Los nuevos programas de facturación deben estar adaptados a VeriFactu
Durante los últimos meses se ha hablado mucho de los nuevos plazos de entrada en vigor de VeriFactu y de cuándo tendrán que adaptarse empresas y autónomos. Sin embargo, existe un aspecto de la normativa que suele pasar desapercibido y que ya está plenamente vigente. Aunque la obligación de utilizar un sistema de facturación adaptado comenzará en 2027 para los contribuyentes obligados, los productores y comercializadores de software de facturación ya están sujetos a obligaciones desde julio de 2025. En la práctica, esto significa que cualquier empresa o autónomo que contrate hoy un nuevo programa de facturación debe asegurarse que cumple con los requisitos establecidos por la normativa antifraude. La adaptación a VeriFactu no es únicamente una cuestión futura. Para quienes desarrollan y comercializan software de facturación, es una obligación presente. VeriFactu tiene dos fechas clave que conviene no confundir Una parte importante de la confusión generada en torno a VeriFactu proviene de que la normativa establece calendarios distintos según el sujeto afectado. Por un lado, los productores y comercializadores de programas de facturación, estos están obligados a adaptar sus soluciones a los requisitos técnicos establecidos por el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación y no pueden comercializar un programa de facturación que no contenga Verifactu desde el pasado mes de julio de 2025. Por otro lado, están las empresas y los autónomos que utilizan dichos programas para emitir sus facturas, cuya obligación de utilizar sistemas adaptados comenzará en 2027. Esta diferencia resulta fundamental. El hecho de que muchos contribuyentes todavía no estén obligados a utilizar un sistema adaptado no significa que los programas de facturación puedan seguir comercializándose sin cumplir los requisitos exigidos por la normativa. Desde julio de 2025, cualquier software de facturación que se comercialice debe cumplir los requisitos de VeriFactu Este es probablemente el aspecto menos conocido de toda la normativa. La Ley Antifraude y su desarrollo reglamentario no solo establecen obligaciones para quienes emiten facturas. También imponen obligaciones específicas a los productores y comercializadores de software de facturación. Los sistemas informáticos deben garantizar, entre otros principios: La integridad de los registros. La conservación de la información. La trazabilidad de las operaciones. La accesibilidad de los datos. La imposibilidad de alteración o eliminación indebida de los registros de facturación. Por este motivo, desde julio de 2025 los productores de software deben ofrecer soluciones adaptadas a estos requisitos. En otras palabras, el mercado del software de facturación ya debía haber iniciado su adaptación con independencia de que la obligación de uso para empresas y autónomos llegue más adelante. Los obligados a facturar empezarán en 2027 Mientras que las obligaciones para los desarrolladores de software ya están en vigor, los usuarios finales disponen todavía de un periodo transitorio. Actualmente, las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán utilizar sistemas adaptados desde el próximo 1 de enero de 2027, mientras que los trabajadores autónomos y el resto de contribuyentes dispondrán, con carácter general, hasta el 1 de julio de 2027, si bien ya veremos si no hay modificaciones de estas fechas. Precisamente por ello muchas empresas consideran que todavía no es necesario prestar atención a VeriFactu. Sin embargo, si una organización va a contratar un nuevo programa de facturación durante 2026, la situación es distinta. La decisión de compra debe realizarse teniendo en cuenta los requisitos que el software tendrá que cumplir cuando la obligación de uso resulte exigible. Si vas a cambiar de programa de facturación en 2026, estas son las preguntas que deberías hacer a tu proveedor Para cualquier empresa o autónomo que esté valorando cambiar de proveedor o implantar una nueva solución de facturación, conviene revisar algunos aspectos esenciales. Estas son algunas de las preguntas que merece la pena plantear al proveedor antes de tomar una decisión: ¿Está el software adaptado al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación y preparado para VeriFactu? ¿Cómo garantiza la integridad, conservación, accesibilidad y trazabilidad de los registros de facturación? ¿Qué mecanismos incorpora para cumplir con los requisitos exigidos por la normativa antifraude? ¿Qué política de actualizaciones sigue para adaptarse a futuros cambios normativos? ¿Puede acreditar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a su solución? Más allá de la obligación legal, elegir una solución preparada desde el principio evita migraciones futuras, costes innecesarios y procesos de adaptación de última hora. Adaptarse ahora evita problemas después La implantación de VeriFactu suele analizarse exclusivamente desde el punto de vista fiscal. Sin embargo, también supone una oportunidad para modernizar los procesos administrativos de muchas organizaciones. Trabajar con un sistema adaptado permite mejorar la trazabilidad de la información, reducir errores y afrontar con mayor seguridad los cambios normativos que puedan producirse en los próximos años. Por ello, la cuestión ya no es únicamente cuándo comenzará la obligación para cada contribuyente, sino si el software que se utiliza o se contrata hoy está preparado para cumplir con las exigencias que ya forman parte del marco normativo. Conclusión Aunque la obligación de utilizar sistemas de facturación adaptados comenzará en 2027 para empresas y autónomos, existe una realidad que ya está plenamente vigente. Desde julio de 2025, los productores y comercializadores de software de facturación están obligados a adaptar sus soluciones a los requisitos establecidos por la normativa antifraude. Por ello, cualquier empresa o autónomo que vaya a contratar un nuevo programa de facturación debería comprobar que el software elegido se encuentra preparado para cumplir con dichas exigencias. La obligación de uso llegará más adelante. La adaptación del software que se comercializa en el mercado, sin embargo, ya es una realidad.
Real Decreto 238/2026: La facturación electrónica obligatoria ya tiene desarrollo reglamentario. Toca prepararse bien.
La facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales ya no es solo una previsión legal: el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo de 2026, desarrolla el sistema español de factura electrónica B2B y modifica el Reglamento de facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012. El texto se publicó en el BOE el 31 de marzo de 2026 y entró en vigor el pasado 20 de abril de 2026. Ahora bien, conviene hacer una precisión importante: la aplicación efectiva de la obligación no empieza todavía para todas las empresas desde esa fecha. El propio real decreto vincula su despliegue práctico a la futura Orden Ministerial que deberá desarrollar la solución pública de facturación electrónica. A partir de la entrada en vigor de esa orden empezará a contar el calendario: 12 meses para empresas con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones y 24 meses para el resto. Además, la AEAT ha señalado en sus directrices de 2026 que durante este ejercicio debe tramitar precisamente esa orden ministerial. Es decir, mientras no publiquen la Orden Ministerial desarrollando la solución pública de facturación electrónica no comenzará el plazo de 12 meses para adoptar la facturación electrónica. La clave no es “emitir facturas”: es ordenar el proceso completo Uno de los errores más habituales al hablar de factura electrónica es pensar que todo se resuelve “mandando un PDF”. Y no es así. El real decreto exige que la factura electrónica B2B sea un mensaje estructurado, ajustado al modelo semántico europeo EN16931, y admite sintaxis como CII, UBL, EDIFACT y Facturae. También establece reglas de interoperabilidad entre plataformas privadas y la solución pública. Esto cambia el enfoque operativo de muchas empresas. Ya no basta con emitir una factura desde un programa cualquiera: hay que poder generarla, transmitirla, recibirla, identificarla correctamente, integrarla con otros sistemas y seguir su estado. De hecho, los destinatarios deberán informar sobre estados como la aceptación o rechazo comercial y el pago efectivo completo, y esa información deberá comunicarse en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. En otras palabras: la nueva obligación no afecta solo al departamento de administración. Afecta a ventas, operaciones, seguimiento de cobros, atención al cliente y dirección. Qué deberían estar haciendo ya las empresas Aunque el calendario efectivo dependa todavía de la orden ministerial, hay varias tareas que conviene activar desde ya. La primera es revisar la calidad del dato. Si la información de clientes, proveedores, conceptos, plantillas, series o condiciones de pago está incompleta o dispersa, la adaptación será más lenta y más costosa. La segunda es mapear el circuito real de la factura: quién la emite, desde qué módulo, quién la revisa, cómo se envía, dónde se registra el cobro y quién comunica incidencias o rechazos. La tercera es elegir bien el punto de entrada. El Real Decreto prevé que, si una empresa decide recibir facturas a través de una plataforma privada, deberá hacer público ese punto de entrada en sus comunicaciones con otros empresarios y profesionales y, si tiene web, también en su página web. Si no lo hace, se entenderá que su punto de entrada es la solución pública. También hay una cuestión estratégica que muchas empresas pasan por alto: la norma refuerza la idea de interoperabilidad y no cautividad tecnológica. La legislación ya prevé que el receptor no pueda imponer al emisor una plataforma predeterminada, y que durante cuatro años pueda solicitar copia de las facturas sin costes adicionales. Por eso, prepararse bien no significa solo “cumplir la ley”. Significa implantar un sistema que no genere fricción comercial, no bloquee el cobro y no obligue a rehacer procesos dentro de unos meses. Desde el punto de vista operativo de BALTER, el orden importa En BALTER lo vemos de una forma muy práctica: la adaptación a la factura electrónica obligatoria no empieza en la factura. Empieza mucho antes. Empieza por una guía de inicio bien completada, por tener bien configurados los datos de la empresa y por asegurarse de que el cliente puede trabajar con el sistema desde el primer día. Nuestra propia operativa de seguimiento lo deja claro: durante el alta y el primer mes se prioriza completar la guía de inicio, porque si faltan datos básicos el cliente no puede sacar partido al programa y termina percibiendo fricción donde debería haber control. Después viene el recorrido lógico de trabajo: Oportunidades y Presupuestos, Expedientes y Tareas y, a continuación, Facturación. Ese orden no es casual. Para facturar bien hay que haber estructurado antes el proceso comercial, los conceptos, las plantillas, el expediente y la trazabilidad interna. Además, BALTER ya parte de una base útil para este nuevo escenario: su módulo de facturación está concebido para automatizar la emisión, trabajar con facturas puntuales, regulares y fraccionadas, integrar datos desde los expedientes y completar el cumplimiento con Facturae. Y eso, operativamente, es importante. Porque el reto regulatorio que trae el Real Decreto 238/2026 no se resuelve con más trabajo manual, sino con más integración, menos doble entrada de datos y más trazabilidad.
Los formatos de factura electrónica en España: diferencias, usos y obligaciones desde 2027
La digitalización del proceso de facturación no es un fenómeno nuevo en España. Desde la implementación obligatoria del formato Facturae en las relaciones con el sector público, hasta la reciente irrupción del sistema Verifactu y el modelo foral TicketBAI, las empresas se han visto inmersas en un escenario cada vez más reglado y complejo. A esta heterogeneidad se suma la aprobación del Real Decreto 1007/2023 y su normativa de desarrollo, que marca un antes y un después en la manera en que autónomos y empresas deben emitir sus facturas. Pero ¿qué formatos existen realmente? ¿Son todos válidos? ¿Qué obligaciones comportan? ¿Y qué cambios trae consigo la entrada en vigor escalonada del sistema Verifactu? Veámoslo con precisión. Facturae: el estándar público Facturae es, por así decirlo, el veterano del grupo. Nació con la Ley 25/2013 y su uso es obligatorio para todas aquellas empresas que facturan a las Administraciones Públicas. Se trata de un formato electrónico estructurado en XML que debe ser firmado digitalmente y enviado a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe). ¿Para qué se usa? Exclusivamente para relaciones B2G (Empresa–Administración). No implica remisión voluntaria ni validación automática por la AEAT. El control recae en la propia Administración receptora. A pesar de ser una herramienta ya asentada, no sirve para cumplir las obligaciones del sistema Verifactu ni del TicketBAI. Es, en suma, un formato con función específica y de uso limitado a la relación de las Empresas con las Administraciones. VERIFACTU: el nuevo paradigma estatal La verdadera transformación llega con Verifactu, un sistema que nace del citado RD 1007/2023 y cuya aplicación práctica ha sido precisada por la Orden HAC/1177/2024. Su objetivo: garantizar la trazabilidad, integridad, conservación e inalterabilidad de los registros de facturación. Su ámbito de aplicación es el régimen común, es decir, todo el territorio nacional excepto las comunidades forales del País Vasco y Navarra. Pero Verifactu no es un formato, sino un sistema que puede funcionar bajo dos modalidades diferenciadas: 1) Modalidad VERI*FACTU El sistema remite automáticamente cada registro de facturación a la AEAT. Se presume el cumplimiento de las obligaciones técnicas y de seguridad. La factura debe incluir un código QR que permite al destinatario comprobar su veracidad en la sede electrónica de la AEAT. 2) Modalidad NO VERI*FACTU No se produce remisión automática a Hacienda. El sistema debe generar registros con huella digital (hash) y firma electrónica. Debe conservar un registro de eventos, y estar preparado para remitir la información si es requerida. Ambas modalidades son válidas y cumplen la ley, pero la elección entre una u otra tiene implicaciones técnicas, jurídicas y de costes. En definitiva, quien opte por la modalidad NO VERI*FACTU deberá extremar las precauciones en la documentación y conservación de los registros, pues la carga de prueba será mayor. TicketBAI: la excepción foral En paralelo, las haciendas forales del País Vasco han desarrollado su propio sistema de control de facturación: TicketBAI. Obligatorio ya en muchas actividades y sectores, exige que cada factura sea firmada digitalmente y enviada en tiempo real a la correspondiente hacienda foral. ¿En qué se diferencia? Es incompatible con Verifactu. Requiere el uso de claves específicas y estructuras propias. Se aplica exclusivamente en Álava, Bizkaia y Gipuzkoa. En este caso, lo que para la AEAT será una obligación desde 2027, en el País Vasco es ya una realidad consolidada. Otros formatos a tener en cuenta Aunque menos conocidos, existen otros formatos estructurados que deben ser mencionados, especialmente en el contexto de la factura electrónica B2B y del comercio internacional: UBL, CII y EDIFACT Estos son formatos estructurados europeos admitidos por el Reglamento de factura electrónica que desarrolla la Ley Crea y Crece, pensados para favorecer la interoperabilidad en el ámbito B2B y transfronterizo. Se ajustan al modelo semántico europeo EN16931. SII (Suministro Inmediato de Información) Aunque no es un formato, sino un sistema de gestión del IVA, el SII exime del cumplimiento de Verifactu. Aquellos contribuyentes que ya remiten sus libros de IVA en tiempo real a la AEAT, como los grandes contribuyentes, quedan fuera del ámbito del RD 1007/2023, tal y como ratifica el RD 254/2025. Calendario de entrada en vigor El régimen Verifactu no entra en vigor de forma simultánea para todos. La disposición final del RD 254/2025 establece: 1 de enero de 2027: para contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades. 1 de julio de 2027: para el resto de los obligados, incluidos autónomos. Desde el 29 de julio de 2025: todos los programas comercializados deben estar adaptados. Conclusión: un mapa de sistemas más complejo de lo que parece La coexistencia de múltiples formatos y sistemas plantea una pregunta fundamental: ¿estamos ante un proceso de modernización eficaz o ante una nueva barrera regulatoria? La intención del legislador parece clara: reforzar el control tributario y fomentar la trazabilidad. Pero la diversidad de normas (estatales y forales), formatos (estructurados o no), y modalidades (con remisión o sin ella), obliga a las empresas a un esfuerzo de adaptación significativo. Lo que antes era una cuestión tecnológica —tener un programa de facturación— pasa a ser ahora una cuestión jurídica y estratégica. Elegir mal la modalidad de Verifactu o desconocer las implicaciones del SII o TicketBAI puede traducirse en incumplimientos graves, con sus correspondientes consecuencias sancionadoras. A partir de la entrada en vigor de Verifactu, no bastará con saber emitir una factura: habrá que demostrar que se ha hecho conforme a derecho, a tiempo y con todas las garantías.
Facturación electrónica y VERI*FACTU: dos conceptos diferentes que no debemos confundir
En los últimos meses, muchos despachos profesionales y asesores fiscales se han visto inmersos en un mar de novedades legislativas sobre facturación. Entre ellas destacan dos términos que, aunque relacionados, no significan lo mismo: la factura electrónica y las facturas verificables (VERI*FACTU). En este artículo aclaramos en qué consiste cada una, qué dice la normativa actual y cómo afecta a los despachos y a sus clientes. ¿Qué es VERI*FACTU? VERI*FACTU no es un formato, sino un sistema o protocolo. Fue introducido por el Real Decreto 1007/2023 y desarrollado por la Orden HAC/1177/2024. El objetivo es garantizar que los programas de facturación cumplan con unos requisitos muy claros: Trazabilidad: todo lo que se haga con una factura queda registrado. Integridad: no se pueden borrar facturas; solo anularlas, y siempre dejando rastro. Autenticidad: el origen de la factura debe poder verificarse. Inalterabilidad: no se permite manipular datos una vez emitidos. Se puede hacer una factura sustitutiva para corregir algún error en una factura ya validada. En la práctica, esto significa que cualquier software de facturación debe estar certificado y garantizar que sus facturas son “verificables”. Por ejemplo, en BALTER ya estamos emitiendo facturas verificables tanto en PDF con código QR tributario como en formato electrónico, con la URL de validación de la AEAT en sustitución del QR. Ilustración 1: Extracto de factura electrónica verificable ¿Qué es la factura electrónica? La factura electrónica es, en cambio, un formato estandarizado de factura, regulado en España principalmente por la Ley Crea y Crece y la futura normativa técnica asociada. Se trata de un documento electrónico estructurado, con campos normalizados, que permite que todas las facturas se emitan y procesen de la misma manera. Esto facilita la interoperabilidad entre empresas, despachos y Administraciones Públicas. Lo importante: – La factura electrónica no es un sistema de control antifraude en sí misma. – Es simplemente un formato obligatorio, que a día de hoy aún no tiene fecha de entrada en vigor definitiva para el ámbito B2B, aunque se estima que será a partir de 2027. Entonces… ¿cómo se relacionan? Aquí surge la confusión más habitual: VERIFACTU = sistema de control y verificación. Garantiza que el software de facturación cumple con la Ley Antifraude y que todo lo emitido queda registrado. Factura electrónica = formato estandarizado. Asegura que todos emitimos facturas de la misma manera, pero debe ser también verificable y cumplir con VERI*FACTU. En otras palabras: todas las facturas electrónicas deberán ser verificables, pero no todas las facturas verificables son electrónicas. Hoy en día podemos emitir una factura verificable en PDF con QR y cumple la normativa. ¿Qué implica para los despachos profesionales? Para los despachos y asesores fiscales, estas novedades tienen varias consecuencias: Software certificado: ya no es posible utilizar programas que no cumplan con VERIFACTU. La Ley Antifraude lo prohíbe expresamente y las sanciones por incumplimiento son muy elevadas. Gestión más segura: aunque exige adaptación, VERIFACTU aporta seguridad, control y un registro fiable de la facturación de los clientes. Valor añadido para los clientes: un despacho que asesora en estos temas no solo cumple la ley, sino que acompaña al cliente en su transformación digital, ganando confianza. Declaración responsable: deben saber que los programas que emitan las facturas a partir de ahora deben contar con su declaración responsable, indicando que cumplen con la normativa VERIFACTU, y asesorar a sus clientes indicándoles que no deben adquirir programas que no cumplan con este requisito. Conclusión La diferencia entre factura electrónica y VERIFACTU es clara: una regula cómo debe ser el formato de la factura y la otra establece qué requisitos de control y seguridad debe cumplir el software que la emite. En el día a día de los despachos, es esencial comunicar esta diferencia a los clientes para que entiendan que cumplir con VERIFACTU ya es obligatorio, mientras que la factura electrónica obligatoria llegará en los próximos años. En resumen: ya estamos en la era VERIFACTU y debemos prepararnos para la era de la factura electrónica.