar plantillas, oportunidades, presupuestos y el envío de presupuestos para firma remota. El apartado Configuración y herramientas del módulo de Oportunidades y Presupuestos reúne opciones avanzadas para adaptar el funcionamiento comercial de Balter a la forma de trabajo de la empresa o despacho. Desde esta sección puedes configurar elementos de plantillas, ajustar el comportamiento de las oportunidades, definir parámetros de presupuestos y gestionar el envío de presupuestos para firma remota. Estas herramientas permiten trabajar con procesos más ordenados, propuestas más homogéneas y una configuración comercial adaptada a las necesidades de cada organización. Elementos de plantillas La sección Elementos de plantillas permite gestionar los componentes que se utilizan dentro de las plantillas de presupuesto. Estos elementos ayudan a construir presupuestos de forma más rápida y uniforme, evitando tener que redactar o configurar siempre la misma información desde cero. Pueden utilizarse para organizar textos, conceptos, condiciones, descripciones o bloques habituales que se repiten en las propuestas comerciales. Esta herramienta resulta útil para mantener una estructura común en las plantillas y facilitar que el equipo prepare presupuestos con el mismo criterio. Configurar oportunidades La opción Configurar oportunidades permite ajustar determinados aspectos relacionados con la creación y gestión de oportunidades comerciales. Desde esta configuración se pueden definir criterios, campos, opciones o comportamientos que afectan al seguimiento de oportunidades dentro de Balter. Esta sección ayuda a adaptar el proceso comercial inicial a la forma de trabajo de la empresa, permitiendo que cada oportunidad se registre con la información necesaria para su seguimiento. Una buena configuración de oportunidades facilita que el equipo pueda identificar correctamente el origen, estado, responsable y servicio solicitado en cada caso. Configurar presupuestos La sección Configurar presupuestos permite adaptar la forma en que se crean, muestran o gestionan los presupuestos dentro de Balter. Desde esta herramienta puedes definir cómo se estructuran los presupuestos dentro de Balter. Por ejemplo, puedes ajustar qué datos deben aparecer, qué opciones estarán disponibles y cómo se comportan determinados campos. Además, esta configuración ayuda a mantener una presentación homogénea en todas las propuestas. De este modo, el equipo reduce errores y trabaja con un formato común al preparar nuevos presupuestos. También permite asegurar que cada propuesta incluya la información necesaria para el cliente, sin depender de criterios distintos en cada caso. Recomendaciones de uso Antes de modificar estas opciones, revisa cómo trabaja actualmente el equipo comercial. También conviene comprobar qué información debe aparecer en cada fase del proceso. Por otro lado, es recomendable mantener una configuración clara y estable. Así se evitan diferencias de formato entre presupuestos enviados a distintos clientes. Después de realizar cambios, prueba la configuración en una oportunidad o presupuesto de prueba. De esta forma podrás comprobar si los ajustes se aplican correctamente antes de usarlos en propuestas reales.
¿Qué puedo hacer desde mi cuenta de BALTER en el módulo de OPORTUNIDADES Y PRESUPUESTOS?
Gestiona oportunidades comerciales, presupuestos, vías de entrada, plantillas y seguimiento de propuestas desde un único módulo. El módulo de Oportunidades y presupuestos permite organizar el proceso comercial de la empresa o despacho dentro de Balter. Desde esta sección puedes registrar oportunidades, hacer seguimiento de posibles clientes, preparar presupuestos, revisar su estado, analizar vías de entrada y consultar indicadores comerciales desde el cuadro de mando. Su finalidad es ayudarte a controlar mejor el recorrido desde el primer contacto con un potencial cliente hasta la aceptación de una propuesta y su posible conversión en expediente. Oportunidades El apartado Oportunidades permite consultar y gestionar los contactos comerciales o posibles servicios solicitados por clientes actuales o potenciales. Desde esta sección puedes ver oportunidades abiertas, presupuestadas, ganadas o rechazadas, así como consultar información como cliente, servicio solicitado, departamento, vía de entrada, encargado y fecha de registro. También puedes crear nuevas oportunidades, modificar las existentes, cambiar su estado, consultar el historial de cambios o crear una oportunidad por copia cuando sea necesario. Vías de entrada Las vías de entrada permiten identificar el canal por el que ha llegado una oportunidad. Por ejemplo, una oportunidad puede proceder de una llamada, un formulario web, una campaña publicitaria, un referido, un evento, un correo electrónico u otro canal definido por la empresa. Registrar correctamente esta información ayuda a analizar qué canales generan más oportunidades y permite valorar mejor el origen de los nuevos contactos comerciales. Presupuestos El apartado Presupuestos permite crear, consultar y gestionar las propuestas económicas enviadas a clientes o potenciales clientes. Desde esta sección puedes revisar presupuestos en trámite, aceptados o rechazados, consultar sus detalles, acceder al PDF, enviarlos al cliente, remitirlos para firma remota y revisar el historial de cambios o de envío. Cuando un presupuesto es aceptado, Balter puede facilitar su conversión en expediente, permitiendo continuar el trabajo desde el módulo operativo correspondiente. Plantillas de presupuesto Las plantillas de presupuesto permiten preparar propuestas de forma más rápida y homogénea. Desde esta sección puedes utilizar modelos predefinidos para servicios habituales, evitando tener que redactar cada presupuesto desde cero. Esta herramienta ayuda a mantener una presentación coherente ante los clientes y agiliza el trabajo cuando se emiten presupuestos similares con frecuencia. Cuadro de mando El Cuadro de mando del módulo de Oportunidades y presupuestos permite revisar la actividad comercial de forma resumida. Desde este panel puedes consultar indicadores relacionados con oportunidades, presupuestos, vías de entrada, servicios vendidos, importes estimados y resultados comerciales. Su objetivo es ofrecer una visión clara del estado del proceso comercial y ayudar a tomar decisiones sobre seguimiento, captación, conversión y rentabilidad esperada.
Módulo de Expedientes y Tareas: Funcionalidades
Controla expedientes, tareas, tiempos, responsables y carga de trabajo desde un solo lugar. El módulo de Expedientes y tareas de Balter incluye las herramientas necesarias para gestionar la prestación del servicio al cliente una vez iniciada la relación profesional. Desde este módulo, el despacho puede crear expedientes, asignar tareas, aplicar plantillas, registrar tiempos de trabajo, exportar información y revisar indicadores operativos desde el cuadro de mando. Expedientes Un expediente es el registro central de un servicio prestado a un cliente. Puede originarse a partir de un presupuesto aceptado o crearse directamente. Dentro del expediente se agrupan las tareas, documentos, comunicaciones, responsables y datos necesarios para controlar el asunto. Desde el listado de expedientes se puede consultar información como: Número de expediente. Indicador de no facturación, si se trata de un expediente interno. Cliente titular. Detalles del servicio. Tareas asociadas. Fecha de apertura. Estado del expediente. Encargado principal. Encargados de las tareas. El estado del expediente permite distinguir entre trabajos en trámite y expedientes cerrados, incorporando la fecha del último cambio de estado. Filtros y acciones en expedientes El listado de expedientes puede filtrarse según distintos criterios para facilitar la consulta y el seguimiento. Entre los filtros habituales se encuentran: Estado del expediente. Fecha de apertura. Expedientes facturables o no facturables. Tipo de contratación. Naturaleza del cliente. Departamento. Encargado. Desde el listado también se pueden realizar acciones como crear un nuevo expediente, exportar información a Excel o acceder a la ficha completa del expediente para revisar sus tareas, documentos y facturación. Plantillas de tareas Las plantillas de tareas permiten aplicar modelos predefinidos de trabajo a determinados tipos de expedientes. Por ejemplo, si se crea un expediente relacionado con una declaración fiscal, una compraventa, una gestión laboral o un servicio recurrente, Balter puede aplicar una plantilla con las tareas habituales de ese servicio. Esto ayuda a trabajar con procesos más homogéneos y evita que el equipo tenga que crear manualmente las mismas tareas cada vez. Tareas Las tareas son las unidades de trabajo dentro de cada expediente. Pueden ser puntuales o periódicas, y permiten controlar qué debe hacerse, quién debe hacerlo y en qué plazo. Desde el listado de tareas se puede consultar información como: Identificador de la tarea. Expediente al que pertenece. Concepto relacionado. Estado de ejecución. Descripción del trabajo. Fecha de registro. Fecha de inicio prevista. Fecha de vencimiento. Fecha de entrega. Encargados responsables. El estado de la tarea permite saber si está pendiente, en proceso o completada. Tareas periódicas Las tareas periódicas se generan automáticamente según la frecuencia configurada en cada expediente. Pueden programarse de forma mensual, trimestral, anual o según la periodicidad definida para el servicio. Además, cada tarea puede asignarse a un miembro concreto del equipo y vincularse a una fecha determinada dentro del período. Esta funcionalidad resulta especialmente útil para servicios recurrentes, como declaraciones fiscales, seguimiento contable, publicaciones, revisiones periódicas o tareas administrativas habituales. Registro del tiempo El Registro del tiempo permite a cada miembro del equipo indicar cuánto tiempo ha dedicado a un cliente, expediente o tarea concreta. Esta información es fundamental para analizar la rentabilidad de los servicios, medir la carga de trabajo y valorar si el tiempo real dedicado se corresponde con lo previsto. Cada registro puede incluir: Duración del trabajo. Hora de inicio. Hora de fin. Fecha. Cliente y expediente relacionado. Tareas realizadas. Detalle o descripción del trabajo. Encargado que registra el tiempo. Acciones disponibles en el registro de tiempo Desde esta sección, Balter permite registrar nuevos tiempos, editar registros existentes y exportar información para informes internos. También pueden aplicarse filtros por encargado, tipo de trabajo o período de fechas, lo que facilita el análisis de productividad y dedicación por cliente, expediente o miembro del equipo. Cuadro de mando operativo El Cuadro de mando del módulo de Expedientes y tareas permite analizar la actividad operativa del despacho mediante indicadores. Desde este panel se pueden revisar datos como: Expedientes activos por encargado y departamento. Tareas pendientes, en proceso y completadas. Tiempos medios de ejecución. Carga de trabajo por miembro del equipo. Desviaciones entre tiempo estimado y tiempo real. Expedientes próximos a vencimiento. Estos indicadores ayudan a la dirección y a los responsables de área a controlar mejor la carga de trabajo, detectar retrasos y tomar decisiones organizativas con más información. Resumen El módulo de Expedientes y tareas permite: Crear y gestionar expedientes. Consultar expedientes activos o cerrados. Asignar responsables. Aplicar plantillas de tareas. Crear tareas puntuales o periódicas. Controlar vencimientos y entregas. Registrar el tiempo dedicado. Exportar información a Excel. Analizar la carga de trabajo desde el cuadro de mando. Preparar mejor la información para facturación. En conjunto, este módulo permite que la prestación del servicio sea más ordenada, controlada y rentable.
Módulo de Oportunidades y Presupuestos: Funcionalidades
Controla leads, presupuestos, vías de entrada, plantillas y resultados comerciales desde un solo lugar. El módulo de Oportunidades y presupuestos de Balter incluye las herramientas necesarias para gestionar el proceso comercial completo de una empresa o despacho profesional. Desde este módulo, el equipo puede registrar oportunidades, crear presupuestos, consultar su estado, analizar vías de entrada, utilizar plantillas, generar expedientes y revisar indicadores comerciales desde el cuadro de mando. Oportunidades Una oportunidad representa un lead o potencial cliente que ha contactado con la empresa solicitando información o un servicio concreto. Es el punto de entrada del ciclo comercial y permite registrar de forma ordenada cada consulta recibida. Desde el listado de oportunidades se puede consultar información como: Número de oportunidad. Cliente o contacto asociado. Servicio solicitado u ofrecido. Departamento responsable. Fecha de entrada. Estado actual. Encargado del seguimiento. Vía de entrada. Coste adicional del lead, si aplica. El estado de la oportunidad permite conocer en qué fase se encuentra. Por ejemplo, puede estar abierta, presupuestada, rechazada o ganada. Esta información facilita que el equipo pueda priorizar el seguimiento, evitar oportunidades desatendidas y medir mejor la actividad comercial. Acciones disponibles en oportunidades Desde el apartado de oportunidades, Balter permite realizar diferentes acciones para gestionar los leads de forma eficiente: Crear una nueva oportunidad. Modificar una oportunidad existente. Consultar el historial de cambios. Cambiar el estado de la oportunidad. Crear una oportunidad por copia. Exportar el listado a Excel. Aplicar filtros por estado, departamento, encargado, vía de entrada o fecha. Gestionar el catálogo de vías de entrada. Estas funcionalidades permiten mantener actualizado el proceso comercial y trabajar con información clara sobre cada posible cliente. Vías de entrada Las vías de entrada permiten clasificar el canal por el que llega cada oportunidad. Por ejemplo, una oportunidad puede proceder de la web, una campaña publicitaria, una llamada, un correo electrónico, un referido, un evento o cualquier otro canal definido por la empresa. Registrar correctamente esta información ayuda a analizar qué canales generan más oportunidades y cuáles ofrecen mejor retorno. Esta funcionalidad es especialmente útil para medir campañas, valorar acciones comerciales y tomar mejores decisiones de inversión. Presupuestos El apartado de Presupuestos permite crear, consultar y gestionar las propuestas económicas enviadas a clientes actuales o potenciales. Cada presupuesto puede incluir el detalle de los servicios ofrecidos, los conceptos presupuestados, el tipo de facturación, el importe y el estado de la propuesta. Desde el listado de presupuestos se puede consultar información como: Número de presupuesto. Cliente destinatario. Detalles del servicio presupuestado. Fecha de expedición. Estado del presupuesto. Encargado responsable. Expedientes generados a partir del presupuesto, si ha sido aceptado. El estado del presupuesto permite diferenciar entre propuestas en trámite, aceptadas o rechazadas. Acciones disponibles en presupuestos Desde el apartado de presupuestos, Balter permite realizar las principales acciones necesarias para gestionar una propuesta comercial: Crear un nuevo presupuesto. Modificar un presupuesto existente. Ver o descargar el PDF del presupuesto. Enviar el presupuesto al cliente. Enviar el presupuesto para firma remota. Consultar el historial de envío. Consultar el historial de cambios. Cambiar el estado del presupuesto. Exportar el listado a Excel. Generar expediente desde un presupuesto aceptado. Generar factura desde el presupuesto. Estas opciones permiten controlar todo el ciclo del presupuesto, desde su preparación hasta su aceptación, rechazo o conversión en expediente. Plantillas de presupuesto Las plantillas de presupuesto permiten trabajar con modelos predefinidos para los servicios más habituales. Esta funcionalidad agiliza la creación de nuevas propuestas y ayuda a mantener una presentación homogénea ante los clientes. El uso de plantillas resulta especialmente útil cuando la empresa ofrece servicios recurrentes o necesita preparar presupuestos similares con frecuencia. Cuadro de mando comercial El Cuadro de mando del módulo de Oportunidades y presupuestos permite analizar la actividad comercial mediante indicadores. Desde este panel se pueden revisar datos como: Tasa de conversión de oportunidades en presupuestos. Tasa de aceptación de presupuestos. Importe total presupuestado por período. Presupuestos aceptados, rechazados o en trámite. Análisis por vía de entrada. Retorno de los canales de captación. Actividad comercial por encargado. Comparativa de resultados entre períodos. Estos indicadores ayudan a la dirección y al equipo comercial a tomar decisiones con más información, detectar oportunidades de mejora y medir mejor el rendimiento comercial. Resumen El módulo de Oportunidades y presupuestos permite: Registrar oportunidades comerciales. Asignar responsables. Controlar estados y fechas. Identificar vías de entrada. Crear y enviar presupuestos. Utilizar plantillas. Generar expedientes desde presupuestos aceptados. Generar facturas desde presupuestos. Exportar información a Excel. Analizar resultados comerciales desde el cuadro de mando. En conjunto, este módulo permite que la gestión comercial sea más ordenada, medible y profesional.