Los nuevos programas de facturación deben estar adaptados a VeriFactu
Durante los últimos meses se ha hablado mucho de los nuevos plazos de entrada en vigor de VeriFactu y de cuándo tendrán que adaptarse empresas y autónomos. Sin embargo, existe un aspecto de la normativa que suele pasar desapercibido y que ya está plenamente vigente. Aunque la obligación de utilizar un sistema de facturación adaptado comenzará en 2027 para los contribuyentes obligados, los productores y comercializadores de software de facturación ya están sujetos a obligaciones desde julio de 2025. En la práctica, esto significa que cualquier empresa o autónomo que contrate hoy un nuevo programa de facturación debe asegurarse que cumple con los requisitos establecidos por la normativa antifraude. La adaptación a VeriFactu no es únicamente una cuestión futura. Para quienes desarrollan y comercializan software de facturación, es una obligación presente. VeriFactu tiene dos fechas clave que conviene no confundir Una parte importante de la confusión generada en torno a VeriFactu proviene de que la normativa establece calendarios distintos según el sujeto afectado. Por un lado, los productores y comercializadores de programas de facturación, estos están obligados a adaptar sus soluciones a los requisitos técnicos establecidos por el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación y no pueden comercializar un programa de facturación que no contenga Verifactu desde el pasado mes de julio de 2025. Por otro lado, están las empresas y los autónomos que utilizan dichos programas para emitir sus facturas, cuya obligación de utilizar sistemas adaptados comenzará en 2027. Esta diferencia resulta fundamental. El hecho de que muchos contribuyentes todavía no estén obligados a utilizar un sistema adaptado no significa que los programas de facturación puedan seguir comercializándose sin cumplir los requisitos exigidos por la normativa. Desde julio de 2025, cualquier software de facturación que se comercialice debe cumplir los requisitos de VeriFactu Este es probablemente el aspecto menos conocido de toda la normativa. La Ley Antifraude y su desarrollo reglamentario no solo establecen obligaciones para quienes emiten facturas. También imponen obligaciones específicas a los productores y comercializadores de software de facturación. Los sistemas informáticos deben garantizar, entre otros principios: La integridad de los registros. La conservación de la información. La trazabilidad de las operaciones. La accesibilidad de los datos. La imposibilidad de alteración o eliminación indebida de los registros de facturación. Por este motivo, desde julio de 2025 los productores de software deben ofrecer soluciones adaptadas a estos requisitos. En otras palabras, el mercado del software de facturación ya debía haber iniciado su adaptación con independencia de que la obligación de uso para empresas y autónomos llegue más adelante. Los obligados a facturar empezarán en 2027 Mientras que las obligaciones para los desarrolladores de software ya están en vigor, los usuarios finales disponen todavía de un periodo transitorio. Actualmente, las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán utilizar sistemas adaptados desde el próximo 1 de enero de 2027, mientras que los trabajadores autónomos y el resto de contribuyentes dispondrán, con carácter general, hasta el 1 de julio de 2027, si bien ya veremos si no hay modificaciones de estas fechas. Precisamente por ello muchas empresas consideran que todavía no es necesario prestar atención a VeriFactu. Sin embargo, si una organización va a contratar un nuevo programa de facturación durante 2026, la situación es distinta. La decisión de compra debe realizarse teniendo en cuenta los requisitos que el software tendrá que cumplir cuando la obligación de uso resulte exigible. Si vas a cambiar de programa de facturación en 2026, estas son las preguntas que deberías hacer a tu proveedor Para cualquier empresa o autónomo que esté valorando cambiar de proveedor o implantar una nueva solución de facturación, conviene revisar algunos aspectos esenciales. Estas son algunas de las preguntas que merece la pena plantear al proveedor antes de tomar una decisión: ¿Está el software adaptado al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación y preparado para VeriFactu? ¿Cómo garantiza la integridad, conservación, accesibilidad y trazabilidad de los registros de facturación? ¿Qué mecanismos incorpora para cumplir con los requisitos exigidos por la normativa antifraude? ¿Qué política de actualizaciones sigue para adaptarse a futuros cambios normativos? ¿Puede acreditar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a su solución? Más allá de la obligación legal, elegir una solución preparada desde el principio evita migraciones futuras, costes innecesarios y procesos de adaptación de última hora. Adaptarse ahora evita problemas después La implantación de VeriFactu suele analizarse exclusivamente desde el punto de vista fiscal. Sin embargo, también supone una oportunidad para modernizar los procesos administrativos de muchas organizaciones. Trabajar con un sistema adaptado permite mejorar la trazabilidad de la información, reducir errores y afrontar con mayor seguridad los cambios normativos que puedan producirse en los próximos años. Por ello, la cuestión ya no es únicamente cuándo comenzará la obligación para cada contribuyente, sino si el software que se utiliza o se contrata hoy está preparado para cumplir con las exigencias que ya forman parte del marco normativo. Conclusión Aunque la obligación de utilizar sistemas de facturación adaptados comenzará en 2027 para empresas y autónomos, existe una realidad que ya está plenamente vigente. Desde julio de 2025, los productores y comercializadores de software de facturación están obligados a adaptar sus soluciones a los requisitos establecidos por la normativa antifraude. Por ello, cualquier empresa o autónomo que vaya a contratar un nuevo programa de facturación debería comprobar que el software elegido se encuentra preparado para cumplir con dichas exigencias. La obligación de uso llegará más adelante. La adaptación del software que se comercializa en el mercado, sin embargo, ya es una realidad.
La facturación electrónica mejorará la competitividad de las empresas: ¿Eficiencia real o imposición necesaria?
El avance hacia la facturación electrónica obligatoria no sólo responde a exigencias normativas, sino también a una necesidad empresarial: ser más eficientes para ser más competitivos. Sin embargo, más allá del discurso institucional, conviene preguntarse si este cambio supondrá realmente un impulso económico tangible para el tejido empresarial o si, como tantas otras veces, se trata de una reforma impuesta desde arriba que las empresas deberán acatar sin margen de maniobra. En este artículo analizamos por qué -y en qué medida- la facturación electrónica puede contribuir a mejorar los resultados operativos de las empresas, especialmente de pymes y autónomos. Ahorro de tiempo: menos papeles, más agilidad La primera ventaja, y la más evidente, es la reducción de tiempos administrativos. Emitir, archivar, validar y enviar una factura en formato electrónico permite automatizar procesos que antes requerían múltiples pasos manuales. En lugar de imprimir o escanear, preparar correo para su envío, remitir y archivar, el ciclo completo se resuelve en segundos, y con confirmación de recepción en tiempo real. Este ahorro de tiempo se traduce en una menor dependencia de personal para tareas repetitivas y, por tanto, en una mayor dedicación a actividades estratégicas: vender, producir o fidelizar clientes. Conclusión: quien automatiza, gana tiempo. Y quien gana tiempo optimiza beneficios. Ahorro económico: menos costes, más control El coste de una factura en papel puede oscilar entre 1 y 3 euros, según diversos estudios, frente a los 0,10 € o menos que puede costar una factura electrónica generada automáticamente. La diferencia, a escala anual, es notable. Incluyendo gastos indirectos relacionados con la impresión, almacenamiento y gestión del documento. Pero el ahorro no se limita al coste de impresión o envío. Hay que contar también con los costes asociados a: Errores humanos (facturas mal emitidas o duplicadas). Pérdidas o extravíos documentales. Reclamaciones por retraso en la entrega. Tiempo dedicado al envío de un correo electrónico con la factura adjunta. Además, los sistemas de facturación electrónica suelen incluir controles automáticos que reducen errores y permiten una gestión financiera más ordenada y predecible. Mejora en la tesorería: cobros más rápidos y seguros Uno de los factores clave para la competitividad de cualquier empresa es su liquidez. La factura electrónica permite: Registrar de forma automática la fecha de emisión. Documentar con mayor fuerza probatoria la entrega al cliente. Integrarse fácilmente con herramientas de reclamación, recordatorios de vencimiento o conciliación bancaria. Control total de la facturación y su cobro. En definitiva, la factura emitida y digitalizada por medios electrónicos es también una herramienta de control financiero que facilita el seguimiento de pagos, mejora el cumplimiento de plazos y acelera los cobros. Cumplimiento normativo y seguridad jurídica Con la entrada en vigor del sistema Verifactu a partir de 2027 ahora (antes iba a ser en 2026) y de la factura electrónica B2B conforme a la Ley Crea y Crece, muchas empresas no tendrán alternativa: deberán adaptarse, es obligatorio bajo coacción de recibir sanciones económicas de no hacerlo. Pero más allá de la obligación, hay una realidad práctica. Los nuevos sistemas de facturación ofrecen muchas ventajas: Registro inalterable de la información. Firma electrónica y trazabilidad. Facilidad de conservación y exportación en caso de inspección o auditoría. Todo ello redunda en una mayor seguridad jurídica, ahorro de tiempo y muchísimo mejor control, tanto frente a la Administración como en el ámbito privado. ¿Y qué pasa con la rentabilidad? Implementar facturación electrónica requiere una inversión inicial, sin duda: software, adaptación, formación. Pero la experiencia de las empresas que ya han dado el paso muestra que el retorno es rápido. Por ejemplo: Se reducen los días pendientes de cobro. Mejora el control fiscal y contable. Se detectan antes los impagos o las incongruencias. En otras palabras: la facturación electrónica no solo ahorra dinero, también ayuda a tomar mejores decisiones, y eso es, por definición, rentabilidad. Conclusión: menos trámites, más estrategia España avanza -aunque con cierta lentitud- hacia un entorno económico más digitalizado y transparente. En ese proceso, la facturación digital (la electrónica es para la relación con las Administraciones) no es solo una exigencia legal, sino una oportunidad para repensar cómo gestionamos el tiempo, los recursos y el dinero en nuestras empresas. Como en toda transformación, la resistencia inicial puede nublar los beneficios. Pero lo cierto es que las empresas que se anticipen y adapten su estructura interna a este modelo estarán mejor posicionadas para competir en un mercado donde la agilidad, la trazabilidad y la eficiencia ya no son ventajas, sino condiciones de supervivencia. La cuestión ya no es si implementar facturación digital (y electrónica), sino cuándo y cómo hacerlo para que deje de ser un coste… y se convierta en una inversión. Así que la respuesta es sencilla… cuanto antes.
Facturación electrónica y VERI*FACTU: dos conceptos diferentes que no debemos confundir
En los últimos meses, muchos despachos profesionales y asesores fiscales se han visto inmersos en un mar de novedades legislativas sobre facturación. Entre ellas destacan dos términos que, aunque relacionados, no significan lo mismo: la factura electrónica y las facturas verificables (VERI*FACTU). En este artículo aclaramos en qué consiste cada una, qué dice la normativa actual y cómo afecta a los despachos y a sus clientes. ¿Qué es VERI*FACTU? VERI*FACTU no es un formato, sino un sistema o protocolo. Fue introducido por el Real Decreto 1007/2023 y desarrollado por la Orden HAC/1177/2024. El objetivo es garantizar que los programas de facturación cumplan con unos requisitos muy claros: Trazabilidad: todo lo que se haga con una factura queda registrado. Integridad: no se pueden borrar facturas; solo anularlas, y siempre dejando rastro. Autenticidad: el origen de la factura debe poder verificarse. Inalterabilidad: no se permite manipular datos una vez emitidos. Se puede hacer una factura sustitutiva para corregir algún error en una factura ya validada. En la práctica, esto significa que cualquier software de facturación debe estar certificado y garantizar que sus facturas son “verificables”. Por ejemplo, en BALTER ya estamos emitiendo facturas verificables tanto en PDF con código QR tributario como en formato electrónico, con la URL de validación de la AEAT en sustitución del QR. Ilustración 1: Extracto de factura electrónica verificable ¿Qué es la factura electrónica? La factura electrónica es, en cambio, un formato estandarizado de factura, regulado en España principalmente por la Ley Crea y Crece y la futura normativa técnica asociada. Se trata de un documento electrónico estructurado, con campos normalizados, que permite que todas las facturas se emitan y procesen de la misma manera. Esto facilita la interoperabilidad entre empresas, despachos y Administraciones Públicas. Lo importante: – La factura electrónica no es un sistema de control antifraude en sí misma. – Es simplemente un formato obligatorio, que a día de hoy aún no tiene fecha de entrada en vigor definitiva para el ámbito B2B, aunque se estima que será a partir de 2027. Entonces… ¿cómo se relacionan? Aquí surge la confusión más habitual: VERIFACTU = sistema de control y verificación. Garantiza que el software de facturación cumple con la Ley Antifraude y que todo lo emitido queda registrado. Factura electrónica = formato estandarizado. Asegura que todos emitimos facturas de la misma manera, pero debe ser también verificable y cumplir con VERI*FACTU. En otras palabras: todas las facturas electrónicas deberán ser verificables, pero no todas las facturas verificables son electrónicas. Hoy en día podemos emitir una factura verificable en PDF con QR y cumple la normativa. ¿Qué implica para los despachos profesionales? Para los despachos y asesores fiscales, estas novedades tienen varias consecuencias: Software certificado: ya no es posible utilizar programas que no cumplan con VERIFACTU. La Ley Antifraude lo prohíbe expresamente y las sanciones por incumplimiento son muy elevadas. Gestión más segura: aunque exige adaptación, VERIFACTU aporta seguridad, control y un registro fiable de la facturación de los clientes. Valor añadido para los clientes: un despacho que asesora en estos temas no solo cumple la ley, sino que acompaña al cliente en su transformación digital, ganando confianza. Declaración responsable: deben saber que los programas que emitan las facturas a partir de ahora deben contar con su declaración responsable, indicando que cumplen con la normativa VERIFACTU, y asesorar a sus clientes indicándoles que no deben adquirir programas que no cumplan con este requisito. Conclusión La diferencia entre factura electrónica y VERIFACTU es clara: una regula cómo debe ser el formato de la factura y la otra establece qué requisitos de control y seguridad debe cumplir el software que la emite. En el día a día de los despachos, es esencial comunicar esta diferencia a los clientes para que entiendan que cumplir con VERIFACTU ya es obligatorio, mientras que la factura electrónica obligatoria llegará en los próximos años. En resumen: ya estamos en la era VERIFACTU y debemos prepararnos para la era de la factura electrónica.