Series de Facturas en BALTER: Emisión de facturas
Aprende a organizar la numeración de tus facturas mediante series de facturación. El apartado Series de facturas permite configurar y consultar las distintas series utilizadas para emitir facturas en Balter. Una serie de facturación sirve para ordenar la numeración de las facturas según criterios internos, fiscales o administrativos. Por ejemplo, puedes utilizar una serie para facturas ordinarias, otra para facturas rectificativas o distintas series según el ejercicio, la entidad o el tipo de operación. Esta configuración ayuda a mantener una facturación más ordenada y evita confusiones en la emisión de documentos. Qué es una serie de factura Una serie de factura es un identificador que acompaña al número de factura y permite diferenciar distintos bloques de numeración. Por ejemplo, una factura puede seguir una estructura como: A-001/2026 En este caso, la letra A identifica la serie y el número indica el orden de emisión dentro de esa serie. El uso de series permite organizar mejor la facturación y separar documentos según las necesidades de la empresa. Para qué sirven las series de facturación Las series de facturación ayudan a clasificar y controlar las facturas emitidas. Pueden utilizarse para diferenciar: Facturas ordinarias. Facturas rectificativas. Facturas proforma, si se gestionan con numeración propia. Distintos ejercicios fiscales. Distintas líneas de negocio. Diferentes entidades o centros de trabajo. Tipos de operación específicos. Utilizar series claras facilita la revisión de facturas, la búsqueda de documentos y el control administrativo. Acceder a Series de facturas Para entrar en esta sección, accede al módulo Emisión de Facturas desde Inicio y selecciona Series de facturas. Desde esta pantalla podrás consultar las series configuradas en Balter y revisar los datos principales de cada una. Según los permisos de tu usuario, también podrás crear nuevas series, modificar las existentes o eliminar aquellas que ya no se utilicen. Crear una nueva serie Para crear una serie de factura, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo registro. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás configurar la serie. Una vez completada la información, guarda la serie para que pueda utilizarse en la emisión de facturas. Modificar una serie existente Para modificar una serie, localízala en el listado y accede a la opción de edición. Desde ahí podrás actualizar la descripción, el estado, el formato o determinados datos configurables. Antes de modificar una serie en uso, revisa si ya tiene facturas emitidas asociadas. Cambiar una serie activa puede afectar a la organización de la numeración y a la trazabilidad de las facturas. Usar una serie al emitir facturas Al crear una factura, Balter puede permitir seleccionar la serie correspondiente. Una vez seleccionada, la factura seguirá la numeración configurada para esa serie. Esto permite que cada documento se emita dentro del bloque correcto y que la numeración se mantenga ordenada. Series para facturas rectificativas Las facturas rectificativas suelen requerir una serie diferenciada para facilitar su identificación y control. En Balter puedes utilizar series específicas para separar las facturas ordinarias de las rectificativas. Esta separación ayuda a revisar mejor la facturación y a mantener una estructura más clara en la documentación emitida. Recomendaciones de uso Utiliza nombres de serie claros y fáciles de identificar. Por ejemplo: A para facturas ordinarias. R para facturas rectificativas. P para proformas, si procede. 2026-A para una serie vinculada a un ejercicio concreto. También es recomendable revisar las series al inicio de cada ejercicio para comprobar si es necesario crear nuevas numeraciones. Antes de eliminar o modificar una serie, asegúrate de que no afecta a facturas ya emitidas.
Veri*Factu en BALTER: Emisión de facturas
Balter integra Veri*Factu en el módulo de Emisión de Facturas para trabajar con facturación trazable, verificable y conectada con la AEAT. Veri*Factu es el sistema que permite comunicar los registros de facturación a la Agencia Tributaria conforme a los nuevos requisitos aplicables a los programas de facturación. En Balter, esta funcionalidad forma parte del módulo de Emisión de Facturas. Así, cuando se emite una factura, no se genera únicamente el documento para el cliente, sino también la información necesaria para su control, validación y seguimiento. Emisión de facturas con Veri*Factu Cuando creas una factura en Balter, el sistema prepara los datos necesarios para trabajar con Veri*Factu. La factura queda vinculada al cliente, a los conceptos facturados y, cuando corresponda, al expediente del que procede el servicio. Esto permite mantener una trazabilidad clara entre el trabajo realizado y la factura emitida. Además, la factura puede incorporar el código QR exigido para su verificación. Puedes entrar en la sección concreta desde Inicio > Emisión de Facturas > Feri*Factu. Información asociada a cada factura Desde la propia ficha de la factura, Balter permite consultar la información relacionada con Veri*Factu. Entre los datos que pueden revisarse se encuentran: Estado de presentación. Código QR. XML generado. Respuesta recibida de la AEAT. Posibles incidencias. Historial asociado a la factura. De esta forma, el usuario puede comprobar si la factura ha sido correctamente gestionada y revisar cualquier incidencia si fuera necesario. Control de incidencias Si durante el proceso existe algún error, Balter permite identificarlo para que pueda revisarse. Por ejemplo, puede ocurrir que falte algún dato obligatorio, que el destinatario no esté correctamente identificado o que algún campo no cumpla con los requisitos técnicos. En estos casos, la información queda disponible para que el usuario pueda corregirla y volver a gestionar la factura correctamente. Ventajas de trabajar con Veri*Factu en Balter La integración de Veri*Factu en Balter permite trabajar con una facturación más ordenada y segura. Entre sus principales ventajas destacan: Mayor trazabilidad de las facturas emitidas. Vinculación con clientes, expedientes y conceptos. Conservación de la información técnica asociada. Consulta de estados y respuestas. Detección de incidencias. Facturación preparada para los nuevos requisitos legales. Menor dependencia de procesos manuales o externos.
Expedientes en BALTER: Expedientes y Tareas
Aprende a organizar los servicios y asuntos activos de tus clientes desde el módulo de Expedientes y Tareas. El apartado Expedientes permite gestionar los asuntos, encargos o servicios activos dentro de Balter. Cada expediente reúne la información principal de un trabajo concreto: cliente, descripción del servicio, estado, encargado, tareas asociadas, fechas, información económica y otros datos necesarios para su seguimiento. Este apartado ayuda a mantener el trabajo organizado y facilita que el equipo pueda saber en todo momento qué expedientes están en curso, quién los gestiona y qué tareas quedan pendientes. Acceder al listado de expedientes Para entrar en esta sección, accede al módulo Expedientes y Tareas y selecciona Expedientes. Balter mostrará un listado con los expedientes registrados en la plataforma. Desde esta pantalla puedes consultar toda la información necesaria. Crear un nuevo expediente Para crear un expediente, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo registro. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás completar la información necesaria para identificar el asunto. Una vez completada la información, guarda el expediente para que quede registrado en Balter. Crear un expediente desde un presupuesto aceptado En muchos casos, un expediente puede generarse a partir de un presupuesto aceptado. Esta opción permite aprovechar la información ya incluida en el presupuesto, como cliente, servicio, conceptos e importes. Así se evita introducir los mismos datos de nuevo y se mantiene la trazabilidad del proceso. De esta forma, el flujo de trabajo queda conectado: Presupuesto aceptado → Expediente → Tareas → Registro de tiempo → Factura Consultar la ficha del expediente Desde el listado puedes acceder a la ficha completa de cada expediente. En esta vista se reúne la información más importante del asunto, como datos del cliente, descripción del servicio, estado, encargado, tareas, documentos, tiempos registrados y datos vinculados a la facturación. La ficha del expediente funciona como punto central para consultar y gestionar todo lo relacionado con ese trabajo. Desde aquí puedes acceder a Más acciones sobre el expediente. Modificar un expediente Para modificar un expediente, localízalo en el listado, accede a su ficha y pulsa en editar. Desde ahí podrás actualizar datos como descripción, encargado, departamento, estado, fechas, tareas vinculadas o información económica. Después de realizar cambios, guarda la información para que quede actualizada en Balter. Cambiar el estado del expediente Cada expediente puede tener un estado que indica su situación actual. Los estados pueden variar según la configuración, pero normalmente permiten diferenciar entre expedientes en trámite, cerrados, archivados o pendientes de revisión. Actualizar el estado es importante para que el equipo pueda saber qué asuntos siguen activos y cuáles ya han finalizado. Además, ayuda a que los listados y cuadros de mando muestren información más fiable. Gestionar tareas desde el expediente Dentro de un expediente puedes consultar y registrar tareas relacionadas con ese asunto. Estas tareas permiten organizar el trabajo que debe realizar el equipo: actuaciones pendientes, revisiones, entregas, vencimientos o gestiones periódicas. Cada tarea puede estar asignada a uno o varios encargados y contar con fechas de inicio, vencimiento o entrega. Registrar tiempo dedicado Desde un expediente también puede registrarse el tiempo dedicado al cliente o al asunto. Esta información permite conocer cuánto trabajo se ha invertido en un expediente concreto y ayuda a analizar la rentabilidad de los servicios. Además, el registro de tiempo puede utilizarse para preparar informes internos o justificar horas trabajadas cuando sea necesario. Expedientes facturables y no facturables Algunos expedientes pueden estar marcados como facturables o no facturables. Un expediente facturable está vinculado a un servicio que puede generar factura al cliente. En cambio, un expediente no facturable puede utilizarse para trabajos internos, gestiones administrativas, seguimiento interno o tareas que no deben repercutirse económicamente al cliente. Esta clasificación ayuda a diferenciar mejor la actividad productiva, interna y administrativa. Recomendaciones de uso Mantén actualizados los estados de los expedientes para que el equipo pueda trabajar con información fiable. También es recomendable asignar siempre un encargado principal. Así cada asunto tendrá una persona responsable de su seguimiento. Además, utiliza tareas vinculadas para ordenar el trabajo dentro de cada expediente. De este modo, será más fácil controlar vencimientos, entregas y actuaciones pendientes. Por último, registra el tiempo dedicado cuando sea relevante. Esta información puede ser muy útil para analizar carga de trabajo, rentabilidad y planificación interna.
Vías de entrada en BALTER: Oportunidades y Presupuestos
Aprende a clasificar los canales por los que llegan los clientes para analizar mejor la actividad comercial. El apartado Vías de entrada permite registrar y organizar los canales por los que llegan las oportunidades comerciales a la empresa o despacho. Esta información es importante porque ayuda a conocer el origen de cada solicitud, identificar qué canales generan más contactos y valorar mejor el rendimiento de las acciones comerciales. Dentro del módulo de Oportunidades y Presupuestos, las vías de entrada permiten clasificar el inicio del proceso comercial antes de que una oportunidad avance hacia presupuesto, expediente o factura. Qué es una vía de entrada Una vía de entrada es el canal por el que una persona o empresa contacta con la organización. Puede tratarse de una llamada, un formulario web, un correo electrónico, una recomendación, una campaña publicitaria, redes sociales, un evento u otro canal configurado en Balter. Registrar correctamente esta información permite saber de dónde vienen las oportunidades y analizar qué canales funcionan mejor. Para qué sirven las vías de entrada Las vías de entrada sirven para ordenar el origen de las oportunidades comerciales. Gracias a esta clasificación, la empresa puede revisar qué canales generan más contactos, qué campañas tienen más actividad y qué fuentes aportan mejores oportunidades. También ayuda a valorar el retorno de las acciones comerciales, especialmente cuando existen campañas de pago o costes asociados a la captación. Acceder a Vías de entrada Para gestionar esta sección, accede al módulo Oportunidades y Presupuestos y selecciona Vías de entrada. Desde el listado podrás consultar las vías ya creadas y revisar los canales disponibles para clasificar oportunidades. Según los permisos de tu usuario, también podrás crear nuevas vías, modificarlas o eliminar aquellas que ya no se utilicen. Crear una nueva vía de entrada Para crear una nueva vía, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo registro. Completa la información necesaria para identificar el canal. Una vez completados los datos, guarda la vía de entrada para que pueda utilizarse al crear o actualizar oportunidades. Modificar una vía de entrada Para modificar una vía de entrada, localízala en el listado y pulsa en su nombre. Desde ahí podrás actualizar cualquier dato disponible. Después de realizar cambios, guarda la información para que quede actualizada en Balter. Es recomendable revisar bien los cambios, ya que una vía de entrada puede estar vinculada a oportunidades ya registradas. Desactivar vías que ya no se utilicen Si una vía de entrada ya no se utiliza, puedes desactivarla. Antes de hacerlo, conviene comprobar si esa vía está vinculada a oportunidades existentes. Cómo usar las vías de entrada en oportunidades Al crear o modificar una oportunidad, puedes seleccionar la vía de entrada correspondiente. Esto permite indicar cómo llegó esa oportunidad y facilita que posteriormente se puedan analizar los resultados por canal. Por ejemplo, puedes clasificar oportunidades como procedentes de: Web. Email. Llamada. Referido. Redes sociales. Campaña publicitaria. Evento. Contacto directo. Colaborador. Otro canal definido por la empresa. Recomendaciones de uso Utiliza nombres claros y homogéneos para las vías de entrada. Evita crear varios canales con nombres parecidos, como “web”, “formulario web” y “contacto web”, si todos representan el mismo origen. Esto puede dificultar el análisis posterior. También es recomendable revisar periódicamente las vías activas y mantener solo aquellas que realmente se utilizan. Una estructura ordenada permite obtener datos comerciales más fiables.
Presupuestos en BALTER: Oportunidades y Presupuestos
Aprende a preparar, enviar y hacer seguimiento de presupuestos desde el módulo de Oportunidades y Presupuestos. El apartado Presupuestos permite gestionar las propuestas económicas que se envían a clientes o potenciales clientes desde Balter. Desde esta sección puedes crear nuevos presupuestos, consultar los ya registrados, revisar su estado, descargar el PDF, enviarlos al cliente, remitirlos para firma remota y controlar su evolución dentro del proceso comercial. Este apartado ayuda a mantener todas las propuestas ordenadas y vinculadas al cliente, al servicio solicitado y, cuando corresponda, al expediente generado. Acceder al listado de presupuestos Para entrar en esta sección, accede al módulo Oportunidades y Presupuestos y selecciona Presupuestos. Balter mostrará un listado con los presupuestos registrados en la plataforma. Crear un nuevo presupuesto Para crear un presupuesto, pulsa el botón correspondiente para añadir una nueva propuesta. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás completar la información necesaria para preparar el presupuesto. Una vez completada la información, guarda el presupuesto para que quede registrado en Balter. Consultar los detalles del presupuesto Desde el listado puedes acceder al detalle de cada presupuesto. En esta vista podrás revisar los conceptos incluidos, el importe, el tipo de facturación, la descripción del servicio, el cliente relacionado y el estado de la propuesta. Consultar el detalle es útil antes de enviar el presupuesto, modificarlo o convertirlo en expediente. Descargar o visualizar el PDF Balter permite generar el documento del presupuesto en formato PDF. Desde el propio presupuesto puedes visualizarlo o descargarlo para revisarlo, compartirlo o archivarlo. Antes de enviarlo al cliente, es recomendable comprobar que los datos, conceptos e importes son correctos. Enviar el presupuesto al cliente Una vez revisado el presupuesto, puedes enviarlo al cliente desde Balter. Esta opción permite centralizar el envío y mantener un mejor control de las propuestas remitidas. Cuando el presupuesto se envía desde la plataforma, puede quedar registrado en el historial de envío, facilitando el seguimiento posterior. Enviar para firma remota Si la opción está habilitada, Balter permite enviar el presupuesto para firma remota. Esta funcionalidad facilita que el cliente pueda aceptar formalmente la propuesta sin necesidad de imprimir, firmar y devolver el documento manualmente. El uso de firma remota agiliza la aceptación del presupuesto y ayuda a dejar constancia del proceso. Cambiar el estado del presupuesto Cada presupuesto puede tener un estado que indica en qué fase se encuentra. Actualizar el estado del presupuesto permite que el equipo sepa qué propuestas siguen pendientes de respuesta y cuáles ya han sido cerradas. Generar expediente desde un presupuesto Cuando un presupuesto es aceptado, Balter puede permitir generar un expediente a partir de esa propuesta. De esta forma, la información del presupuesto se aprovecha para iniciar la gestión operativa del servicio, evitando duplicidades y manteniendo la trazabilidad del proceso. Esta conexión permite pasar del seguimiento comercial al trabajo operativo de forma más ordenada. Generar factura desde un presupuesto En determinados casos, Balter también puede permitir generar una factura a partir de un presupuesto. Esta opción resulta útil cuando el presupuesto ya ha sido aceptado y corresponde iniciar la facturación del servicio. Antes de generar la factura, conviene revisar que los datos del cliente, conceptos e importes estén correctamente configurados. Historial de cambios y envíos Los presupuestos pueden contar con un historial de cambios y un historial de envíos. El historial de cambios permite revisar modificaciones realizadas sobre la propuesta, mientras que el historial de envíos ayuda a comprobar cuándo se remitió el presupuesto al cliente. Esta información aporta trazabilidad y facilita el seguimiento comercial. Recomendaciones de uso Antes de enviar un presupuesto, revisa siempre los datos del cliente, los conceptos incluidos, los importes y las condiciones indicadas. También es recomendable mantener actualizado el estado de cada presupuesto para que el equipo pueda saber qué propuestas están pendientes, cuáles han sido aceptadas y cuáles han sido rechazadas. Si trabajas con servicios habituales, utiliza plantillas de presupuesto para agilizar la preparación de nuevas propuestas y mantener una presentación homogénea.
Conceptos de Venta en BALTER: Gestión Interna
Aprende a gestionar los servicios y productos que ofrece tu empresa desde el módulo de Gestión Interna. El apartado Conceptos de venta permite organizar los servicios o productos que se utilizan en Balter para preparar presupuestos, expedientes y facturas. Desde esta pantalla puedes consultar los conceptos existentes, crear nuevos, modificar su información o eliminarlos cuando ya no sea necesario utilizarlos. Acceder a Conceptos de venta Para entrar en esta sección, accede al módulo Gestión Interna y selecciona la opción Conceptos de venta. Desde el listado podrás ver los conceptos registrados y utilizar los filtros disponibles para localizar un concepto concreto por tipo, familia, periodicidad o nombre. Crear un nuevo concepto de venta Para crear un nuevo concepto, pulsa el botón Nuevo concepto situado en la parte superior derecha de la pantalla. Balter abrirá una ventana con los campos necesarios para configurar el concepto. El único dato imprescindible suele ser el nombre, aunque es recomendable completar el resto de campos cuando el concepto vaya a utilizarse de forma habitual en presupuestos o facturas. Una vez revisada la información, pulsa Agregar concepto para guardar el nuevo concepto de venta. Modificar un concepto existente Para modificar un concepto ya creado, localízalo en el listado de Conceptos de venta. Puedes utilizar el buscador o los filtros para encontrarlo más rápido. Una vez localizado, pulsa el icono del lápiz situado en la línea del concepto. Balter abrirá la ficha de edición del concepto. Desde esta ventana podrás actualizar los datos disponibles, como nombre, familia, periodicidad, importe, IVA, descripción o códigos contables. Cuando termines, pulsa Guardar para conservar los cambios. Actualizar plantillas de presupuestos Cuando modificas un concepto, Balter puede mostrar un apartado relacionado con las plantillas de presupuestos afectadas. Esto ocurre cuando el concepto aparece dentro de una o varias plantillas ya existentes. Desde esta sección puedes decidir si quieres propagar algunos cambios a esas plantillas, por ejemplo: Modificar el nombre. Modificar los valores. Antes de guardar, revisa esta parte para asegurarte de que el cambio se aplica de la forma correcta. Eliminar un concepto de venta Si necesitas eliminar un concepto, entra en su ficha mediante el icono del lápiz. Dentro de la ventana de edición encontrarás el botón Eliminar. Pulsa esta opción únicamente cuando tengas claro que el concepto ya no debe utilizarse. Antes de eliminarlo, conviene comprobar si está vinculado a presupuestos, plantillas, expedientes o facturas, ya que podría formar parte de información histórica o procesos activos. Recomendaciones de uso Antes de crear o modificar conceptos de venta, revisa si ya existe uno similar. Mantener un catálogo claro y ordenado evita duplicidades y facilita el trabajo en otros módulos de Balter. También es recomendable usar nombres sencillos y homogéneos, de forma que el equipo pueda identificar rápidamente cada servicio o producto. Por ejemplo, es mejor utilizar una misma estructura de nombres para servicios recurrentes, servicios puntuales, departamentos o familias.
Módulo de Emisión de Facturas: Funcionalidades
Crea facturas, controla cobros, genera remesas y automatiza la facturación recurrente. El módulo de Emisión de facturas de Balter incluye las herramientas necesarias para gestionar la facturación del despacho o empresa de servicios de forma completa. Desde este módulo, el equipo puede emitir facturas, crear proformas, aplicar filtros, generar documentos en PDF, enviar facturas al cliente, preparar remesas bancarias y configurar órdenes automáticas de emisión. Emisión de facturas La sección de Emisión de facturas reúne el listado centralizado de todas las facturas emitidas y facturas proforma del despacho. Desde este apartado se puede consultar la información principal de cada factura y controlar su estado dentro del proceso de facturación. El listado puede mostrar datos como: Número de factura. Estado de la factura. Cliente destinatario. Documento identificativo del cliente. Fecha de emisión. Nota y conceptos facturados. Base imponible. IVA. Total. Fecha de cobro. Estado de sincronización contable. El estado de cada factura permite diferenciar entre facturas en borrador, emitidas, cobradas o anuladas. Filtros disponibles El listado de facturas puede filtrarse para localizar rápidamente la información necesaria. Entre los filtros habituales se encuentran: Serie de facturación. Estado de la factura. Tipo de factura. Mes y trimestre. Ejercicio fiscal. Estado de cobro. Moneda. Estos filtros permiten analizar la facturación por períodos, revisar facturas pendientes, localizar documentos concretos y trabajar de forma más ágil sobre grandes volúmenes de información. Acciones principales Desde el módulo de Emisión de facturas se pueden realizar distintas acciones relacionadas con la gestión diaria de la facturación. Entre las principales acciones disponibles se encuentran: Crear una nueva factura proforma. Generar facturas desde expedientes activos. Descargar o imprimir la factura en PDF. Enviar la factura al cliente por email. Exportar el listado a Excel. Generar remesas bancarias. Revisar el estado de cobro. Consultar la sincronización contable. Estas funcionalidades permiten que la emisión y seguimiento de facturas se realice desde un único entorno. Remesas bancarias La sección de Remesas bancarias permite gestionar los cobros por domiciliación bancaria mediante ficheros SEPA. Una remesa agrupa varias facturas pendientes de cobro y genera el fichero correspondiente para su envío a la entidad bancaria. Cada remesa puede incluir información como: Número de remesa. Fecha de emisión. Fecha de cargo. Facturas incluidas. Importe total. Estado de la remesa. Fichero SEPA disponible para descarga. El estado de la remesa permite saber si está pendiente de envío, enviada al banco, procesada o si presenta incidencias. Órdenes de emisión Las órdenes de emisión permiten configurar la generación automática de facturas recurrentes. Esta funcionalidad está pensada para servicios periódicos, como cuotas mensuales, servicios trimestrales o contratos anuales. Cada orden puede incluir: Periodicidad de emisión. Fecha prevista de emisión. Clientes afectados. Conceptos que se facturan automáticamente. Estado de la orden. Una orden puede estar activa, pausada o finalizada, según la situación del servicio o contrato correspondiente. Operaciones de emisión La sección de Operaciones de emisión conserva el histórico de las ejecuciones automáticas realizadas por el sistema. Esto permite auditar qué facturas se han generado, cuándo se emitieron, a qué orden pertenecían y si hubo alguna incidencia durante el proceso. Cada operación puede mostrar información como: Fecha de ejecución. Orden de emisión ejecutada. Facturas generadas. Importe total emitido. Incidencias o advertencias detectadas. Este registro aporta trazabilidad y control sobre la facturación automática. Cuadro de mando de facturación El Cuadro de mando del módulo de Emisión de facturas permite analizar la evolución económica de la facturación. Desde este panel se pueden revisar indicadores como: Importe total facturado por mes, trimestre o ejercicio. Facturas pendientes de cobro. Antigüedad del saldo pendiente. Tasa de cobro. Nivel de morosidad. Comparativa interanual de facturación. Distribución por tipo de servicio. Distribución por departamento. Evolución de remesas bancarias. Estos indicadores ayudan a la dirección y al equipo administrativo a tomar decisiones con más información y a mantener un mejor control financiero. Resumen El módulo de Emisión de facturas permite: Crear facturas y proformas. Generar facturas desde expedientes. Controlar estados de facturación. Revisar cobros pendientes. Descargar facturas en PDF. Enviar facturas al cliente. Exportar información a Excel. Generar remesas bancarias SEPA. Automatizar facturación recurrente. Consultar operaciones de emisión. Analizar resultados desde el cuadro de mando. Sincronizar información con software contable compatible. En conjunto, este módulo permite que la facturación sea más ágil, controlada y conectada con la gestión operativa del despacho.
Módulo de Emisión de Facturas: Documentación
Gestiona la facturación del despacho desde la emisión hasta el cobro y la sincronización contable. El módulo de Emisión de facturas de Balter está diseñado para gestionar todo el ciclo de facturación del despacho o empresa de servicios desde un único entorno de trabajo. Desde este módulo se pueden generar facturas manuales, emitir facturas proforma, automatizar facturación recurrente, controlar el estado de cobro, preparar remesas bancarias SEPA y analizar la evolución financiera de la facturación. El objetivo es que la empresa pueda trabajar con una gestión de facturas más ordenada, trazable y conectada con el resto de la actividad interna. El flujo natural dentro del sistema permite pasar de los servicios activos a la emisión y seguimiento económico: Expediente → Factura → Cobro → Remesa bancaria → Sincronización contable Además, Balter puede integrarse con programas contables como Sage, facilitando la sincronización automática de la información contable. Para qué sirve este módulo El módulo de Emisión de facturas sirve para centralizar la gestión económica de los servicios prestados. Desde esta sección, el equipo puede crear nuevas facturas, revisar facturas emitidas, consultar facturas pendientes de cobro, descargar documentos en PDF, enviar facturas al cliente y controlar su estado. También permite gestionar facturación recurrente mediante órdenes de emisión, lo que resulta especialmente útil para servicios mensuales, trimestrales o anuales. De esta forma, la facturación deja de depender de controles externos, documentos aislados o procesos manuales dispersos, y pasa a formar parte de un circuito integrado dentro de Balter. Qué información centraliza Este módulo reúne la información principal relacionada con la facturación: Facturas emitidas. Facturas proforma. Facturas pendientes de cobro. Facturas cobradas o anuladas. Datos del cliente destinatario. Conceptos facturados. Base imponible, IVA y total. Fecha de emisión y fecha de cobro. Estado de sincronización contable. Remesas bancarias SEPA. Órdenes de emisión automática. Histórico de operaciones de emisión. Indicadores financieros del cuadro de mando. Gracias a esta estructura, la empresa puede conocer en todo momento qué se ha facturado, qué está pendiente de cobro y cómo evoluciona la facturación por períodos. Ventajas de utilizar Emisión de facturas en Balter Centralizar la facturación en Balter permite trabajar con mayor control económico y reducir errores administrativos. Entre sus principales ventajas destacan: Gestión centralizada de facturas y proformas. Creación manual o automática de facturas. Control del estado de cada factura. Seguimiento de cobros pendientes. Descarga e impresión de facturas en PDF. Envío de facturas al cliente desde el sistema. Gestión de remesas bancarias SEPA. Automatización de facturación recurrente. Registro histórico de operaciones de emisión. Análisis financiero mediante cuadro de mando. Sincronización con software contable compatible. En definitiva, el módulo de Emisión de facturas de Balter permite gestionar la facturación de forma más ordenada, automatizada y conectada con el resto de procesos de la empresa.
Módulo de Expedientes y Tareas: Funcionalidades
Controla expedientes, tareas, tiempos, responsables y carga de trabajo desde un solo lugar. El módulo de Expedientes y tareas de Balter incluye las herramientas necesarias para gestionar la prestación del servicio al cliente una vez iniciada la relación profesional. Desde este módulo, el despacho puede crear expedientes, asignar tareas, aplicar plantillas, registrar tiempos de trabajo, exportar información y revisar indicadores operativos desde el cuadro de mando. Expedientes Un expediente es el registro central de un servicio prestado a un cliente. Puede originarse a partir de un presupuesto aceptado o crearse directamente. Dentro del expediente se agrupan las tareas, documentos, comunicaciones, responsables y datos necesarios para controlar el asunto. Desde el listado de expedientes se puede consultar información como: Número de expediente. Indicador de no facturación, si se trata de un expediente interno. Cliente titular. Detalles del servicio. Tareas asociadas. Fecha de apertura. Estado del expediente. Encargado principal. Encargados de las tareas. El estado del expediente permite distinguir entre trabajos en trámite y expedientes cerrados, incorporando la fecha del último cambio de estado. Filtros y acciones en expedientes El listado de expedientes puede filtrarse según distintos criterios para facilitar la consulta y el seguimiento. Entre los filtros habituales se encuentran: Estado del expediente. Fecha de apertura. Expedientes facturables o no facturables. Tipo de contratación. Naturaleza del cliente. Departamento. Encargado. Desde el listado también se pueden realizar acciones como crear un nuevo expediente, exportar información a Excel o acceder a la ficha completa del expediente para revisar sus tareas, documentos y facturación. Plantillas de tareas Las plantillas de tareas permiten aplicar modelos predefinidos de trabajo a determinados tipos de expedientes. Por ejemplo, si se crea un expediente relacionado con una declaración fiscal, una compraventa, una gestión laboral o un servicio recurrente, Balter puede aplicar una plantilla con las tareas habituales de ese servicio. Esto ayuda a trabajar con procesos más homogéneos y evita que el equipo tenga que crear manualmente las mismas tareas cada vez. Tareas Las tareas son las unidades de trabajo dentro de cada expediente. Pueden ser puntuales o periódicas, y permiten controlar qué debe hacerse, quién debe hacerlo y en qué plazo. Desde el listado de tareas se puede consultar información como: Identificador de la tarea. Expediente al que pertenece. Concepto relacionado. Estado de ejecución. Descripción del trabajo. Fecha de registro. Fecha de inicio prevista. Fecha de vencimiento. Fecha de entrega. Encargados responsables. El estado de la tarea permite saber si está pendiente, en proceso o completada. Tareas periódicas Las tareas periódicas se generan automáticamente según la frecuencia configurada en cada expediente. Pueden programarse de forma mensual, trimestral, anual o según la periodicidad definida para el servicio. Además, cada tarea puede asignarse a un miembro concreto del equipo y vincularse a una fecha determinada dentro del período. Esta funcionalidad resulta especialmente útil para servicios recurrentes, como declaraciones fiscales, seguimiento contable, publicaciones, revisiones periódicas o tareas administrativas habituales. Registro del tiempo El Registro del tiempo permite a cada miembro del equipo indicar cuánto tiempo ha dedicado a un cliente, expediente o tarea concreta. Esta información es fundamental para analizar la rentabilidad de los servicios, medir la carga de trabajo y valorar si el tiempo real dedicado se corresponde con lo previsto. Cada registro puede incluir: Duración del trabajo. Hora de inicio. Hora de fin. Fecha. Cliente y expediente relacionado. Tareas realizadas. Detalle o descripción del trabajo. Encargado que registra el tiempo. Acciones disponibles en el registro de tiempo Desde esta sección, Balter permite registrar nuevos tiempos, editar registros existentes y exportar información para informes internos. También pueden aplicarse filtros por encargado, tipo de trabajo o período de fechas, lo que facilita el análisis de productividad y dedicación por cliente, expediente o miembro del equipo. Cuadro de mando operativo El Cuadro de mando del módulo de Expedientes y tareas permite analizar la actividad operativa del despacho mediante indicadores. Desde este panel se pueden revisar datos como: Expedientes activos por encargado y departamento. Tareas pendientes, en proceso y completadas. Tiempos medios de ejecución. Carga de trabajo por miembro del equipo. Desviaciones entre tiempo estimado y tiempo real. Expedientes próximos a vencimiento. Estos indicadores ayudan a la dirección y a los responsables de área a controlar mejor la carga de trabajo, detectar retrasos y tomar decisiones organizativas con más información. Resumen El módulo de Expedientes y tareas permite: Crear y gestionar expedientes. Consultar expedientes activos o cerrados. Asignar responsables. Aplicar plantillas de tareas. Crear tareas puntuales o periódicas. Controlar vencimientos y entregas. Registrar el tiempo dedicado. Exportar información a Excel. Analizar la carga de trabajo desde el cuadro de mando. Preparar mejor la información para facturación. En conjunto, este módulo permite que la prestación del servicio sea más ordenada, controlada y rentable.
Módulo de Expedientes y Tareas: Documentación
Organiza el trabajo operativo del despacho desde el expediente hasta la facturación. El módulo de Expedientes y tareas de Balter está diseñado para gestionar la parte operativa del servicio al cliente. Cada expediente representa un encargo, asunto o servicio activo del despacho, y permite centralizar toda la información relacionada con su tramitación. Desde este módulo, el equipo puede organizar tareas, controlar responsables, registrar tiempos de trabajo, consultar estados y preparar la información necesaria para la posterior facturación. El flujo natural dentro del sistema es: Presupuesto aceptado → Expediente → Tareas → Registro del tiempo → Factura Este recorrido permite que el trabajo avance de forma ordenada desde la aceptación del servicio hasta su ejecución y control económico. Para qué sirve este módulo El módulo de Expedientes y tareas sirve para estructurar el trabajo diario del despacho. Cuando un presupuesto es aceptado, puede convertirse en un expediente activo. A partir de ese momento, el expediente funciona como el centro de control del servicio prestado: recoge las tareas asociadas, los miembros responsables, los documentos, las comunicaciones y los tiempos dedicados. También es posible crear expedientes directamente, sin pasar por un presupuesto previo, cuando se trate de servicios internos, encargos ya acordados o trabajos que no requieran una fase comercial previa. Qué información centraliza Este módulo reúne la información operativa necesaria para prestar y controlar cada servicio: Expedientes activos o cerrados. Cliente titular del expediente. Detalles del servicio contratado. Tareas asociadas al expediente. Encargado principal. Encargados de cada tarea. Fechas de apertura y vencimiento. Estado del expediente. Registro del tiempo dedicado. Información necesaria para la facturación. Gracias a esta estructura, el equipo puede saber en todo momento qué trabajos están en curso, quién es responsable de cada tarea y cuánto tiempo se está dedicando a cada cliente o expediente. Ventajas de utilizar Expedientes y tareas en Balter Centralizar la operativa del despacho en Balter permite trabajar con mayor orden, trazabilidad y control interno. Entre sus principales ventajas destacan: Mejor organización de expedientes y servicios activos. Asignación clara de responsables. Seguimiento del estado de cada tarea. Control de tareas puntuales y periódicas. Registro del tiempo dedicado por cliente o expediente. Mayor capacidad para medir la rentabilidad de los trabajos. Preparación más ordenada de la facturación. Visión global de la carga de trabajo del equipo. Mejor control de vencimientos y tareas pendientes. En definitiva, el módulo de Expedientes y tareas de Balter permite convertir la prestación del servicio en un proceso más organizado, medible y profesional.