Plantillas en BALTER: Oportunidades y Presupuestos
Aprende a crear y utilizar modelos de presupuesto para preparar propuestas de forma más rápida y homogénea. El apartado Plantillas de presupuestos permite crear modelos predefinidos para los servicios que la empresa o despacho ofrece con mayor frecuencia. Estas plantillas ayudan a preparar presupuestos de forma más ágil, evitando repetir siempre la misma estructura desde cero y manteniendo una presentación coherente en las propuestas enviadas a clientes o potenciales clientes. Dentro del módulo de Oportunidades y Presupuestos, las plantillas permiten trabajar con servicios habituales, conceptos de venta, importes, descripciones y condiciones previamente configuradas. Qué es una plantilla de presupuesto Una plantilla de presupuesto es un modelo base que puede reutilizarse para crear nuevos presupuestos. Puede incluir conceptos de venta, descripciones, importes, tipo de contratación, periodicidad, notas o cualquier otra información habitual en una propuesta comercial. Su finalidad es facilitar la creación de presupuestos similares y reducir errores al introducir datos manualmente. Acceder a Plantillas de presupuestos Para entrar en esta sección, accede al módulo Oportunidades y Presupuestos y selecciona Plantillas de presupuestos. Desde el listado podrás consultar las plantillas creadas y revisar los modelos disponibles. Según los permisos de tu usuario, también podrás crear nuevas plantillas, modificar las existentes o eliminar aquellas que ya no se utilicen. Crear una nueva plantilla Para crear una plantilla, pulsa el botón correspondiente para añadir un nuevo modelo. Balter abrirá una ventana o formulario donde podrás completar la información de la plantilla. Una vez completada la información, guarda la plantilla para poder utilizarla en futuros presupuestos. Usar una plantilla en un presupuesto Al crear un nuevo presupuesto, podrás seleccionar una plantilla previamente creada. Balter cargará la información predefinida en el presupuesto, como conceptos, descripciones o importes. Después podrás revisar y adaptar los datos concretos del cliente antes de guardar o enviar la propuesta. Es recomendable comprobar siempre la información antes de enviar el presupuesto, aunque parta de una plantilla. Modificar una plantilla existente Para modificar una plantilla, localízala en el listado de Plantillas de presupuestos y accede a la opción de edición. Desde ahí podrás actualizar los conceptos incluidos, importes, descripciones, condiciones o cualquier otro dato configurado. Después de realizar los cambios, guarda la información para que la plantilla quede actualizada. Ten en cuenta que modificar una plantilla puede afectar a futuros presupuestos creados a partir de ella. Eliminar plantillas que ya no se utilicen Si una plantilla ha quedado obsoleta, puedes eliminarla. Para ello, pulsa editar y desde ahí, podrás eliminarla. Antes de hacerlo, conviene revisar si sigue siendo útil para presupuestos recurrentes o si puede actualizarse en lugar de eliminarse. Mantener solo plantillas útiles evita confusiones y facilita el trabajo del equipo. Recomendaciones de uso Utiliza nombres claros para identificar fácilmente cada plantilla. Por ejemplo, en lugar de usar nombres genéricos como “Plantilla 1”, es preferible utilizar nombres descriptivos como: Asesoramiento fiscal mensual. Servicio laboral recurrente. Constitución de sociedad. Reclamación judicial. Consultoría puntual. Mantenimiento anual. También es recomendable revisar las plantillas periódicamente para comprobar que los importes, conceptos y condiciones siguen actualizados.
Familias de Conceptos de Venta en BALTER: Gestión Interna
Aprende a clasificar tus conceptos de venta por familias para mantener ordenado el catálogo de servicios y productos. El apartado Familias de conceptos permite organizar los conceptos de venta de Balter en grupos o categorías. Estas familias ayudan a clasificar los servicios y productos que utiliza la empresa en presupuestos, expedientes y facturas. Gracias a esta organización, resulta más fácil buscar conceptos, aplicar filtros y mantener una estructura clara dentro del módulo de Gestión Interna. Acceder a Familias de conceptos Para entrar en esta sección, accede al módulo Gestión Interna y selecciona Conceptos de venta. Desde ahí podrás acceder al apartado Familias de los conceptos, donde se muestra el listado de familias disponibles. En esta pantalla podrás consultar las familias creadas y revisar su nombre, código o descripción, si estos datos se han completado. Crear una nueva familia Para crear una familia, pulsa el botón Nueva familia, situado en la parte superior derecha de la pantalla. Balter abrirá una ventana donde podrás completar los datos principales de la familia. Los campos habituales son: Nombre, para identificar la familia. Código, si quieres añadir una referencia interna. Descripción, para explicar qué tipo de conceptos agrupa. Color, si se utiliza para visualizar esta familia en gráficos o paneles. Una vez completada la información, pulsa Agregar familia para guardar la nueva familia en Balter. Modificar una familia existente Para modificar una familia ya creada, localízala en el listado de Familias de conceptos. Pulsa sobre la familia o accede a la opción de edición disponible en la pantalla. Desde la ventana de edición podrás actualizar su nombre, código, descripción o color, según la configuración habilitada. Cuando termines, guarda los cambios para que la familia quede actualizada. Usar familias para ordenar conceptos Las familias sirven para agrupar conceptos de venta relacionados entre sí. Por ejemplo, puedes utilizar familias para organizar servicios por: Departamento. Área de trabajo. Tipo de servicio. Línea de negocio. Categoría interna. Servicios recurrentes o puntuales. Esta clasificación facilita que el equipo encuentre los conceptos correctos al crear presupuestos, expedientes o facturas. Recomendaciones de uso Antes de crear una nueva familia, revisa si ya existe una categoría similar. Un número excesivo de familias puede dificultar la búsqueda y generar duplicidades. Lo recomendable es usar nombres claros, breves y homogéneos. Por ejemplo, puedes utilizar familias como: Fiscal. Laboral. Mercantil. Jurídico. Consultoría. Formación. Marketing. También es recomendable que todos los usuarios sigan el mismo criterio al crear o asignar conceptos a una familia.
Conceptos de Venta en BALTER: Gestión Interna
Aprende a gestionar los servicios y productos que ofrece tu empresa desde el módulo de Gestión Interna. El apartado Conceptos de venta permite organizar los servicios o productos que se utilizan en Balter para preparar presupuestos, expedientes y facturas. Desde esta pantalla puedes consultar los conceptos existentes, crear nuevos, modificar su información o eliminarlos cuando ya no sea necesario utilizarlos. Acceder a Conceptos de venta Para entrar en esta sección, accede al módulo Gestión Interna y selecciona la opción Conceptos de venta. Desde el listado podrás ver los conceptos registrados y utilizar los filtros disponibles para localizar un concepto concreto por tipo, familia, periodicidad o nombre. Crear un nuevo concepto de venta Para crear un nuevo concepto, pulsa el botón Nuevo concepto situado en la parte superior derecha de la pantalla. Balter abrirá una ventana con los campos necesarios para configurar el concepto. El único dato imprescindible suele ser el nombre, aunque es recomendable completar el resto de campos cuando el concepto vaya a utilizarse de forma habitual en presupuestos o facturas. Una vez revisada la información, pulsa Agregar concepto para guardar el nuevo concepto de venta. Modificar un concepto existente Para modificar un concepto ya creado, localízalo en el listado de Conceptos de venta. Puedes utilizar el buscador o los filtros para encontrarlo más rápido. Una vez localizado, pulsa el icono del lápiz situado en la línea del concepto. Balter abrirá la ficha de edición del concepto. Desde esta ventana podrás actualizar los datos disponibles, como nombre, familia, periodicidad, importe, IVA, descripción o códigos contables. Cuando termines, pulsa Guardar para conservar los cambios. Actualizar plantillas de presupuestos Cuando modificas un concepto, Balter puede mostrar un apartado relacionado con las plantillas de presupuestos afectadas. Esto ocurre cuando el concepto aparece dentro de una o varias plantillas ya existentes. Desde esta sección puedes decidir si quieres propagar algunos cambios a esas plantillas, por ejemplo: Modificar el nombre. Modificar los valores. Antes de guardar, revisa esta parte para asegurarte de que el cambio se aplica de la forma correcta. Eliminar un concepto de venta Si necesitas eliminar un concepto, entra en su ficha mediante el icono del lápiz. Dentro de la ventana de edición encontrarás el botón Eliminar. Pulsa esta opción únicamente cuando tengas claro que el concepto ya no debe utilizarse. Antes de eliminarlo, conviene comprobar si está vinculado a presupuestos, plantillas, expedientes o facturas, ya que podría formar parte de información histórica o procesos activos. Recomendaciones de uso Antes de crear o modificar conceptos de venta, revisa si ya existe uno similar. Mantener un catálogo claro y ordenado evita duplicidades y facilita el trabajo en otros módulos de Balter. También es recomendable usar nombres sencillos y homogéneos, de forma que el equipo pueda identificar rápidamente cada servicio o producto. Por ejemplo, es mejor utilizar una misma estructura de nombres para servicios recurrentes, servicios puntuales, departamentos o familias.
¿Qué puedo hacer desde mi cuenta de BALTER en el módulo de GESTIÓN INTERNA?
Accede a conceptos de venta, clientes, proveedores, contactos, equipo y herramientas de organización interna desde un solo módulo. El módulo de Gestión Interna de Balter reúne algunas de las herramientas principales para organizar la información básica de la empresa o despacho. En esta guía veremos, de forma práctica, qué apartados puedes encontrar dentro de Gestión Interna y para qué sirve cada uno. Conceptos de venta El apartado Conceptos de venta permite consultar y organizar los servicios o productos que la empresa ofrece a sus clientes. Desde esta sección se pueden ver los conceptos disponibles y, según los permisos del usuario, crear nuevos conceptos, editarlos o eliminarlos. Cada concepto puede incluir información como familia, tipo, periodicidad, nombre, base imponible, IVA y otros datos asociados a su utilización en presupuestos, expedientes o facturación. Este apartado es útil para mantener ordenado el catálogo de servicios de la empresa y trabajar de forma más homogénea en el resto de módulos. Familias de conceptos Las familias de conceptos sirven para clasificar los conceptos de venta por áreas o categorías. Por ejemplo, una empresa puede organizar sus servicios por departamentos, líneas de negocio o tipos de servicio. Esta clasificación facilita la búsqueda, el filtrado y la organización de los conceptos dentro de Balter. Protocolo de trabajo El apartado Protocolo de trabajo permite consultar o configurar los protocolos internos de la empresa. Estos protocolos ayudan a definir la forma en que se organizan determinados procesos, tareas o pautas de actuación dentro del despacho o entidad. Dependiendo de los permisos disponibles, el usuario podrá crear, reorganizar, editar o eliminar protocolos. Nuestro equipo En Nuestro equipo se puede consultar la información relacionada con las personas que forman parte de la empresa. Este apartado permite acceder a fichas de miembros del equipo y revisar información interna asociada a cada persona, como datos de contacto, roles, afiliaciones o información vinculada a su actividad dentro de Balter. Es una sección útil para centralizar la información del equipo y facilitar la coordinación interna. Miembros El apartado Miembros permite gestionar las personas vinculadas a la entidad. Desde aquí pueden consultarse listados de empleados, aplicar filtros y acceder a la ficha de cada miembro, siempre según los permisos asignados al usuario. También puede utilizarse para agregar nuevos miembros o revisar información relacionada con personas afiliadas o vinculadas a la organización. Clientes La sección Clientes permite consultar el listado de clientes registrados en Balter. Desde esta pantalla puedes acceder a la ficha de cada cliente, revisar sus datos principales y utilizar acciones rápidas cuando estén disponibles. Este apartado ayuda a mantener centralizada la información de los clientes y facilita el acceso a datos relevantes para la gestión diaria. Proveedores El apartado Proveedores permite consultar y gestionar la información de los proveedores de la empresa. Al igual que ocurre con los clientes, desde el listado se puede acceder a la ficha del proveedor y revisar sus datos, contactos y otra información asociada. Esta sección permite tener ordenada la información de terceros que prestan servicios o suministros a la entidad. Contactos La sección Contactos reúne los datos de contacto disponibles dentro de Balter. Desde este apartado puedes localizar rápidamente teléfonos, correos electrónicos u otros medios de comunicación relacionados con clientes, proveedores, miembros del equipo u otras personas vinculadas a la empresa. El objetivo es facilitar una comunicación más ágil y evitar que la información de contacto quede dispersa. Departamentos En algunos entornos, Gestión Interna también permite consultar o gestionar los departamentos de la entidad. Esta sección ayuda a estructurar la organización interna y a vincular personas, clientes, tareas o servicios a un área concreta. La organización por departamentos facilita el reparto del trabajo y el análisis posterior de la actividad. Publicaciones internas o corporativas Si la entidad utiliza esta funcionalidad, el módulo puede incluir un apartado de publicaciones o comunicaciones internas. Este espacio puede servir para organizar contenidos, avisos o publicaciones relacionadas con la actividad de la empresa. Su disponibilidad dependerá de la configuración de cada cuenta. Configuración y herramientas Dentro de Gestión Interna pueden aparecer herramientas adicionales de configuración, como la gestión de etiquetas, campos personalizados o cambios masivos de encargados. Estas opciones permiten adaptar la información interna a las necesidades de la organización y mantener una estructura más ordenada. Cuadro de mando El Cuadro de mando ofrece una visión general de la actividad relacionada con la gestión interna. Desde este panel se pueden consultar indicadores como clientes activos, altas y bajas, distribución por encargado, departamentos, tipos de contratación o etiquetas. Esta sección ayuda a tener una visión rápida del estado interno de la organización y facilita la toma de decisiones.
Conceptos y familias de conceptos
Familias de conceptos en Balter: cómo organizar tus servicios Los conceptos y familias de conceptos en Balter permiten organizar los servicios o productos que una empresa ofrece a sus clientes. Esta estructura ayuda a trabajar de forma más ordenada en presupuestos, expedientes y facturación, ya que cada servicio puede quedar previamente definido dentro del sistema. Los conceptos de venta son los servicios o productos concretos que se utilizan en la actividad diaria. Por ejemplo, una asesoría puede crear conceptos como gestión contable mensual, presentación de impuestos, alta de autónomo o asesoramiento fiscal puntual. Cada concepto puede incluir información como nombre, tipo, periodicidad, base imponible, IVA, descripción y otros datos útiles para su posterior uso. Las familias de conceptos sirven para agrupar esos conceptos por categorías. De esta forma, los servicios pueden organizarse por áreas como fiscal, contable, laboral, jurídico, mercantil o administración. Esta clasificación facilita la búsqueda, evita duplicidades y permite que el equipo trabaje con una nomenclatura común. En la práctica, esta configuración permite ahorrar tiempo y reducir errores. Cuando un usuario prepara un presupuesto, crea un expediente o emite una factura, puede seleccionar conceptos ya definidos en lugar de escribir cada servicio desde cero. Además, mantener bien organizados los conceptos y sus familias ayuda a mejorar el análisis interno. La empresa puede identificar mejor qué servicios ofrece, cómo los clasifica y qué conceptos se utilizan con mayor frecuencia. En conjunto, los conceptos y familias de conceptos en Balter permiten crear una base ordenada para la gestión comercial, operativa y económica de la empresa. Una buena organización de las familias ayuda a que el equipo trabaje con un criterio común. Si cada usuario crea conceptos con nombres distintos o sin una categoría clara, después puede resultar más difícil preparar presupuestos, localizar servicios o revisar qué conceptos se están utilizando con más frecuencia. Por eso, antes de crear nuevas categorías, conviene pensar en la estructura general de la empresa. Por ejemplo, una asesoría puede organizar sus servicios por áreas como fiscal, contable, laboral, mercantil o administración. Una empresa de servicios puede hacerlo por líneas de negocio, tipo de servicio o departamentos internos. También es recomendable evitar duplicidades. Si ya existe una categoría similar, lo mejor es utilizarla o revisar si debe renombrarse. Así se mantiene un catálogo más limpio y fácil de usar. En definitiva, esta sección permite que los servicios estén mejor clasificados y que el trabajo posterior en presupuestos, expedientes y facturación sea más rápido y coherente.